Das Unternehmen
Die Gigaset Communications GmbH ist einer der größten Hersteller von Schnurlostelefonen weltweit und Europas klarer Marktführer bei DECT-Telefonen. Das Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf entwickelt, produziert und vertreibt Qualitätsprodukte unter der Marke Gigaset. Zum Portfolio gehören Telefone für das Festnetz, Voice-over-IP-Modelle und Telefonanlagen. Darüber hinaus gibt es eine Smart-Home-Lösung für das vernetzte Zuhause.

Die Herausforderung
Als Gigaset noch der Siemens AG angehörte, war die IT-Landschaft auf die Erfordernisse eines Großkonzerns ausgerichtet – mit verhältnismäßig höheren Betriebskosten als für mittelständische Unternehmen nötig. Dazu zählte auch die Nutzung von SAP BW, SAP BI IP und SAP APO DP im Bereich BI & CPM. Diese Systemlandschaft war insgesamt sehr aufwändig – jegliche Anpassungen, selbst die Pflege von Userdaten, mussten von externen Dienstleistern umgesetzt werden. Als Gigaset sich aus dem Konzern herauslöste, ergaben sich neue Handlungsoptionen und ein ehrgeiziges Kosteneinsparprogramm wurde aufgesetzt. Die Planung basierend auf SAP BI IP und SAP APO und das Reporting auf Basis SAP BW, die über die Jahre stetig an Komplexität und Umfang zugenommen hatten, sollten innerhalb von nur fünf respektive drei Monaten als BI-Werkzeuge abgelöst werden, da sie in der Wartung und Betreuung teuer und aufwändig waren. Zudem wünschten sich die Nutzer eine deutlich beschleunigte Performance eines neuen Systems.

Die Zielsetzung lautete: BI muss günstiger und leistungsfähiger werden und insgesamt zukunfts- sowie ausbaufähig entsprechend den Anforderungen der Gigaset Communications GmbH sein.

Die BOARD-Lösung
Mit einem performanteren und anwenderfreundlicheren Werkzeug sollte zunächst die bei Gigaset im Bereich Absatz, Umsatz- und Margenplanung bestehende SAP APO DP/SAP BI IP-Lösung (Planung) und in einem zweiten Projektschritt die SAP BW-Lösung (Reporting) vollständig ersetzt werden. Die fragmentierten Planungsprozesse bezüglich der Mengenplanung, des rollierenden Werte-Forecast sowie der jährlichen Budget-Planung sollten in einem einzigen Werkzeug zusammengefasst, die Prozesse vereinfacht und harmonisiert werden.

Langfristig war eine inhaltliche Abdeckung folgender Bereiche mit dem neuen BI-Werkzeug geplant:
• Financial/Demand Planning
o Absatzplanung
o Reporting Forecast
o Administration (Life Cycle Management, Planungsmonitor)
o Preis-, Herstellkosten-, Umsatz- und Margenplanung (Forecast und Budget)

• Sales/Logistics Reporting
o Logistisches und vertriebliches Controlling

• Variant Planning
o Lifecyle und Vorserienplanung von Produkten

• Material Management
o Controlling Materialbestände
o Einkaufs- und Verbrauchsberichte

Dank eines straffen Zeitmanagements konnten erste Anwendungen wie geplant bereits nach kürzester Zeit in den Live-Betrieb gehen: Die einzelnen Landesgesellschaften (ca. 20 weltweit) nutzen BOARD beispielsweise für ihre monatliche Absatzplanung und haben per Login in das Gigaset-Netzwerk eine direkte Anbindung an den BOARD Server in Deutschland. Die Planung wird rollierend für zwölf Monate hinterlegt und neben den Rolling Order Forecasts (ROF) werden auch Sonderaktionen oder die Markteinführung neuer Produkte berücksichtigt.

Die Ergebnisse der ROF-Planung werden in Deutschland zentral durch die Supply Chain konsolidiert und überprüft. Daraus wird zum einem die Basis für den Umsatzforecast geschaffen und an das Controlling automatisiert weitergereicht. Zum anderen übernimmt die Supply Chain diese Daten und erstellt auf deren Grundlage in BOARD eine strategische Planung. Diese Daten dienen der gesamten Supply Chain Management (SCM)-Kette von der Beschaffung bis hin zur Produk-tionssteuerung als Basis.

Dafür werden die Daten in das operative Vorsystem (SAP) zurückgeschrieben. Über eine eigens in BOARD hinterlegte Funktion ist es möglich, die Bedarfe gesteuert an SAP zu übergeben. Hierzu wird der in SAP gültige Werkskalender in BOARD hinterlegt. Im weiteren Schritt kann die SCM je nach Kundenverhalten die Monatsbedarfe entsprechend auf die Wochen verteilen und an SAP übergeben. Alle Plandaten/Kennzahlen werden versioniert und stehen dem Unternehmen zur Verfügung.

