Der Display-Hersteller
Das Europa-Headquarter der NEC Display Solutions Europe GmbH mit Sitz in München, Deutschland, ist verantwortlich für alle Geschäftsaktivitäten in der EMEA-Region, mit den Vertriebsgebieten Nordeuropa, West- und Südeuropa, Zentraleuropa sowie Ost- und Südosteuropa mit dem Nahen Osten und Afrika. NEC Display Solutions profitiert vom technologischen Know-How und den Technologien der NEC Corporation, ist mit eigener Forschung und Entwicklung einer der Weltmarktführer für Displayprodukte und -lösungen und bietet die breiteste Produktpalette an Displaylösungen auf dem Markt an. Das Display-Produktportfolio reicht dabei von der Einsteiger- bis hin zur Profiklasse mit speziellen Desktop-LCDs und großformatigen Public Displays für Digital und Retail Signage. Das Geschäftsfeld Projektoren bietet Produkte für alle Anwendungsbereiche von portabel über Business-Projektoren bis hin zu Produkten für den 24-Stunden-Dauerbetrieb (Point-of-Sales-Anwendungen) sowie digitale Kinoprojektoren. www.nec-display-solutions.com

NEC Corporation ist ein führender Anbieter von Internet-, Breitbandnetz- und Enterprise Business-Lösungen mit dem Anspruch, die speziellen Anforderungen einer diversifizierten und globalen Kundenbasis zu erfüllen. Durch Integration seiner technischen Stärken in die Bereiche IT und Netzwerke und durch Einbringung fortschrittlichster Halbleiterlösungen durch die NEC Electronic Corporation ist NEC in der Lage, in den Schlüsselsektoren Computer, Netzwerke und Elektronische Bauelemente maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Die NEC-Unternehmensgruppe beschäftigt weltweit mehr als 150.000 Mitarbeiter. www.nec.com

Die Herausforderung
Für einen Hersteller und eine Vertriebsgesellschaft wie NEC Display Solutions stellt die gesamte Planung (von Mengen- und Preisplanung über Planung der Standardkosten bis hin zu der daraus resultierenden Deckungsbeitrags- und Umsatzplanung) inklusive der Supply Chain den erfolgskritischen Kern der gesamten Geschäftstätigkeit dar. Dabei sind die Anforderungen an die Verfügbarkeit der jeweiligen Produkte in den letzten Jahren in einem umkämpften Markt noch gestiegen. Um in diesem dynamischen Umfeld marktgerecht zu agieren, suchte NEC Display Solutions nach einer Planungs- und Reportinglösung, die die individuellen und ineinandergreifenden Planungsmodule inklusive der täglichen operativen Einkaufsplanung mit weltweit verteilten Nutzern flexibel abbildet und zusammenführt. Das bis dahin eingesetzte Werkzeug Excel bot zwar einerseits eine besonders große Flexibilität für die Anwender, brachte aber gleichzeitig zahlreiche Nachteile in den Bereichen Datenkonsistenz, Sicherheit, Kollaboration und Zusammenführung der Plandaten mit sich.

Die entsprechende Vision des Projektes PLATO (Planning, Logistics, Analysis, Transparency, Overview) galt es in einer einheitlichen, integrierten konzernweiten Reporting- und Planungslösung zu verwirklichen. Dabei war die große Herausforderung der Spagat zwischen Analyse, Planung und operativem Geschäft im Bereich Logistik: Einkaufsplanung, Verteilung der Ware und Monitoring des Warenflusses. Hierbei musste sowohl die Aufnahme der unterschiedlichen Planungsprozesse eines internationalen Teams mit unterschiedlichen Mentalitäten (Europa und Japan) sowie die Überführung eines gesamtheitlichen Planungsmodells in die Logik einer BI-Lösung berücksichtigt werden.

Insbesondere waren folgende Elemente zur Realisierung des Ziels vorgegeben:

• Integration und Vereinheitlichung der unterschiedlichsten Planungsprozesse über Budgeting, Forecasting (rollierende Planung), Supply Chain bis hin zum Budget Controlling System (BCS)
• Optimierung der Warenverteilung und Lagerbestände in der operativen Einkaufsplanung und dadurch Optimierung des Salesprozesses
• Single Point of truth: über eine zentrale Datenhaltung Realtime-Zugriff über alle Plan- und IST-Daten

Die BOARD-Lösung
Zu Beginn des Projektes stand ein ausführlicher „Beauty Contest“ (Proof of concept), in dem die BOARD Deutschland GmbH mit dem BI-Toolkit BOARD überzeugend sowohl ihre fachliche Kompetenz als auch ihre Fähigkeit, funktionale Anforderungen zu erfüllen, unter Beweis stellte. Nach einem intensiven fünftägigen Workshop konnte sich BOARD zusammen mit ihrem langjährigen Partner DMC dann final gegen alle ursprünglichen angetretenen 20 Wettbewerber durch-setzen. Da das bisherige Werkzeug Excel zwar zahlreiche Nachteile im Bereich Datenkonsistenz, Sicherheit, Kollaboration und Zusammenführung der Plandaten etc. aufwies, dafür aber eine besonders große Flexibilität für die User bedeutete, rechneten die Projektbeteiligten bei NEC eigentlich damit, speziell in diesem Bereich Kompromisse eingehen zu müssen beim Umstieg auf eine BI-Software-Lösung.

