L'azienda
Gigaset Communications GmbH è uno dei principali produttori mondiali di telefoni cordless e l'indiscusso leader europeo per gli apparecchi DECT. L'azienda di Monaco sviluppa, produce e commercializza con il marchio Gigaset una gamma di prodotti di alta qualità che include apparecchi per rete fissa, modelli VoiP e impianti telefonici completi.

La sfida
Quando Gigaset faceva ancora parte di Siemens AG, l'offerta IT era orientata prevalentemente alle esigenze dei gruppi di grandi dimensioni – con costi di esercizio relativamente alti per le necessità delle medie imprese. In questo scenario si inseriva anche l'utilizzo di SAP BW, SAP BI IP e SAP APO DP per le attività di BI e CPM. Il parco sistemi era complessivamente molto complesso – qualunque adattamento, compresa la manutenzione dei dati degli utenti, richiedeva l'intervento di fornitori di servizi esterni. Quando Gigaset si è staccata dal gruppo, si sono aperte nuove possibilità commerciali ed è stato messo a punto un ambizioso programma di abbattimento dei costi. L'idea era quella di abbandonare la pianificazione basata su SAP BI IP e SAP APO e la reportistica basata su SAP BW, che nel corso degli anni erano diventate sempre più complesse, nell'arco rispettivamente di cinque e tre mesi; l'uso di questi moduli come strumenti di BI era infatti diventato particolarmente dispendioso in termini di manutenzione e assistenza. Inoltre, l'azienda era interessata a un nuovo sistema che offrisse prestazioni nettamente più veloci.

L'obiettivo si poteva riassumere come segue: implementare funzionalità di BI più economiche e potenti e riuscire a soddisfare l'insieme delle esigenze di Gigaset Communications GmbH in termini di espandibilità e predisposizione per gli sviluppi futuri.

La soluzione BOARD
Il progetto prevedeva di sostituire completamente dapprima la soluzione SAP APO DP/SAP BI IP utilizzata da Gigaset per la pianificazione delle vendite, del fatturato e dei margini e, in un secondo tempo, la soluzione SAP BW impiegata per la reportistica, per adottare uno strumento dalle prestazioni superiori e d'impiego più semplice. La pianificazione dei volumi, la previsione a ciclo continuo dei valori e la pianificazione del budget annuale, in precedenza eseguite in modo frammentato, sarebbero state riunite in un singolo strumento e supportate da procedure più semplici e armonizzate.
In un'ottica di lungo periodo, il nuovo strumento di BI avrebbe dovuto inglobare anche le attività delle seguenti aree:

• Financial/Demand Planning

• Pianificazione delle vendite
• Previsione e reportistica
• Amministrazione (gestione del ciclo di vita, monitoraggio della pianificazione)
• Pianificazione dei prezzi, dei costi di produzione, del fatturato e dei margini (previsione e definizione del budget)

• Sales/Logistics Reporting

• Funzioni di controllo a livello logistico e commerciale

• Variant Planning

• Pianificazione del ciclo di vita dei prodotti e della produzione pre-serie

• Material Management

• Controllo delle scorte di materiali
• Rapporti su acquisti e consumi

Grazie a una rigorosa gestione dei tempi, è stato possibile rispettare il programma e introdurre rapidamente le prime applicazioni nel ciclo operativo: ad esempio, le filiali nazionali (circa 20 in tutto il mondo) hanno già iniziato a utilizzare BOARD per la pianificazione delle vendite mensili e possono effettuare il login nella rete Gigaset per collegarsi direttamente al server BOARD in Germania. La pianificazione viene rigenerata a ciclo continuo per i dodici mesi successivi e, oltre alle Rolling Order Forecasts (ROF), vengono considerate anche le operazioni straordinarie o l'introduzione sul mercato di nuovi prodotti.
I risultati della pianificazione ROF vengono aggregati e verificati centralmente in Germania dalla Supply Chain. Si ottiene così un duplice risultato: in primo luogo si creano i dati di base per la previsione del fatturato, che vengono inoltrati automaticamente alla funzione di controllo. In secondo luogo, la Supply Chain utilizza questi dati per generare in BOARD una pianificazione strategica. I dati risultanti fungono perciò da base per l'intera catena di gestione della supply chain (SCM), a partire dagli acquisti fino al controllo della produzione.
A questo scopo, i dati vengono riversati nel sistema operativo preesistente (SAP). Grazie a una funzione appositamente sviluppata di BOARD è possibile trasmettere a SAP in modo controllato i dati sul fabbisogno, utilizzando in BOARD lo stesso calendario di lavoro di SAP. Nella fase successiva, il sistema SCM può suddividere il fabbisogno mensile tra le settimane in funzione del comportamento del cliente e trasmettere queste informazioni a SAP. Tutti i dati di pianificazione e i valori operativi sono contrassegnati con un numero di versione e rimangono a disposizione dell'azienda. I risultati fungono inoltre da base sia per la previsione finanziaria mensile che per la pianificazione del budget annuale. A questo riguardo, facendo riferimento alle quantità pianificate, i prezzi e i costi di fabbricazione dei prodotti vengono caricati direttamente dal sistema SAP in BOARD oppure, se non sono ancora disponibili, vengono stabiliti in BOARD e successivamente riversati in SAP. La valuta principale del sistema è l'euro, e i valori in altre divise vengono riconvertiti in euro sulla base di vari algoritmi.

