SITA: quando il trasporto è di qualità
Oltre 82.000.000 di km percorsi nel 2006, 1500 autobus e più di 2200 persone distribuite in Basilicata, Campania, Lazio, Puglia, Toscana, Veneto testimoniano l’impegno di SITA ad interpretare le esigenze locali di mobilità, fornendo servizi di alto livello qualitativo.
Sempre attenta a soddisfare i bisogni della clientela, SITA sta estendendo capillarmente la sua rete di collegamenti nelle regioni italiane in cui è presente integrandola con collegamenti a lungo raggio verso molti paesi europei ed extraeuropei.
Controllata da Ferrovie dello Stato, da tempo SITA ha avviato interessanti progetti di partnership con Trenitalia strutturando un servizio di bus che intervengono in un articolato processo di intermodalità: un notevole contributo al potenziamento dell’integrazione modale ferro-gomma in Italia.

BOARD: le informazioni al servizio delle performance aziendali
“La complessità della nostra realtà, rispetto ad una normale società di trasporto persone, - commenta Andrzej Kapturkiewicz, ICT manager di SITA - risiede nel dover gestire la componente geografica e multiregionale. La direzione generale agisce come capogruppo nei confronti di divisioni regionali e deve quindi effettuare un consolidamento centralizzato di tutte le informazioni: economiche, patrimoniali, tecniche, commerciali, retributive. Consolidamento reso complesso da dati provenienti non solo da diversi sistemi HW e SW, ma anche da svariate piattaforme applicative.”
“Prima di BOARD - continua Kapturkiewicz - all’insieme delle numerose attività svolte mancava un anello di congiunzione in grado di fornire al management un’immediata visibilità dell’andamento aziendale: la scelta di BOARD doveva quindi rispondere sia a precise esigenze di controllo di gestione, sia a necessità di normalizzazione, analisi e rappresentazione grafica avanzata dei dati.
A partire da un’adozione sperimentale nell’area della contabilità analitica, BOARD, grazie alle sue caratteristiche di semplicità e versatilità, si è rapidamente diffuso a diverse aree aziendali:

- gestione risorse umane e retribuzioni;
- contabilità analitica e controllo di gestione;
- budget economico e patrimoniale;
- analisi e consuntivazione finanziaria;
- gestione ricambi e manutenzione;
- commerciale e marketing;

consentendo anche di incrociare trasversalmente le informazioni raccolte da ogni area per creare indicatori di performance e drivers per la corretta lettura dell’andamento del conto economico aziendale.”

Gestione risorse umane e retribuzioni
Nell’area HR BOARD è stato utilizzato in modo esteso per svolgere un insieme di analisi riguardanti retribuzioni, presenze, mappatura delle risorse, tra cui:

- Analisi costo del lavoro con la possibilità di drill fino alla singola voce retributiva e con la distinzione di costi primari, costi accessori ed oneri (sia consolidati che accertati per l’intero anno a divenire).
- Analisi straordinari con raffronti di periodi sovrapponibili e con valutazioni sugli straordinari da conguagliare.
- Analisi assenteismo (Malattie infortuni permessi scioperi).
- Analisi consistenza media del personale.
-Scheda matricolare del dipendente con indicazioni su percorsi di carriera.
- Monitoraggio sui costi specifici legati al turno di servizio (indennità fuori residenza, trasferte, supero nastro, recupero permessi ecc).

Contabilità Analitica e Controllo di Gestione, Budget Economico e Patrimoniale, Consuntivazione e simulazione finanziaria
La contabilità analitica per una società di servizi di trasporto persone si colloca in un’ottica diversa, rispetto a quelle normalmente utilizzate nelle aziende di produzione.
Nello specifico SITA attraverso BOARD, si è proposta di monitorare due aspetti fondamentali: il Centro di Responsabilità e la Linea di Business.
Il Centro di Responsabilità rappresenta l’entità proprietaria del costo/ricavo e permette di monitorare la redditività delle singole aree aziendali.

- La Linea di Business rappresenta invece l’insieme di attività diversificate volte all’erogazione di uno specifico servizio.
- Le Linee di Business di SITA sono:
- Trasporto Pubblico Locale Extraurbano
- Trasporto Pubblico Locale Urbano
- Servizi sostitutivi
- Noleggi
- Linee statali/internazionali/gran turismo
- Agenzie di viaggio
- Navigazione
- Trasporto

“Il monitoraggio della redditività per Linea di Business è più che indispensabile, - commenta Kapturkiewicz - ma considerando la non omogeneità dei servizi svolti e la loro diversificazione sul territorio risulta immediatamente chiaro l’alto livello di complessità ad esso associato.
BOARD ha consentito in quest’area di raccogliere e uniformare le informazioni, presenti nei numerosi sottosistemi gestionali o nelle singole procedure aziendali e di ottenere una rappresentazione chiara e puntuale dei dati aggregati e disaggregati.
In uno scenario complesso come quello rappresentato, la formulazione del budget con i dettagli per CdR e LdB risulterebbe estremamente onerosa ed ingestibile se non fosse supportata da uno strumento in grado di consentire la puntuale analisi dei consuntivi storici per estremo dettaglio e di formulare semplicemente, anche grazie ad avanzate funzionalità di data entry e simulazione, le previsioni di budget secondo i più indicati criteri aggregativi o dissociativi.”

