Das Unternehmen

Das Medienhaus MAIRDUMONT, mit Sitz bei Stuttgart, ist in Deutschland und Europa Marktführer für touristische Informationen. Das 1948 gegründete Familienunternehmen beschäftigt rund 420 Mitarbeiter und erwirtschaftete mit der gesamten Gruppe 2011 ca. 140 Millionen Euro Umsatz. Die Produktpalette des Verlages umfasst Print- sowie Elektronische Medien. Zum Verlagsprogramm gehören unter anderem so bekannte und renommierte Marken wie Marco Polo Reiseführer, Falk Stadtpläne, Lonely Planet Reiseführer, ADAC Kartografie sowie das Kompass Wander- und Radwanderprogramm. Der Geschäftsbereich Digitale Medien konzentriert sich auf die Entwicklung und Vermarktung elektronischer Produkte wie eBooks, Apps und Webportale. Damit die Mitarbeiter das Unternehmensmotto "Wir geben allen, die unterwegs sind, zuverlässige Information und Freude am Reisen" auch weiterhin optimal umsetzen können, führte MAIRDUMONT im Dezember 2012 die Business Intelligence (BI)-Lösung BOARD ein.

Die Herausforderung

Dynamische Märkte und komplexe Vertriebsprozesse sind die Herausforderungen für die Vertriebssteuerung eines Medienunternehmens. Daher müssen die anfallenden Massendaten im Vertrieb sehr schnell und sehr flexibel ausgewertet werden können. Diesen beiden Anforderungen wurde das bisher eingesetzte SAP-Vertriebsinformationssystem aufgrund der umfangreichen Datenmengen nicht mehr gerecht. MAIRDUMONT beschloss daher Ende Juli 2012, eine neue, besser geeignete BI-Lösung für das Vertriebscontrolling einzuführen. Diese sollte sowohl von den Mitarbeitern im Vertrieb, als auch der Geschäftsführung und dem Controlling genutzt werden. „Im Vertrieb benötigen wir Berichte, die klar strukturiert sind und alle relevanten Vertriebsinformationen auf einen Blick erkennen lassen.“, erläutert Robin Pietschmann, der als Projektleiter für die Einführung der neuen BI-Lösung verantwortlich ist. Daher sollten die neuen Berichte schlank, übersichtlich und somit attraktiv für die Empfänger sein. Da das Tochterunternehmen Kompass die Software von BOARD bereits erfolgreich einsetzt, entschied sich auch MAIRDUMONT nach einem entsprechenden Evaluationsprozess für BOARD. Die Zielvorgabe der Geschäftsführung war es, dass das Vertriebscontrolling für Umsatz und Absatz bereits Mitte Dezember 2012 umgesetzt sein sollte. Diese Vorgabe wurde vom BOARD-Partner MCG Management Consulting GmbH, der in diesem Projekt die Beratung und Implementierung übernehmen sollte, als realistisch eingeschätzt und akzeptiert. Neben der überzeugenden Software-Funktionalität von BOARD war die Implementierungskompetenz von MCG ein wesentliches Entscheidungskriterium für MAIRDUMONT.

Die BOARD-Lösung

Als erster Baustein wurde im November und Dezember 2012 das Vertriebscontrolling zusammen mit dem BOARD-Partner MCG umgesetzt. Für diesen Baustein werden die Umsätze und Absätze von ca. 25.000 Kunden und ca. 21.000 Medienausgaben (Produkte) mit dem BOARD-Connector aus dem SAP-System in der BOARD-Lösung bereitgestellt. Dabei werden täglich sowohl die Stammdaten, als auch die Bewegungsdaten aus den Tabellen von SAP direkt über den BOARD-Connector in die BOARD-Datenbank geladen. Dieser Prozess ist vollständig automatisiert, so dass dafür keine Benutzereingriffe erforderlich sind. Der Geschäftsführung und dem Bereich Vertrieb stehen dadurch alle relevanten Vertriebsdaten tagesaktuell zur Verfügung.

