L’azienda
Robintur nasce a Bologna nel 1989 con l’apertura dell’agenzia “Qui Coop Viaggi” nel primo centro commerciale della città: l’Ipercoop di Borgo Panigale. Robintur è parte di un progetto di diversificazione delle attività di Coop Adriatica.
La prima conferma del successo dell’impresa arriva nel 1996 con la conquista della leadership nel mercato del capoluogo emiliano - romagnolo. Negli anni successivi Robintur ha continuato il suo processo di crescita in Emilia-Romagna, Marche e Abruzzo, diventando una rete di agenzie di viaggi sempre più vasta all’interno di un Gruppo prevalentemente di proprietà, con una gestione centralizzata delle politiche strategiche, commerciali e amministrativo-finanziarie. Ad oggi, il gruppo ha mostrato una crescita esponenziale: con un fatturato nel 2010 di oltre 160 milioni di euro, i quasi 300 dipendenti, l’apertura di altre agenzie di proprietà in Veneto, Toscana e Puglia e molte altre agenzie affiliate dislocate in tutte le regioni italiane, collocano Robintur ai primissimi posti su scala nazionale in quanto a rete controllata direttamente.

Business Challenge
Nel 2004 Robintur ha scelto di utilizzare BOARD come strumento di Business Intelligence per rispondere sia alle esigenze di analisi puntuale dei dati di riferimento aziendali (come vendite, marginalità, performances delle singole aree, agenzie, operatori) sia per avere una visione dell’andamento del proprio business.
“BOARD si è rivelata un'applicazione molto versatile, semplice e facile da implementare e da gestire in azienda. Fin da subito abbiamo notato una notevole flessibilità in termini di impostazione e manutenzione degli ambienti realizzati”, - dichiara Massimiliano Busi, responsabile dei Sistemi Informativi di Robintur – “e inoltre, con BOARD non è stato necessario richiedere all'utente finale sforzi particolari di adattamento o di comprensione delle logiche di impiego”.
L’utilizzo dello strumento si è diffuso rapidamente a tutte le funzioni aziendali: dalla direzione alle funzioni di responsabilità, passando per il controllo di gestione, supportandoli nell'accesso alle informazioni per analizzare e comprendere i fenomeni legati all'andamento del business.

BOARD Solution
Prima dell’adozione di BOARD in azienda, per ogni diversa attività delle società appartenenti al gruppo (Agenzie di Viaggi, Business Travel, Tour Operating), si erano create specifiche applicazioni, realizzate con dodici diversi modelli analitici, molto frammentati e separati fra loro.

Con BOARD è stato possibile invece analizzare ogni singola attività, coerentemente con le caratteristiche del business gestito, fornendo:
− la visibilità, sia sintetica che dettagliata, delle informazioni relative ai flussi del venduto, del partito e del rientrato;
− la possibilità, da parte di ciascun utilizzatore finale, di gestire l'analisi con i livelli di dettaglio graditi;
− il massimo livello sia di analisi, rappresentato dalla singola pratica di viaggio, sia temporale, rappresentato dal giorno in cui la pratica è stata gestita nelle sue tre declinazioni temporali, legate al giorno di vendita, al giorno di partenza ed al giorno di rientro.

Particolare attenzione è stata inoltre posta nello sviluppare un set di analisi dedicate ad aspetti specifici del business di Robintur e in particolare:
− Controllo incassi: controllo del rispetto dei termini di pagamento (acconto, saldo pratica, ecc.) in coerenza con le policy richieste dalla direzione aziendale;
− Customer Redemption: analisi, per singola tipologia di business, della frequenza di acquisto dei clienti, con l'obiettivo di anticipare, soprattutto per il settore Business Travel, fenomeni legati alla perdita del cliente e/o alla "migrazione" del cliente stesso verso altre agenzie del gruppo;
− Analisi del Portafoglio
− Indicatori di Performances: parametri di controllo legati all'operatività del singolo utente (di agenzia) ed alla sua produttività.