“Anche il consuntivo finanziario - continua Kapturkiewicz - se pur proveniente da una piattaforma HW e SW diversificata, viene ottenuto attraverso BOARD per consentire un’analisi del cash flow di gruppo ed una previsione puntuale sulle consistenze future, ponendo anche in relazione diverse entità tra cui:

- Flussi di incassi;
- Flussi di pagamenti;
- Ordini clienti;
- Ordini d’acquisto materiali e servizi;
- Elementi revisionali legati al mercato (aumenti costi carburanti e ricambi).”

Area Tecnica
L’area tecnica nella realtà SITA comprende attività nei settori:

- Manutenzione veicoli (programmata e ad imprevisto)
- Analisi consumo liquidi (gasolio metano olio benzina) e percorrenze veicoli
- Magazzino ricambi per officine interne
- Gestione dei pneumatici
- Gestione della massa vestiario
- Gestione del fermo veicolo e dei soccorsi
- Gestione delle lavorazioni c/terzi

Per tutti questi settori l’utilizzo di BOARD consente una puntuale analisi di sviluppo di indici specifici:

- percorrenze medie veicoli,
- consumo di liquidi per tipologia veicolo,
- rendimento pneumatici ed analisi coordinate posizionamento pneumatico,
- costi ricambi montati su veicolo,
- costo officina per LdB,
- analisi tipologie di lavorazioni con relativi costi,
- scheda tecnica del veicolo.

Area Commerciale e Marketing
Data la regionalizzazione dei servizi di SITA (presente in 6 regioni) quest’area è quella in cui l’informatizzazione non ha potuto raggiungere un’uniformità di processi ed informazioni.

“SITA - commenta Kapturkiewicz - dispone infatti di diverse soluzioni HW per l’emissione di titoli di viaggio o l’obliterazione, diversi SW per i punti di vendita e deve presidiare la gestione di pool di aziende per lo svolgimento delle linee, nonché di Scarl e consorzi.
In tutta questa diversità di informazioni, il prodotto BOARD ha potuto fungere da elemento catalizzatore ed aggregativo consentendo una rappresentazione omogenea sui dati di vendita per linea, prodotto, tipo biglietto, poli origine e destinazione, classi tariffarie, confronti di periodi annuali equivalenti, distribuzioni ricavi percentuali in pool Scarl e consorzi, viaggi venduti per tipologia e tour operator (nelle attività delle agenzie di viaggio di SITA), tenuta registro sulla regolarità e la qualità del servizio (analisi ritardi su corse e linee), sino a giungere potenzialmente ad una simulazione del processo di costruzione del turno di Servizio e degli orari.”

Il progetto: valorizzazione dell’IT ed approccio produttivo all’utenza
“Oltre alla capacità di diventare uno strumento di sintesi ed uniformazione delle informazioni all’interno di una realtà aziendale complessa, altri lati molto positivi del progetto BOARD vanno ricercati nei tempi di implementazione e nella soddisfazione degli utenti finali.
Per quanto riguarda i tempi di implementazione, in neanche un anno siamo riusciti ad estendere il progetto di Business Intelligence e Performance Management dal controllo di gestione all’area delle HR, a quella commerciale e a quella tecnica.
Tutto questo con grande soddisfazione degli utenti finali, che invece di dovere esser spinti dalla funzione IT al cambiamento, come succede usualmente, si sono fatti soggetti attivi nel richiedere una sempre più pervasiva diffusione di BOARD in azienda.
In altre parole BOARD si è “autovenduto” in azienda, diventando un anello di congiunzione tra le esigenze degli utenti finali e la base informativa costruita dalla funzione IT in anni di intenso lavoro.
Gli utenti che spesso cercavano di ricavare dati per conto loro, sono diventati i maggiori sponsor della soluzione, anche perché si sono resi conto che i dati di cui necessitavano in azienda esistevano già: mancava solamente uno strumento che glieli mettesse a disposizione nel modo in cui li desideravano.”

Il supporto: capacità progettuale ed expertise tecnico-applicativa
“Tra i fattori importanti per il buon esito del progetto - commenta Kapturkiewicz - merita un posto di rilievo il supporto garantitoci da BI Group, non solo per averci aiutato a definire una corretta metodologia di implementazione, ma anche per averci assicurato l’expertise tecnico-applicativa necessaria per gestire la soluzione nel contesto di un’infrastruttura HW e SW estremamente variegata e quindi complessa.”