Unternehmen
Seit 1955 versorgt die Drachen-Propangas GmbH Haushalte, Landwirtschaft, Gewerbe und Industrie sicher und zuverlässig mit umweltfreundlicher Flüssiggas-Energie. Von der Bereitstellung von Flüssiggas in Flaschen bis zur Vollversorgungsanlage bietet das Unternehmen mit 200 Mitarbeitern das komplette Spektrum der Energiedienstleistung und zählt zu den großen, überregionalen Versorgungsunternehmen Deutschlands.

Aufgabenstellung
Schnelle Preisänderungen im Energiemarkt und ein hoher Wettbewerbs-druck fordern ständige Anpassungen und kurze Reaktionszeiten von den Marktteilnehmern. So führte Drachen-Propangas Mitte 2005 zunächst ein neues, auf den Gas-Markt zugeschnittenes Warenwirtschaftssystem ein. „Unsere selbst entwickelte Kundenabrechnung war an ihre Kapazitätsgrenze gestoßen“, benennt Sven Georg, Prokurist und Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei Drachen-Propangas, den ausschlaggebenden Faktor.

Die neue flexible Branchenlösung bot zwar Module, die auf den Gas-Markt abgestimmt sind, jedoch fehlte Herrn Georg noch ein geeignetes Tool zur Auswertung von Kennzahlen. „Zur Ermittlung der Außendienstprämien ziehen wir Absatzstatistiken aus unseren sieben Verkaufsbüros und den mehr als 50 regionalen Gebietsvertretungen als Bemessungsgrundlage heran“, führt der Betriebswirt beispielhaft an. „Absatz- und Erlösstatistiken mussten bislang in mühevoller Fleißarbeit über Excel-Listen erstellt werden, die immer größer und daher fehleranfälliger wurden.“ Zwar begann man auch nach Einführung des neuen Warenwirtschaftssystems mit der Erstellung von Excel-Arbeitsblättern, jedoch wurde schnell erkannt, dass dies nicht von Dauer sein konnte. Die Entscheidung über den Einsatz einer zeitsparenden Lösung war gefallen.

BOARD-Lösung
Unterstützung bei der Auswahl einer geeigneten Business Intelligence Software erhielt Herr Georg durch die IT Beratung UBL Informationssysteme GmbH, die Drachen-Propangas bereits im Bereich Finanzbuchhal-tung und Reporting betreute. Mittels einer Teststellung (Prototyp), in der Daten aus dem Warenwirtschaftssystem in die Datenbank von BOARD geladen und aufbereitet wurden, konnte UBL bereits innerhalb von zwei Tagen Auswertungen per Knopfdruck präsentieren. „Erst als uns die ersten Ergebnisse vorgestellt wurden, haben wir die Leistungsfähigkeit und die Vorteile einer Business Intelligence Lösung in vollem Umfang erkannt“, bekennt Herr Georg. „Für Statistiken, wie zum Beispiel der Zuordnung von Gas pro Kilogramm nach Kundengruppe und Artikelgruppe, hätten wir früher viele Stunden oder gar Tage benötigt.“ Direkt nach Präsentation der Teststellung fiel die Entscheidung für BOARD, das dann innerhalb von wenigen Tagen im Unternehmen eingeführt wurde.

Nach Absatz- und Erlösstatistiken bildete Drachen-Propangas als nächstes die Kfz-Statistik über BOARD ab. „Die unterschiedlichen Kennzahlen unserer Fahrzeuge, wie zum Beispiel die ausgelieferten Gas-Mengen, die gefahrenen Kilometer und die Kosten der Fahrzeuge werden statistisch gebucht“, beschreibt Herr Georg die Vorgehensweise. „Aus den Daten wird der Preis pro Tonne und der Preis pro gefahrenen Kilometer ermittelt. Durch die automatisierte Auswertung dieser Daten sehen wir schnell, ab wann sich beispielsweise der Einsatz einer Fremdspedition lohnt.“

Kundennutzen
Heute sind Statistiken, tagesaktuelle Daten und Durchschnittserlöse jederzeit per Knopfdruck bei Drachen-Propangas verfügbar. So nennt Herr Georg die Kontrollierbarkeit der Umsetzung von Preisvorgaben als einen der Hauptvorteile, die das neue System bietet, da bei deren Nicht-Einhaltung nun schneller korrigierend eingegriffen werden könne. Alle Daten für die tägliche Aufbereitung werden morgens innerhalb von 30 Minuten in die BOARD Datenbank geladen. Durch die Abbildung weiterer Kennzahlen in BOARD und das Wegfallen zeitraubender manueller Tätigkeiten wurden Freiräume für strategische Entscheidungen geschaffen. Kostenstellen und Kostenrechnung wurden bereits in BOARD integriert, andere sind in Vorbereitung, wie etwa die GuV-Rechnung.

BOARD-Partner
Die UBL Informationssysteme bietet Hardware- und Software-Lösungen sowie Dienstleistungen im Bereich der Computer-Infrastruktur. Dabei reicht die Produktpalette von komplexen Serverkonfigurationen, Arbeitsplatzsystemen und Netzwerkstrukturen über Anwendungsprogramme für klassische, transaktionsorientierte, betriebswirtschaftliche Anwendungen bis hin zu modernen eBusiness-Lösungen. www.ubl-is.de