Le funzioni di reportistica sono realizzate da Qurius, da molti anni partner di BOARD nelle attività di implementazione. A questo riguardo la soluzione BOARD offre report di vendita e logistica standardizzati per l'uso internazionale oltre a un insieme di varianti personalizzabili, che permettono di rappresentare in pochi secondi la situazione aggiornata e gli eventuali scostamenti rispetto alla pianificazione e/o alle previsioni. Allo stesso modo, è possibile eseguire analisi ad hoc multidimensionali per monitorare in qualunque momento gli scostamenti e le variazioni, che a loro volta possono essere immediatamente analizzate all'interno del report accedendo alle ramificazioni più profonde dei dati (ad esempio, ai dati a livello di prodotto, cliente, ecc.). In questo modo è possibile, laddove necessario, elaborare e attuare tempestivamente gli interventi necessari. È stata inoltre realizzata un'applicazione BOARD per la pianificazione delle varianti e la gestione del ciclo di vita dei prodotti. In particolare, questa applicazione è utile per pianificare le scadenze intermedie durante il ciclo di sviluppo dei prodotti e per tenere sotto controllo l'utilizzo delle capacità produttive nella fase pre-serie. Poiché la fase di preparazione del prodotto coinvolge diversi reparti, è assolutamente necessario che i singoli passaggi siano pianificati con precisione. Questa applicazione permette di identificare in modo chiaro quali dati dei diversi reparti non sono ancora stati implementati o quando i dispositivi sono disponibili per la commercializzazione. Grazie a una gestione rigorosa del progetto e a un intenso coinvolgimento dei futuri utenti mediante sondaggi di opinione, sessioni di formazione ad hoc o l'istituzione di centri di competenza per la Business Intelligence, Gigaset crea sin dalle prime fasi i presupposti per una vasta accettazione della soluzione da parte degli utenti.

Vantaggi per il cliente
Per Gigaset, oggi la BI non ha più soltanto una valenza strategica ma è diventata una funzione importante anche sul piano operativo, poiché i dati di pianificazione possono essere inseriti nei sistemi preesistenti ed essere utilizzati come parametri concreti per le attività di produzione e di acquisto.

Nel complesso, il sistema si adatta in modo ottimale alla rinnovata struttura organizzativa dell'azienda: con il distacco di Gigaset dal gruppo Siemens, molti aspetti si sono semplificati e snelliti – e questo si riflette anche nella maggiore agilità dei processi messi a punto con l'ausilio di BOARD. Si è ridotto il numero dei passaggi, molte fasi delle procedure sono state ulteriormente automatizzate e oggi sono collegate in modo più stretto all'insieme della Supply Chain. Tutte le attività vengono eseguite all'interno di BOARD e sono state completamente eliminate le discontinuità esistenti tra i diversi sistemi informativi. Ecco un esempio della semplificazione e della razionalizzazione derivanti dall'uso di un singolo strumento: il sistema precedente di Gigaset, pur offrendo la possibilità di definire i valori previsionali e quelli effettivi, permetteva di aggiornarli nel corso dell'anno (cioè di confrontare periodicamente i dati di pianificazione con quelli reali) soltanto in Excel, con il ricorso a complicate funzioni di ricerca verticale e concatenazione. In BOARD, questi valori vengono calcolati in modo automatico e sono sempre disponibili.
Rispetto a SAP (come strumento di BI), BOARD offre un altro vantaggio: la possibilità di riunire in un unico report dati provenienti da fonti diverse. In questo modo, Gigaset ha ora la possibilità di rappresentare in un singolo report le cifre relative a tutte le sedi internazionali e di ottenere uno spaccato trasparente sull'andamento complessivo delle attività. I reparti specialistici sono autonomi e flessibili, essendo in grado di apportare da soli gli ampliamenti e gli adattamenti necessari ai report e alle applicazioni, senza il supporto del team IT o di altri consulenti esterni. Queste capacità, insieme alla notevole riduzione dei costi di manutenzione, hanno permesso di realizzare enormi risparmi. Per fare un esempio, la sostituzione dei moduli SAP-BW, SAP-APO DP e SAP BI IP ha permesso di ridurre di oltre il 90% i costi IT associati alle attività di reportistica e pianificazione. L'intero progetto è stato ammortizzato in meno di un anno, senza considerare il notevole vantaggio risultante per il business.