Unternehmen
Das in Bremervörde ansässige Traditionsunternehmen für Geflügel, Wild und Fertiggerichte beliefert mit seinen hochwertigen Produkten sowohl die Lebensmittelindustrie, Großverbraucher und Zustellgroßhandel als auch den Heimdienst und Lebensmitteleinzelhandel (LEH). Insgesamt beschäftigt GETI WILBA 820 Mitarbeiter weltweit, welche die hohe Qualität sichern, mit der sich GETI WILBA schon zahlreiche Gold- und Silbermedaillen im Leistungswettbewerb der Deutschen Landwirtschafts-Gesellschaft (DLG) verdient hat.


Aufgabenstellung
Das Sortiment von GETI WILBA umfasst für die Kunden aus Großverbrauch, Industrie und LEH/Heimdienst jeweils eigene Produktkategorien wie Hühner- oder Wildfleischprodukte, Fertiggerichte, Kochbeutelgerichte, Aufläufe und Wild-Convenience. Die Daten aus dieser Sortimentsvielfalt, zusammen mit Daten aus den verschiedenen Standorten und von externen Lieferanten, ergeben insgesamt ein Volumen von 700.000 Datensätzen, die in das tägliche Umsatzreporting einfließen. Berechnungen wurden bisher meist in Excel-Tabellen durchgeführt, was zum einen zeitraubend sowie fehleranfällig und zum anderen unternehmensweit nicht einheitlich war. Die Nutzung des SAP-Systems für das Umsatzreporting war zu kompliziert und Ergebnisse konnten hier nicht aussagekräftig dargestellt werden. Ziel war daher, mit einer geeigneten Business Intelligence-Lösung eine konsistente Datenbasis zu schaffen, Auswertungen in kurzer Zeit anfertigen zu können und damit das Umsatzreporting generell deutlich zu vereinfachen.


BOARD Lösung
In einem Seminar des BOARD Partners KONZEPT & LÖSUNG KuL Consulting verschaffte sich GETI WILBA zunächst einen Überblick über verschiedene Software-Lösungen, um die für das Unternehmen wesentlichen BI-Funktionalitäten zu definieren. Aus dem anschließenden Vergleich der passenden BI-Lösungen ging BOARD aufgrund seiner intuitiven Handhabung und des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses als Sieger hervor. Nach einer nur dreitägigen Implementierung durch KuL im Hauptsitz stand GETI WILBA ein System bestehend aus BOARD-Toolkit, Data Warehouse und zwischengeschaltetem SQL-Server zur Verfügung, auf das auch die Niederlassungen in Cuxhaven und Oberreute zugreifen können. Die allmorgendlich aktualisierten Umsatzdaten aus SAP, wöchentliche Excel-Dateien der Speditionsfirma für Frachtkostenauswertungen und unternehmenseigene Personaldaten aus dem Personalsystem P&I LOGA fließen automatisiert in das DWH ein. Von dort werden sie in die multidimensionale Datenbank von BOARD geladen.

Die Datenausgabe erfolgt zahlenorientiert in Form einheitlicher Tabellen, aus denen Controlling, Buchhaltung und die Geschäftsführung auf einen Blick den aktuellsten Stand in Bezug auf Produkte und Kunden ablesen. Dafür zieht BOARD jeden Morgen diejenigen Daten aus dem DWH, die für die tägliche und wöchentliche Umsatzrechnung, das Kontrollieren der Bestände, offener Lieferungen, Speditionsdaten der Lieferanten etc. relevant sind. Innerhalb der Tabellen nutzt GETI WILBA das Drill-Down-Feature, um beispielsweise im Kundenbereich den genauen Überblick über alle Produkteinzelheiten zu haben.

Ursprünglich nur für ein effizientes Umsatzreporting vorgesehen, hat die Buchhaltung von GETI WILBA den Einsatz von BOARD inzwischen völlig eigenständig auf weitere Gebiete wie Deckungsbeitragsrechnung, Profit-Center-Rechnung, rollierende Umsatzplanung und ein Passwort-geschütztes Personalreporting ausgeweitet. Mit dem Upgrade auf BOARD 7 soll in nächster Zukunft auch die Bilanz sowie die G+V Rechnung in BOARD abgebildet werden.

Für die Jahresplanung des Unternehmens erfolgt einmal jährlich durch die Geschäftsleitung in Zusammenarbeit mit den Vertriebsleitern ein Abstecken grober Ziele (z.B. eine Umsatz-steigerung pro Kunde um 5%). Darauf baut sich bottom-up die rollierende Planung auf, die sich monatsweise anpasst, während die Jahresplanung einmal festgelegt im DWH „eingefroren“ und nur zum Soll-Ist-Abgleich täglich von BOARD herangezogen wird.

Während in SAP nur die Sicht auf aktuelle oder anstehende Aufträge möglich ist, können in BOARD alle Aufträge in einem Bericht zusammengefasst werden. Dadurch erhält GETI WILBA ein exaktes Bild über alle Aufträge und deren Status. Weiter unterstützt BOARD in der Optimierung des Lagermanage-ments. Lagerbestände werden heute im Zeitablauf und mit der Reichweite der verschiedenen Lagerstätten dargestellt.


Kundennutzen
Durch die Einführung von BOARD hat GETI WILBA die Ära der zeitaufwändigen Excel-Tabellen für tägliche Umsatzberechnungen hinter sich gelassen. Abteilungen sind in der Lage, Auswertungen selbst ad hoc durchzuführen, was dem Controlling täglich viel Zeit erspart. Sowohl die Fehleranfälligkeit gegenüber der bisherigen Excel-Lösung als auch die Einheitlichkeit der Daten aus den verschiedenen Quellen hat sich deutlich gebessert. Dadurch stieg auch die Qualität und Präzision der erstellten Planungen und Berechnungen. Die intuitive Bedienung des Toolkits ermöglichte es GETI WILBA, die Weiterentwicklung des Systems auf andere Anwendungsgebiete selbstständig voranzutreiben, ohne dafür die Unterstützung von externen Beratern in Anspruch nehmen zu müssen.


BOARD-Partner
Die KONZEPT & LÖSUNG KuL Consulting GmbH ist ein Beratungsunternehmen für Unternehmenssteuerung. Sie bietet Auswahl-, Beratungs- und Implementierungsunterstützung zur Einführung von EDV-gestützten Unternehmensplanungs-, Business Intelligence-, Reporting-, Konsolidierungs- und Controlling-Instrumenten sowie DataWarehousing. KONZEPT & LÖSUNG agiert unabhängig von Softwareherstellern und ist somit in der Lage, auf Basis verschiedener DV-Systeme die am besten geeignete Lösung auszuwählen. Das Unternehmen kann dabei auf eine umfassende Projekterfahrung mit verschiedenen Software-Systemen zurückgreifen. www.kul-online.de