Der Landkreis Dithmarschen

Der Landkreis Dithmarschen gehört mit ca. 133.000 Einwohnern und einer Fläche von 1.400 Quadratkilometern zur Metropolregion Hamburg, dem wirtschaftlichen Zentrum Norddeutschlands. Der Kreis Dithmarschen selbst setzt sich zusammen aus fünf Städten und 111 Gemeinden. Ihre Verwaltung wird in sechs Ämtern zusammengefasst, mit Ausnahme von zwei Städten, die eigenständig verwaltet werden. Dithmarschens Wirtschaft wird von Tourismus, Landwirtschaft und Windenergie dominiert. Das Haushaltsbudget des Landkreises umfasst ca. 180 Mio. Euro.

Die Herausforderung

Der Landkreis Dithmarschen hat im Jahr 2008 erfolgreich die Doppik eingeführt. Als technisches Finanzverfahren wurde dabei die Lösung proDoppik der H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft für den Bereich Haushalt, Kassen und Rechnungswesen (HKR) eingeführt. Ebenso wurde mit H&H im Jahr 2008 in der Kreisverwaltung eine  flächendeckende Kosten-Leistungsrechnung (KLR) eingeführt. Im H&H-Modul KLR werden jährlich die Haushaltsplanungen sowie unterjährig drei Quartalsprognosen erstellt. Anschließend werden die Daten zum Modul HKR übertragen und um weitere Plandaten ergänzt.

In den Fachdiensten des Landkreises sind zahlreiche weitere Fachverfahren im Einsatz, die wichtigsten dabei sind Kommboss und KoPers im Personal-bereich, Info51 und Lämmkom im Bereich Jugend und Soziales, Winowig im Bereich Bußgeld, Gekos und OK-Vorfahrt im Bereich Bau, Umwelt, Ordnung und Straßenverkehr. Daneben werden eine Vielzahl von MS Excellisten zur Verwaltung von Falldaten verwendet.

Für ein integriertes quartalsweises Berichtswesen bzw. zu Steuerungszwecken mussten bisher die wichtigsten Daten und Kennzahlen manuell aus den unterschiedlichen Fachverfahren übernommen und je nach Anwendungsgebiet in MS Word-, Excel- oder PowerPoint-Berichten aufbereitet werden. Allein die Erstellung und Aufbereitung der Daten dauerte so mehrere Tage. Zudem war die Aktualität und die Konsistenz der zusammengetragenen Daten nicht gewährleistet.

Mit der Einführung einer zentralen Berichtswesen- und Planungslösung sollten sämtliche Fachverfahren in einer Lösung zusammengefasst und die relevanten Fall- und Finanzdaten automatisiert bereitgestellt werden. Zudem sollte die Finanzplanung und Prognose um zusätzliche Informationen erweitert sowie Abweichungsanalysen zwischen Ist-Daten und Haushaltsansätzen standardisiert werden.

Die Lösung

Im Rahmen eines Auswahlverfahrens wurde die Softwarelösung BOARD und die AIOS GmbH als Partner zur Umsetzung ausgewählt. Neben der Erfahrungen im öffentlichen Umfeld sprach vor allem die technische Kompetenz bei der Definition und Umsetzung von Schnittstellen zu den zahlreichen Fachverfahren für AIOS. Für das  BOARD-Toolkit sprachen auf der einen Seite die bereits zertifizierte und vordefinierte Schnittstelle zu proDoppik und seine Benutzerfreundlichkeit, Performance und Analysefunktionen auf der anderen Seite. Zudem errang BOARD bei zahlreichen Marktstudien Bestwertungen in den Bereichen Planung und Berichtswesen, was den Landkreis Dithmarschen von der Investitionssicherheit von BOARD überzeugte.

