Wenn es um korrekte Rechnungen geht, kennt das Finanzamt keine Gnade. Bei Verstößen gegen Formvorschriften oder unvollständigen Rechnungsangaben gefährden Unternehmer den Vorsteuerabzug. Deshalb sollten Sie Ihre Ausgangs- und Eingangsrechnungen genau kontrollieren. Der folgende Beitrag klärt auf über Vorsteuerabzug, Rechnungsanforderungen, digitale Signatur, Kleinbetragsrechnung und Steuerbefreiung der Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
AnzeigeLeider merkt man erst nach Jahren bei einer Betriebsprüfung, ob die Rechnungen den Formvorschriften entsprechen. Wenn dies nicht der Fall ist, drohen hier oft hohe Umsatzsteuernachzahlungen. Sie haben zwar Anspruch auf eine nachträgliche Korrektur der Rechnung. Die Praxis zeigt aber leider, dass dies oft gar nicht mehr möglich ist und der Verwaltungsaufwand diesbezüglich auch sehr hoch ist.
Daher ist es erforderlich, dass Sie Ihre Eingangsrechnung auf Vollständigkeit überprüfen. Auch sollten Ihre Ausgangsrechnungen den Formvorschriften entsprechen, denn das vermeidet unnötigen Ärger und Mehrarbeit. Bei Ausgabenbelege gibt es im Einkommens- und Gewerbesteuerrecht keine speziellen Formerfordernisse. Im Zweifelsfall müssen Sie gegenüber dem Prüfer nachweisen, dass es sich um eine betriebliche Ausgabe handelt.
Sollte der Vorsteuerabzug nicht anerkannt werden, können Sie nur den Bruttobetrag als Aufwand geltend machen.
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
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Sie dürfen den Vorsteuerabzug nur dann geltend machen, wenn Sie die „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ durch eine qualifizierte digitale Signatur des Absenders nachweisen können.
Die qualifizierte Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichzusetzen. Sie erfüllt höchste Qualitätsstufen. Demzufolge sind auch die Anforderungen an eine solche Signatur entsprechend hoch. Sie ermöglicht eine Identifizierung des Signierenden, dem diese Signatur zugeordnet ist und wird mit Mitteln erzeugt, die der Signierende unter Kontrolle hat. Eine nachträgliche Änderung der Signatur muss feststellbar sein. Des Weiteren muss die Signatur ein qualifiziertes Zertifikat besitzen, welches über einen Zertifizierungsdiensteanbieter erstellt wird.
Der Anbieter stellt Signaturverfahren und Signaturprodukte zur Verfügung. Daher ist er für die Erstellung des Zertifikats, Zertifikatsverwaltung und Registrierung zuständig. Der Zertifizierungsdiensteanbieter muss seine Geschäftsaufnahme der Bundesnetzagentur mitgeteilt haben und unterliegt somit der Aufsicht der Bundesnetzagentur.
Dazu wendet man sich am besten an einen Dienstleister, der die Zertifizierung jeder einzelnen Rechnung durchführt. So kann man z.B. beim Anbieter easybill jede Rechnung automatisch digital signieren lassen, bevor diese per E-Mail versandt wird.
Nein. Eine eingescannte Unterschrift ist keine digitale Signatur im Sinne des Gesetzes.
Diese Frage kann mit ja beantwortet werden. Die oben genannten Voraussetzungen gelten nur zwischen Unternehmern, da nur diese die Vorsteuer geltend machen. Nach einem Urteil des Brandenburgischen OLG gibt es für Rechnungen gegenüber Verbrauchern keine Vorschriften in Bezug auf eine gesetzliche Übermittlungspflicht.
Sollten bestimmte Lieferungen oder Leistungen von der Umsatzsteuer befreit sein, so ist die Rechnung mit einem Hinweis zu versehen. Ein Beispiel dafür könnte sein, wenn der Lieferant unter die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG fällt. Dann könnte auf der Rechnung folgender Hinweis stehen „Umsatzsteuerfreie Leistung nach § 19 UStG“.
Ein weiteres Beispiel für Umsatzsteuerfreie Leistungen kann zum Beispiel der innergemeinschaftliche Erwerb von Lieferungen und Leistungen sein, bei Vorlage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre.
Diese Rechnungen verblassen über die Jahre und sind deshalb kaum noch lesbar. Sie sollten daher, solche Rechnungen auf Normalpapier kopieren und diese der Originalrechnung beilegen.
Sie sind selbstständig, Freiberufler oder Unternehmer? Dann lassen Sie sich entweder von Ihrem Steuerberater eine rechtssichere Rechnungsvorlage erstellen und diese regelmäßig überprüfen oder Sie nutzen einen Online-Dienst, wie easybill, der Ihnen hilft einfach und zeitsparend die Rechnungen für Ihre Kunden zu erstellen und dafür garantiert, das diesen Finanzamt sicher und rechtssicher sind.
Autor: Katrin Herrmann - Herrmanns Büroservice: Kontierservice, Lohn- & Gehaltsabrechnung, Forderungsmanagement und Botenservice in Berlin
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