BOARD viene utilizzato in azienda quotidianamente dalla Direzione Aziendale, Direzioni Operative, Controllo di Gestione e dalle singole funzioni. Gli utilizzatori potenziali sono quasi 70, la media giornaliera di utilizzo è di circa 30 utenti e la media degli accessi giornalieri al sistema è di circa 150.

“L’aspetto più positivo di avere scelto uno strumento come BOARD è sicuramente quello di essere riusciti a realizzare un ambiente di analisi dei dati fruibile in maniera immediata e di aver semplificato l’ambiente di utilizzo per l’utente”, commenta Massimiliano Busi, responsabile dei Sistemi Informativi di Robintur. “Inoltre siamo così riusciti a gestire in maniera egregia anche tutte le particolarità ed eccezioni tipiche del settore turismo, non soltanto grazie al team interno, composto da me e dalla responsabile del Controllo di Gestione di Robintur, Alessandra Agnini, ma anche grazie all’aiuto e al supporto consulenziale di DM Consulting Srl, società partner di BOARD.”

L’evoluzione applicativa e tecnologica di BOARD
L’impiego pervasivo e affidabile di BOARD, dopo tanti anni di utilizzo, ha spinto Robintur a dare continuità al progetto intrapreso nel 2004: va da sé che dopo tanti anni si è voluto con l’occasione rivedere le logiche con cui era stata implementata la prima applicazione e, visti gli importanti benefici ottenuti con BOARD, l’azienda ha deciso di sfruttare l’opportunità per “migrare” alla nuova e innovativa versione del prodotto, BOARD 7.
Una volta decise le migliorie e i nuovi sviluppi da apportare al progetto, si è effettuata un'analisi approfondita delle esigenze informative e di tutte le funzioni ed i soggetti coinvolti, con gli obiettivi di:

− integrare il modello dati con nuove istanze e nuove modalità di analisi, in grado di soddisfare le cresciute esigenze informative di ciascuna area e funzione aziendale;
− fornire maggiore analiticità delle informazioni, arrivando a strutturare tutto il modello dati (in ogni singola declinazione) con la dimensione elementare (e primaria) gestita nel Business Robintur: la pratica di viaggio.
− automatizzare il processo di controllo di gestione interno, finalizzato in particolare alla generazione dei conti economici riepilogativi di andamento (annuale, trimestrale, quadrimestrale) e dei flussi di integrazione e rettifica delle singole poste economiche.

Business Benefit
Il progetto ha raggiunto i target prefissati, garantendo a ciascuna funzione aziendale la possibilità di analizzare il business di propria competenza con livelli di dettaglio ed analiticità completi ed esaustivi.
Tutta l'attività di gestione e manutenzione degli ambienti, affidata ai sistemi informativi, risulta molto semplificata e migliorata, in particolare grazie alla creazione di un unico modello dati.
Inoltre le attività della funzione di controllo di gestione, con l'approntamento ed il rilascio di un ambiente dedicato alla consuntivazione delle informazioni per la gestione della reportistica periodica di controllo e chiusura (conti economici di andamento e previsionali), risulta molto facilitata,

Sviluppi Futuri
Sicuramente i vantaggi ottenuti con BOARD, spingono Robintur a riflettere sulle future implementazione delle applicazioni. I progetti futuri sono legati alle esigenze della funzione di controllo di gestione, ed in particolare:
- alla revisione delle logiche di pianificazione economica;
- alla "introduzione" di un modello di pianificazione finanziaria e patrimoniale;
- al monitoraggio delle dinamiche patrimoniali e finanziarie a partire dalle informazioni economiche consuntivate;
- alla gestione, con un livello di dettaglio ed analiticità maggiori, del budget (e relativa consutivazione) delle informazioni attinenti al personale.

“Inoltre, e sarà il nostro prossimo passo,”- conclude Massimiliano Busi, responsabile dei Sistemi Informativi di Robintur – “con un software come BOARD, dove il concetto di all in one è intrinseco nella logica del prodotto, avremo la possibilità di ampliare le attuali applicazioni di Business Intelligence e svilupparne delle nuove di Corporate Performance Management.”