Sichtbare Erfolge des Projektes konnten innerhalb weniger Tage nach dem Projektstart erzielt werden. Die relevanten Daten aus H&H wurden innerhalb eines Tages vollständig in das Berichtswesen in BOARD integriert. Das gesamte Projekt umfasste die Integration von mehr als zehn Fachverfahren und die Erstellung von über 200 individuellen Auswertungen, Standardberichten und Planungsmasken. Bemerkenswert ist auch, dass das Projekt mit einem Coaching-Ansatz durchgeführt wurde und so Entwicklungsarbeiten durch die Controller des Landkreises übernommen wurden. Damit wurde frühzeitig ein Know-how-Transfer zu den späteren Anwendern sichergestellt und die Abhängigkeit bei Anpassungen minimiert.

Mit dem neuen System können Finanz- und Leistungsdaten nun auf Knopfdruck aus verschiedenen Fachverfahren ausgewertet und in Berichten beispielsweise über Ampelfunktionen kombiniert und aufbereitet werden. Durch BOARDs benutzerfreundliche Bedienung werten die Anwender Daten flexibel und intuitiv aus. Die Verknüpfung von Planung und Analyse in einer Lösung ermöglicht es, Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Daten sofort zu erkennen und mit wenigen Mausklicks die Ursache für die Abweichungen zu identifizieren. Somit ist immer transparent, wie viele Haushaltsmittel im Jahr zur Verfügung stehen und in welchem Bereich Unterdeckungen auftreten.

Zusätzlich werden Zielvorgaben und Plandaten, die nicht in Fachverfahren erfasst werden können, über individuelle Eingabemasken anwenderfreundlich und performant eingegeben. Zudem müssen Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Daten im Quartalsberichtswesen in BOARD kommentiert werden. Damit wurden Maßnahmen eingeleitet, um ganz-jährige Unterdeckungen zu vermeiden und die Transparenz  insgesamt erhöhen.

Haushaltsdaten werden in MS Word und Excel sowie Standardpräsentationen z.B. für Ausschusssitzungen in PowerPoint über das BOARD Office-Add-in automatisch aktualisiert. So werden auch kurzfristige Änderungen – beispielsweise kurz vor Haushaltsberatungen – in allen Berichten automatisch übertragen und jeder Nutzer kann sich sicher sein, die aktuellsten Zahlen zur Hand zu haben. So wird die Integrität der Haushaltsberichte gewährleistet. 

Das Office-Add-in ermöglicht weiterhin, dass Daten, die bisher in MS Excel verwaltet wurden, in BOARD erfasst und ausgewertet werden. Typische MS Excel-Formelfehler entfallen somit und die Datenpflege der entsprechenden Falldaten ist professionalisiert.

Der Kundennutzen

Durch die Einführung von BOARD stehen sämtliche Daten in einer zentralen Lösung zur Verfügung. Umfangreiche manuelle Arbeitsprozesse zur Aufbereitung von Daten in MS Word, Excel und PowerPoint konnten erheblich reduziert und so Zeit zur Übernahme neuer Aufgaben geschaffen werden. Datenfehler und Inkonsistenzen, die aufgrund von manuellen Übernahmen in bisherigen Berichten auftraten, konnten durch die Nutzung des BOARD Office-Add-ins beseitigt werden.

Der Umfang der Auswertungsmöglichkeiten ist erheblich erweitert worden. Vorhandene Daten können leichter und in höherem Detaillierungsgrad sowie performanter über verschiedene Dimensionen analysiert werden. Mittels moderner Analysemethoden (Ampel-, Cockpit, Drill-Down-Filter-, Such-, Simulations-Funktionen) stehen viele Möglichkeiten zur Darstellung von Finanz- und Leistungsdaten zur Verfügung, die zuvor gar nicht oder nur mit großem Aufwand hätten erstellt werden können.

Allen Mitarbeitern steht eine identische Datenbasis zur Verfügung, welche die Anwender selbst entsprechend der gewünschten Anforderungen nutzen können. Die Einführung von BOARD kann daher als voller Erfolg bezeichnet werden.