Der Marketing-Dienstleister
Günther Direct Services (GDS) ist ein Unternehmen der seit über 60 Jahren im Direktmarketing tätigen Günther-Gruppe. Mit einem reichen Erfahrungsschatz und umfangreichen Branchen-Know How, ergänzt durch ein etabliertes, breit gespanntes Netzwerk qualifizierter Dienstleister im Kommunikations- und Kreativbereich, unterstützt GDS seine Kunden unter Nutzung aller Kommunikationskanäle bei der Erschließung neuer Geschäftsfelder und beim Ausbau bestehender Geschäftsbeziehungen. Dabei umfasst das Leistungsspektrum Consulting und Database Services, ein Communications Center, Print oder Online Marketing sowie Telefonservice.

GDS ist Teil der Günther-Gruppe, der zweitgrößten Staatlichen Lotterie-Einnahme der Süd- bzw. Norddeutschen Klassenlotterie (SKL und NKL). Als traditionsreiches Familienunternehmen betreut Günther zahlreiche zufriedene Kunden rund um ihre SKL- bzw. NKL-Spielteilnahme. Die Werbung sowie den Vertrieb der Lose für beide Lotterien legt Günther in die Hände von GDS.

Die Herausforderung

Die für das Controlling von GDS im täglichen Geschäft und vor allem in der Planung benötigten Daten liegen in mehrerer Systemen verteilt: in einem Data Warehouse aufBasis einer Oracel Datenbank werden vertriebliche Informationen zu den Kunden gesammelt, eine AS 400 mit integriertem Masterplanungssystem (MPS) enthält die wichtigsten Daten zu jeder Lotterie, darüber hinaus sind eine FiBu-Software und ein Zeiterfassungssystem auf Basis MS-SQL im Einsatz. Nach der Berechnung von Planzahlen in Excel konnten die Ergebnisse teilweise nicht mehr einfach in die verschiedenen Systeme zurückgeschrieben werden, da diese mit abweichenden Strukturen arbeiten und so einige Daten nicht abbilden konnten. Hinzu kamen unterschiedliche Aktualisierungszyklen der Systeme, die zur Folge hatten, dass unter Umständen mit ungleichen Zahlen gerechnet wurde. Natürlich bedeutete die Verteilung der Daten über die Systeme auch einen nicht unerheblichen Aufwand, um die richtigen Daten für Analysen überhaupt zusammenzusuchen. Für das Controlling von GDS insgesamt ein unhaltbarer Zustand, der vor allem eine ausreichende Transparenz und Verlässlichkeit der Informationen vermissen ließ. Die bisherige Lösung sollte einer homogenen Datenlandschaft und einer professionellen Business Intelligence (BI) Software weichen.

Die BOARD-Lösung
Mit BOARD landete GDS einen echten Volltreffer: ein BI-System, das ein Zusammenführen der Daten durch die direkte Anbindung aller Vorsysteme ermöglichte und zusätzlich noch mit umfangreichen Planungsmöglichkeiten aufwartet. In seiner BOARD-Anwendung bildet GDS heute von der Werbekampagnenplanung über die Provisionsplanung und anschließende Kostenplanung bis hin zu einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz den gesamten Verlauf der Finanzplanung pro Lotterie ab.

Die geplanten Werbekampagnen für jede Lotterie werden aus dem MPS geladen und in BOARD als einzelne Werbemaßnahmen (wie Print, Online, Telefon) angelegt. Für jede Maßnahme plant GDS erwartete Losverkäufe an Neukunden mittels Responsequoten, die sich aus empirischen und statistischen Formeln berechnen. Da eine Lotterie über sechs Gewinnklassen verfügt (Laufdauer sechs Monate), errechnet GDS Verkaufsplanwerte für die erste, dritte und sechste Klasse unter Berücksichtigung von Absprungquoten und Klassenschwankungen. Verrechnet werden die Ergebnisse im nächsten Schritt mit den für diese Maßnahme zu erwartenden Kosten, wobei variable und fixe Kosten für Produktion der Werbematerialien, externe Agenturen, Porto, etc. einfließen.

Die erwarteten Erlöse aus der Werbekampagnenplanung nutzt GDS in der Provisionsplanung zur Intercompany-Verrechnung der Margen zwischen GDS und den staatlichen Lotterie-Einnahmen der Günther-Gruppe. In die ebenfalls in BOARD abgebildete Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz fließen eine Kostenstellen- und Investitionsplanung ein. Dabei garantiert die automatische Übertragung der Daten innerhalb der Planungen und eine nächtliche Aktualisierung deren Verlässlichkeit und schafft so eine einzige „Version der Wahrheit“ für GDS. Die Datenausgabe aller Bereiche erfolgt zahlenorientiert in Form übersichtlicher Tabellen. Aus der GuV heraus haben die User die Möglichkeit einer detaillierten Analyse mittels Drill-Down bis auf Belegebene oder auch eines akkuraten Vergleichs der Ergebnisse mit Vorjahreswerten.

Der Kundennutzen
Seit der Einführung von BOARD verfügt GDS über eine einheitliche und verlässliche Datenbasis, da BOARD alle Daten aus den verschiedenen Vorsystemen bündelt und für weitere Analysen und Planungen aufbereitet. Damit wurde die Transparenz der Daten um ein Vielfaches gesteigert. Das langwierige Zusammensuchen von Daten für Berechnungen entfällt, da die Informationen zwar weiterhin in den verschiedenen Vorsystemen liegen, in BOARD aber zentral, einheitlich und schnell abrufbar zu Verfügung stehen.

Durch die zentrale Daten-Verwaltung mit den unterschiedlichen Vorsystemen und dank der Ablösung der meisten Excel-Dateien sind Zahlen und Ergebnisse nachvollziehbar geworden. Die bessere Belastbarkeit der Daten in Bezug auf ihre Verlässlichkeit erhöht auch die Planungssicherheit für GDS. Bei den in BOARD umgesetzten Planungen kann GDS sich jederzeit sicher sein, mit den richtigen Daten zu arbeiten.

Ein weiteres Highlight der Anwendung ist die integrierte Finanzplanung mit Investitions- und Kostenstellenplanung sowie automatischer GuV. Durch die übersichtliche Umsetzung in einem Programm werden Zusammenhänge schnell erkannt und mit Hilfe der flexiblen Analysemöglichkeiten von BOARD selbst während der Planung genauer untersucht. So können Auswirkungen von Planvariablen simuliert und gegebenenfalls angepasst werden.

Im weiteren Ausbau der Anwendung sollen Werbemaßnahmen mittels automatischem Forecast während der Durchführung Tag-genau kontrolliert werden können und ein verbessertes Reporting für das Management in Form von Dashboards erstellt werden.