Das Unternehmen
„Die Diakonie ist der Ort, an dem Menschen in all ihrer Unterschiedlichkeit Heimat und/oder Unterstützung finden und ein selbstbestimmtes Leben führen können.“ An dieser Vision richtet sich die Diakonie Michaelshoven seit 1950 aus und schafft damit für viele Menschen täglich neue Perspektiven. Als größter diakonischer Träger im Kölner Raum mit rund 2.000 haupt- und 300 ehrenamtlichen Mitarbeitern betreut die Diakonie Michaelshoven jährlich circa 11.000 Menschen unter anderem in den Bereichen Seniorenhilfe, Kinder- und Jugendhilfe, Behindertenhilfe, Berufliche Rehabilitation und Wohnungslosenhilfe.

Die Herausforderung
Die Aufgaben der einzelnen Geschäftsfelder unterscheiden sich stark und reichen beispielsweise von Wohnbetreuung über psychologische Beratungsleistungen bis hin zu Angeboten im Bereich berufliche Aus- und Weiterbildung. Jedes Geschäftsfeld arbeitet eigenverantwortlich und verfügt über ein eigenes Controlling, das die Tätigkeiten des Bereichs nach individuellen Kennzahlen misst und dafür auf spezifische Daten-Systeme unterschiedlichster Art zugreift. Für den Gesamtüberblick über alle Bereiche ist das Beteiligungscontrolling zuständig. Diese Struktur führte dazu, dass bis 2009 Analysen und Planungen in jedem Geschäftsfeld über Excel-Listen erstellt wurden, die zwischen den Bereichen und dem Beteiligungscontrolling hin und her geschickt wurden. Um mehr Übersichtlichkeit und Transparenz herzustellen, entschied sich die Diakonie Michaelshoven zur Einführung einer professionellen Controlling-Lösung. Es wurde ein Tool gesucht, mit dem verschiedenste Informationen homogen abgebildet und effizient analysiert oder geplant werden können und das die individuellen Anforderungen der Geschäftsfelder flexibel abbildet.

Die BOARD-Lösung
Nach einer ausführlichen Evaluierungsphase fand man die optimale Lösung bestehend aus einem zentralen Data Warehouse (MS SQL Server), BOARD-Partner-Produkt LucaNet für die standardisierte Abbildung der Finanzdaten und dem BOARD-Toolkit für detaillierte Erlös-, Investitions- und Personalkostenplanung sowie bereichsübergreifende Analysen und Berichte. Sowohl bei der Tool-Auswahl als auch bei der Implementierung stand das Kölner Beratungshaus KONZEPT & LÖSUNG der Diakonie Michaelshoven zur Seite. Diese anpassungsfähige Lösung garantiert, dass jedes Geschäftsfeld seine individuelle Anwendung erhält und das Beteiligungscontrolling trotzdem mühelos den Überblick über die Gesamtentwicklung des Diakonie Michaelshoven e.V. behält.

Zu Beginn der Einführung stand der Aufbau des Data Warehouse, in dem die Daten der unterschiedlichen Vorsysteme zusammenlaufen und so die Basis für konsistente BI-Anwendungen darstellen. Anschließend wurde das Projekt nach dem Coaching-Ansatz in mehreren Teilschritten durchgeführt: Jedes der fünf Geschäftsfelder wurde in die Umsetzung seiner spezifischen Lösung eingebunden, um sie so später selbstständig verwalten und erweitern zu können. So plant ein Geschäftsfeld heute in der Kinder- und Jugendhilfe die Erlöse anhand eines individuellen Workflows, der mit der Vorgabe der Bettenanzahl pro Kostenstelle startet. Die Ausgangsdaten beziehen sich gegebenenfalls auf das Vorjahr, werden direkt aus dem BOARD-System geladen und entsprechend der Unter-nehmensziele für das Plan-Jahr angepasst. Der Planer des Bereichs verteilt die Bettenanzahl auf Services (Belegung) und ermittelt so die geplante Auslastung. Im nächsten Schritt werden die Preise festgelegt. Mithilfe von BOARDs Dateneingabe-Unterstützung, dem Data Entry View, kann zum Beispiel eine Preiserhöhung um fünf Prozent ab Mai des Folgejahres festgelegt und automatisch verteilt werden. Aus der Belegung und den Preisen ergibt sich der Plan-Erlös des Bereichs und die Planung ist vorerst abgeschlossen. Der anvisierte Erlös fließt zur Prüfung in eine Übersicht ein, in welcher der Planwert den Plan- und den Ist-Werten des Vorjahres gegenüberstellt wird. So ist auf einen Blick sichtbar, ob die Vorgaben erfüllt wurden. Ist dies der Fall, wird der Plan-Erlös des Bereichs in das Data Warehouse übertragen und von dort über die Verknüpfung mit der entsprechenden Erlöskonten automatisch in die Plan-GuV des Geschäftsbereichs in LucaNet eingespeist.

Nach dem gleichen Prinzip erfolgt in BOARD auch die mitarbeitergenaue Personalkosten- und Investitionsplanung. Die fest geplanten Werte werden an das Data Warehouse gegeben, so dass für alle Planungen, Analysen und Berichte der insgesamt rund 100 BOARD-Nutzer jederzeit die aktuellen Zahlen zur Verfügung stehen und per Knopfdruck abrufbar sind – für das Beteiligungscontrolling ein enormer Zeitgewinn im Vergleich zur vorher umständlichen und fehleranfälligen Praxis mit Excel-Anwendungen

Der Kundennutzen
Jedes der fünf Geschäftsfelder der Diakonie Michaelshoven hat eine auf seine Bedürfnisse individuell zugeschnittene Controlling-Lösung erhalten, die er durch die programmierfreie Handhabung von BOARD bereits nach wenigen Tagen Schulung eigenständig erweitern oder anpassen kann.

Damit wurde die Planung der Diakonie Michaelshoven vereinfacht, Prozesse mit Workflows standardisiert und dadurch für das Beteiligungscontrolling eine Zeitersparnis erreicht. Fehleranfällige Excel-Planungen, die manuell mit Daten aus verschiedensten Vorsystemen befüllt und vereinheitlicht werden mussten, sind passé.

Ein enormer Gewinn für die Controlling-Arbeit ist auch die Einführung des zentralen Data Warehouse. Alle wichtigen Daten werden zusammengeführt und stehen für weiterführende Analysen, Berichte oder Planungen in BOARD und LucaNet verlässlich zur Verfügung. So hat das Beteiligungscontrolling jederzeit die aktuelle Übersicht über die Gesamtentwicklung der Geschäfts-felder des Diakonie Michaelshoven e.V.