Die Ergebnisse werden des Weiteren als Grundlage sowohl für den monatlichen Financial Forecast als auch für die jährliche Budget-Planung genutzt. Hierfür werden zu den geplanten Mengen die entsprechenden Preise und Herstellkosten der Produkte entweder neu aus dem SAP-System nach BOARD geladen oder, falls noch nicht vorhanden, in BOARD festgelegt und später nach SAP zurückgespielt. Die Hauptwährung im System ist Euro, andere Währungen werden über verschiedene Algorithmen in Euro zusammengeführt.

Im Bereich Reporting, realisiert durch den langjährigen BOARD-Implementierungspartner SDG consulting, gibt es in BOARD weltweit standardisierte aber auch individuell gestaltbare Berichte für Vertrieb und Logistik, die innerhalb von Sekunden beispielsweise den Status quo im Vergleich zum Plan und/oder Forecast darstellen. Ebenso können multidimensionale Ad-hoc-Analysen jederzeit Abweichungen und Veränderungen aufzeigen. Diese wiederum lassen sich sofort innerhalb des Reports per Drill bis auf die unterste Ebene (z.B. Produkt, Kunde usw.) analysieren. So können, sofern notwendig, geeignete Maßnahmen in kürzester Zeit abgeleitet und gegebenenfalls umgesetzt werden.

Des Weiteren wurde eine BOARD-Applikation für die Variantenplanung und das Product Life Cycle Management realisiert. Sie dient der Planung von Meilensteinen in der Produktentwicklung und stellt u.a. die Vorserienauslastung in der Produktion dar. Da in der Produktentstehungsphase diverse Abteilungen beteiligt sind, ist eine genaue Planung der einzelnen Schritte notwendig. Durch diese Applikation wird sichtbar, wann welche Daten aus den verschiedenen Bereichen abzuarbeiten sind bzw. wann die Geräte zur Vermarktung zur Verfügung stehen.

Mittels eines straffen Projektmanagements und einer intensiven Einbindung der späteren Anwender per Meinungsumfragen, speziellen Schulungen oder auch der Bildung eines Business Intelligence Competence Centers stellte Gigaset von Anfang an die Weichen für eine hohe Nutzerakzeptanz.

Der Kundennutzen
Das System hat sich insgesamt dem neu gestalteten Unternehmenstyp optimal angepasst: Mit der Herauslösung von Gigaset aus den Siemens-Konzernstrukturen sind viele Aspekte vereinfacht und verschlankt worden – dies spiegelt sich nun auch in den schlankeren Prozessen wieder, die mit Hilfe von BOARD abgebildet werden. Insgesamt gibt es weniger Einzelschritte, viele Aufgabenschritte konnten weiter automatisiert werden und sind nun enger mit der gesamten Supply Chain verzahnt. Alle Tätigkeiten werden innerhalb von BOARD ausgeführt, es gibt keinerlei Medienbruch mehr, wie es vorher der Fall war. Ein Beispiel für die Vereinfachung und konsequenten Arbeit mit einem Werkzeug: früher konnte Gigaset zwar Ist- und Planwerte festlegen, doch die unterjährige Aktualisierung der Werte (Verrechnung Plan-Ist) war nur in Excel mit Hilfe von komplizierten S-Verweisen und Verkettungen möglich. In BOARD werden diese Werte automatisiert berechnet und stehen jederzeit zur Verfügung.

BOARD bietet im Vergleich zu SAP (als BI-Werkzeug) zusätzlich den Vorteil, dass Daten aus verschiedenen Quellen in einem Bericht dargestellt werden können. So kann Gigaset nun erstmals seine Zahlen von allen Standorten weltweit in einem Bericht gegenüberstellen und erhält damit einen transparenten Überblick über die Gesamtentwicklung.

Die Fachabteilungen agieren selbständiger und flexibler, da sie Erweiterungen und Anpassungen von Berichten und Anwendungen selbst realisieren und keine Unterstützung durch die IT oder gar externe Berater notwendig ist. Dies im Zusammenspiel mit insgesamt deutlich geringeren Wartungsaufwänden hat schließlich zu enormen Einsparungen geführt. Alleine die IT-Kosten im Bereich Reporting und Planung wurden durch die Ablösung von SAP-BW, SAP-APO DP und SAP BI IP um mehr als 90% reduziert. So hat sich das gesamte Projekt auch ohne Betrachtung des erheblichen Business-Nutzens bereits nach weniger als einem Jahr amortisiert.

BI stellt bei Gigaset heute nicht nur eine strategische Komponente dar, sondern findet auch im operativen Geschäft Einsatz, indem die Plandaten in die Vorsysteme als konkrete Produktions- und Einkaufsvorgaben zurückgeschrieben werden.