BOARD ermöglicht eine umfangreiche und flexible Analyse der Daten aus verschiedenen operativen Systemen, die als „Lieferanten“ für IST-Daten dienen. Diese Daten werden um Planungsfunktionen ergänzt, die eine aktive Planung des Geschäfts parallel auf verschiedensten Ebenen ermöglicht. Kern der Anwendung ist die Optimierung der Abstimmungsaufwände, eine konsistente und zentralisierte Datenhaltung und die Verbesserung der gesamten Prozesse in den Bereichen Vertrieb, Einkauf und Financials.

Die Einkaufsplanung basiert auf den Forecast-Zahlen aus ganz Europa, die zweiwöchentlich aktualisiert werden, dem Lagerbestand sowie aktuellen Änderungen im Forecast. Der Anwender im Einkauf plant für 6 Monate im Voraus die Einkaufsmengen mit den Lieferwegen und Lagerzielen. In einem Simulationssheet kann er die Lagerbestandsentwicklung für die nächsten 6 Monate simulieren und dann in seine Planung übernehmen. Durch Anstoßen der Berechnungen werden eine Verteilung der Ware auf die Regionen, ein automatisches zeitliches Verschieben der Ware auf den Lieferzeitpunkt, die Berechnung der offenen und noch nicht gelieferten Ware sowie der virtuelle Lagerbestand und die Verfügbarkeit berechnet.

Simultan mit der Einkaufsplanung hat der Anwender auf einem zweiten Bildschirm die Übersicht über die aktuell bestellten Mengen der nächsten zwei Monate und die entsprechend schon auf dem Weg befindlichen Waren, die täglich automatisiert eingeladen werden. Hier kann er automatisch die Ware nach Regionen verteilen, sowohl die noch offene als auch die auf dem Weg befindliche.

Über verschiedene „Child Screens“ sieht er außerdem die wöchentliche Verteilung. All diese Informationen sind automatisch den Sales Managern in Europa zugänglich, so dass hier ein optimaler Informationsfluss gewährleistet wird. Die Planer können somit z. B. zügig auf Lieferengpässe durch Umverteilungen oder auch Umleiten der Ware zu verschiedenen Lagern reagieren.

Der größte Teil der IST-Daten stammt aus SAP/R3. Darüber hinaus werden täglich aus MS Excel die Inbound-Listen aus dem Logistikbereich dazu geladen. Weiterhin werden für die Planung Standardkosten geladen und versioniert.

Der Kundennutzen
BOARD unterstützt alle wesentlichen Funktionen der Planung entlang der Supply Chain und des Controllings im gesamten Unternehmen. Neben dem Controlling ist sowohl die Geschäftsleitung als auch das Business Planning in der Lage, eigenständig Analysen und Berichte zu erstellen und dem Mutterkonzern in Japan zur Verfügung zu stellen.

Durch eine zentrale Datenhaltung, die Fehler auf ein Minimum reduziert, werden Aufwände für die rollierenden Planungen eingespart. Es wurde eine datenbankbasierte Version eingeführt - das manuelle Übertragen von Lagerdaten aus SAP, täglichen Inboundlisten, Forecast-Zahlen und Umsatzzahlen entfällt somit und die Fehleranfälligkeit wurde deutlich reduziert. Auch das Einfügen neuer Produkte wird nun im System erledigt. Die zentrale Datenhaltung erlaubt es, im Forecast die aktuell zugewiesene Bestellmenge anzuzeigen sowie die Ankunftszeiten der Ware täglich zu verfolgen. Dies führt zu einer verbesserten Disposition und Vereinfachung der Abstimmung. Damit wird auf lange Sicht datentechnisch die Lücke zwischen Planung und Einkauf bis hin zum Lieferanten geschlossen, der dann ebenfalls direkt auf das System zugreift und Bestellmengen bestätigt.

Die Bereiche Management und Controlling profitieren von der verbesserten Informationsbereitstellung: Analysen und Berichte werden schneller und umfassen mehr Daten, mehr Transparenz erhöht die Qualität sämtlicher Entscheidungen.

Bezüglich der Unternehmensplanung lassen sich zwei erhebliche Verbesserungen feststellen:

• Zeitersparnis und Qualitätserhöhung: Die Sales Manager haben permanent Zugriff auf das System und können ihren zweiwöchigen Planungszyklus besser einhalten. Durch Ablösung der Excelplanung fallen das aufwändige Aufsetzen der Planung (neue Produkte Life Cycle) und die Arbeiten bei der Versionierung weg.
• Vereinfachung der Planungsprozesse: Im Rahmen des Projektes wurden die unterschiedlichen Prozesse für ver-schiedene Divisionen zusammengefasst und angepasst. Alle Planungsuser haben nun Zugriff auf dasselbe System, Inkonsistenzen werden vermieden.

Auch der Bereich Supply Chain profitiert: Durch die integrierte Datenhaltung (Forecast, Lagerdaten, Einkaufsplanung, Liefermengen) sowie die einfache Berichterstellung werden die Prozesse (Umverteilung, Lieferengpässe) sowie die Lagerhaltung optimiert.