Company
VIMEC SERVOSCALE S.p.A., con sede a Luzzara (RE), rappresenta il tipico esempio della capacità imprenditoriale italiana di creare, nell’arco di pochi anni, una realtà apprezzata e riconosciuta nel mondo.
Fondata nel 1980 come azienda produttrice di speciali carrelli elevatori per conto terzi, VIMEC S.p.A. ha dato inizio, nel 1983, alla progettazione e produzione dei primi servoscala e piattaforme elevatrici per il mercato italiano, divenendo, nell’arco di un solo anno, il leader sul mercato domestico.
Gli anni successivi hanno conosciuto la crescita continua della società, tanto da conquistare, nel 1993, la leadership sul mercato europeo nella produzione di servoscala, tuttora indiscussa.

Business Challenges
Le competenze e le esigenze espresse dalla Direzione Amministrazione, Finanza e Controllo della società, hanno condotto alla realizzazione di un sistema di Controllo di Gestione con il quale realizzare l’obiettivo di governo dell’azienda, con forti caratteri di dinamicità e flessibilità.

BOARD Solution
Il progetto ha avuto inizio con la predisposizione delle informazioni necessarie e quindi con la stesura del reporting con il quale fornire alla struttura commerciale un ambiente di analisi delle performance aziendali. Il percorso di analisi deve quindi poter fornire in primis gli indicatori di sintesi, per poi permettere di navigare, grazie alle funzioni di Drill anywhere di BOARD all’interno del dato nelle sue dimensioni più significative:

- le famiglie di prodotti (montascale curve, pedane curve, pedane rettilinee, piattaforme elevatrici e poltrone) ed i relativi modelli (alcuni dei quali ideati dalla Giugiaro Design);
- la rete di vendita, composta da agenti operanti sia in Italia che all’Estero, da ortopedie, da concessionari e da vendita diretta;
- la zona di vendita, affidata alle figure degli Ispettori, responsabili dei risultati di vendita della propria zona geografica;
- il portafoglio clienti.

Pianificazione Commerciale, Economica e Produttiva
La formalizzazione del processo di pianificazione commerciale ed economica è stata condotta attraverso la realizzazione del:

- processo di Business Plan, relativamente alla parte economica, e quindi alla determinazione del Conto Economico a 3-5 anni;
- processo di Budgeting commerciale ed economico;
- processo di revisione costante in corso d’anno (Forecasting commerciale ed economico).

Come naturale evoluzione della fase programmatoria ed esecutiva, è stato condiviso e costruito un ambiente di analisi al fine di favorire la verifica e corrispondenza tra operazioni previste e realizzate. È stato perciò realizzato un modulo di analisi degli scostamenti, finalizzato al monitoraggio delle principali leve commerciali e all'analisi di efficienza dei fattori produttivi (materia prima e manodopera), ed un sistema di confronto tra rendiconti economici previsionali e consuntivi.
Alla programmazione commerciale ed economica è seguita l’analisi del processo produttivo. La produzione di VIMEC avviene sostanzialmente su commessa (tranne alcuni modelli prodotti a stock) e l’esigenza critica emersa in fase di analisi consisteva nel fornire un metodo preciso con il quale prevedere l’impegno di risorse e poter quindi ottimizzare la capacità produttiva nel corso dell’anno. Per tale motivo, il processo di programmazione è stato allargato anche in ambito produttivo, formulando un budget della produzione ottenuto attraverso una fase di simulazione che considera, da un lato, quanto indicato nel piano commerciale e, dall’altro, la reale capacità produttiva degli stabilimenti.
Acquisendo le previsioni di vendita, opportunamente integrate con il portafoglio ordini, il modello prevede una prima simulazione di produzione, a cui segue un’ulteriore simulazione basata, questa volta, sul calendario effettivo. Sulla base degli standard, viene determinato l’impegno di risorse produttive per ciascun modello all’interno di ciascun reparto. L’output finale di tale processo di simulazione consiste nella predisposizione di un Piano Principale di Produzione, con il quale fornire, ai vari responsabili di reparto, la stima di quanto dovrà essere prodotto e l’impegno in ore (risorse umane), suddiviso per mese e per modello.