Die regionalen Verkaufsleiter können sich mit Hilfe von BOARD optimal auf Kundenbesuche vorbereiten. Die mobilen Vertriebsteams erhalten ihre Tagesumsätze als PDF-Datei per E-Mail, wobei der Mail-Versand komplett automatisiert erfolgt. Auch die Verlagspartner von MAIRDUMONT können über die Partnerberichte und dank eines geeigneten Berechtigungssystems in der BOARD-Datenbank auf ihre Daten zugreifen.Das interne Berichtswesen sollte auf Wunsch der Geschäftsführung schlank und überschaubar sein. Dieser Wunsch wurde im Baustein Vertriebscontrolling erfolgreich umgesetzt. Mit etwa 20 Berichten ist das Berichtswesen für den Vertrieb klar strukturiert und übersichtlich. Auch das Dashboard für die Kostenstellenleiter wurde in einem zweiten Schritt entsprechend dieser Vorgabe gestaltet. Der Einstiegsbildschirm des Dashboards zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick. Durch einen einfachen Drill-Down können die Daten dann im Detail analysiert werden.

Der Kundennutzen

Eine enorme Zeitersparnis und die gewonnene Transparenz sind zwei entscheidende Nutzenaspekte für MAIRDUMONT. „Gerade bei der Aufbereitung von Berichten sind wir heute deutlich schneller und sparen somit viel Zeit, die wir nun für Analysen verwenden können. Früher mussten wir unsere Berichte mit den Tagesumsätzen für die einzelnen Vertriebsmitarbeiter zunächst per Excel-Download zusammengetragen und dann einzeln per E-Mail versenden“, erinnert sich Robin Pietschmann. „Heute erfolgt die Berichtserzeugung und die Berichtsverteilung an die Empfänger vollständig automatisiert über einen Verteilprozess in BOARD.“

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die enorme Steigerung der Auswertegeschwindigkeit gegenüber der vorherigen SAP-Lösung. „Die Aufbereitung von neuen Daten in einem Bericht konnte in der Vergangenheit bis zu zehn Minuten dauern, aus Sicht der Anwender viel zu lange. Heute funktioniert dies in BOARD in sekundenschnelle und die Anwender sind sehr angetan davon.“, ist auch Kurt Pulinna, Leiter IT von MAIRDUMONT, begeistert.

Darüber hinaus sind die Detailanalysen für Kunden und Artikel erheblich einfacher und deutlich flexibler geworden. „Früher konnten wir Analysen nur in eine Richtung durchführen, da die Daten nicht flexibel genug miteinander verknüpft waren. Heute ermöglicht die BOARD-Datenbank eine Datenanalyse für sämtliche Dimensionen, die für die jeweilige Kennzahl relevant sind. So können wir Fragestellungen wesentlich schneller und interaktiv beantworten.“, erklärt Robin Pietschmann zufrieden. Die Faktoren Zeitgewinn, Transparenz, sehr gute Auswertegeschwindigkeit, hoher Detailierungsgrad und Flexibilität machen die BOARD-Lösung zu einem attraktiven und wichtigen Werkzeug für MAIRDUMONT. Etwa 70% der Anwender sind täglich online und nutzen das neue Tool aktiv. „Diese überdurchschnittlich hohe Nutzungsrate ist ein deutliches Zeichen für die hohe Zufriedenheit der Anwender.“, ist sich Kurt Pulinna sicher. Mit der neuen Lösung kann der Verlag heute seine Kunden, Tochtergesellschaften und Partner optimal steuern.

Hervorzuheben ist in diesem Projekt die sehr enge und sehr gute Zusammenarbeit zwischen MAIRDUMONT und MCG. Dies ermöglicht zum einen eine schnelle Reaktion und Umsetzung bei neuen Anforderungen, Erweiterungen und Ergänzungen. Zum anderen haben die Nähe zum Anwender und die persönliche Betreuung der Nutzer durch das Projektteam einen unmittelbar positiven Einfluss auf die Anwenderzufriedenheit.

Die nächsten Bausteine der BOARD-Lösung, die Vertriebsplanung und eine Anwendung zum Kosten- und Personalreporting für die Bereiche Controlling und HR, werden durch MCG bereits umgesetzt. Außerdem wird eines der wichtigsten strategischen Projekte von MAIRDUMONT – die Ausweitung der Vertriebsaktivitäten auf das direkte Endkundengeschäft via Webshops – maßgeblich durch die dank BOARD gewonnene Transparenz begünstigt.

Der Partner

MCG ist als Beratungsunternehmen seit über 18 Jahren auf die fachliche Konzeption und Realisierung von Business Intelligence- und Performance Management-Lösungen spezialisiert. Die Berater von MCG verfügen gleichermaßen über betriebswirtschaftliches wie IT-technisches Know-how und können somit auch Projekte mit enormer fachlicher Komplexität in kurzer Zeit realisieren.