Programmazione e Controllo della Produzione
Parallelamente alla realizzazione di quanto esposto finora, è emersa l’esigenza di realizzare un ambiente di programmazione operativa della produzione e di monitoraggio costante della stessa.
Le funzioni di simulazione native in BOARD unite alla facilità di utilizzo da parte degli utenti hanno permesso ai singoli responsabili di reparto, di ottenere un sistema di analisi con il quale tenere costantemente sotto controllo lo stato di avanzamento della produzione e l’effettivo carico di lavoro dei reparti, definendone gli impegni futuri.
In particolare, è stato creato un importante strumento operativo di scheduling, basato sulla sofisticata gestione delle informazioni di tipo data e sulle funzioni di simulazione di BOARD, che ha permesso di ottimizzare la capacità produttiva e migliorare il livello di servizio al cliente, dal momento che l’ufficio commerciale è in grado di verificare, in tempo reale, l’effettiva capacità dell’azienda di consegnare il prodotto alla data richiesta.
Sull’impiego delle risorse umane, sono state rese disponibili tutte le informazioni con le quali poter verificare l’effettivo utilizzo delle risorse dedicate al processo produttivo. Per ciascuna risorsa, è possibile effettuare il raffronto, distinto tra manodopera diretta ed indiretta, tra le ore effettivamente impiegate nelle varie fasi del processo e le ore preventivate nel budget del personale definito in fase di Conto Economico di Budget.

Finance
Il modulo di Finance, sviluppato con BOARD è stato suddiviso in 3 macro-aree principali:

- rilevazione mensile dei saldi di contabilità, con riclassificazione del Conto Economico e Stato Patrimoniale e analisi dei principali indici di bilancio;
- gestione dei crediti e dei debiti commerciali;
- controllo dei flussi di cassa e processo di Programmazione Finanziaria di breve (budget) e di brevissimo periodo, a carattere maggiormente operativo.

Per quanto riguarda la prima area, accanto alla predisposizione delle strutture di riclassificazione del Conto Economico e dello Stato
Patrimoniale opportunamente confrontate con i prospetti di budget e con conseguente analisi dei Ratios, il modello di analisi prevede il calcolo del coefficiente di margine applicato alle vendite: sulla base dei saldi contabili, rettificati al fine di rilevare l’effettiva competenza mensile, è possibile costantemente monitorare tale coefficiente al fine di verificare l’effettivo allineamento delle politiche di vendita con gli obiettivi di redditività.
A ciò si aggiunge l’analisi del Break Even Point, sia di consuntivo che di budget, determinando il raggiungimento, anche sotto il profilo temporale, del punto di pareggio.
L’area relativa alla gestione del credito prevede l’analisi delle partite scadute e di quelle a scadere. L’obiettivo del modulo consiste nel suddividere i crediti per classi di ritardo, andando ad individuare i clienti in sofferenza, fornendo contestualmente all’Ufficio Commerciale una scheda operativa con la quale provvedere agevolmente al sollecito del pagamento.
L’analisi, inoltre, si spinge alla determinazione, tramite la tecnica del DSO dei giorni effettivi d’esposizione, con analisi puntuale sui clienti e sulle zone di vendita e confronto con i giorni teorici d’esposizione.
Il medesimo grado operativo d’analisi è stato previsto anche per i debiti commerciali. Dalla gestione dei crediti e dei debiti deriva la programmazione operativa dei flussi di cassa.
L’orizzonte temporale considerato è annuale, prevedendo una stima delle entrate ed uscite finanziarie, grazie ad un opportuno “mix” tra i dati provenienti dallo scadenziario clienti e fornitori e quelli di Budget o di Forecast. Sulla base di appositi driver, le stime delle entrate e delle uscite vengono inoltre suddivise nelle varie forme di incasso o di pagamento.

Redditività per commessa
Le esigenze sorte nel corso del progetto hanno dato luogo allo sviluppo di un modello di analisi della redditività per ciascuna commessa.
Per ciascun ordine, e per ciascuna famiglia di prodotti, viene determinato puntualmente un Conto Economico di Commessa, con il quale evidenziare il contributo al risultato aziendale prendendo in considerazione tre principali risultati: Margine Industriale, Margine Commerciale e Margine Netto.

Business Benefit
Il progetto svolto dal team SDG presso la società Vimec dimostra ancora una volta che BOARD grazie alla velocità fornita dalla potenza di un proprio data base multidimensionale, ed alla sua semplicità di utilizzo, è lo strumento di Management Intelligence adatto per l’analisi e la pianificazione di ogni processo di business: vendite, produzione, finance.