راهکار مدیریت برگزاری همایش و کنفرانس مبتنی بر RFID

راهکار مدیریت برگزاری همایش‌ها، نمایشگاه‌ها و کنفرانس‌ها مبتنی بر RFID:

با توجه به مزایای‌ عمده‌ برچسبهای هوشمند RFID در صنایع‌ و خدمات مختلف، هر روز به کاربردهای‌ آن در سراسر دنیا‌ افزوده می‌شود. استفاده از فناوری رادیو شناسه (RFID) در برگزاری همایش ها، سمینارها، نمایشگاه ها،‌ کنفرانس ها، کنگره ها، محافل علمی و...، مزایای متعددی برای برگزار کنندگان، شرکت کنندگان، غرفه داران و... به همراه خواهد داشت که سودمند و کارآمد خواهد بود. بدین ترتیب از فرآیند ثبت نام اینترنتی و صدور کارت حضور در محل، تا کسب و ثبت آمار و اطلاعات مراجعین غرفه‌های مختلف و حتی انواع پرداختهای الکترونیکی و... در این زمینه متحول خواهد شد. برچسبهای هوشمند بدون ایجاد توقف و اختلال در عملکرد کنونی سیستم، جایگزینی تدریجی روند سنتی معمول را سبب خواهند شد. البته در صورت ترکیب با نرم‌افزار مناسب، می‌توان حداکثر استفاده را از توانایی های این فناوری برد.

مزایای راهکار مدیریت هوشمند برگزاری همایش ها، نمایشگاه ها، و کنفرانس ها با استفاده از RFID:

تسهیل ثبت نام برای بازدید کنندگان و ثبت نام از پیش از طریق اینترنت
مدیریت مالی برگزاری نمایشگاه
افزایش سرعت خدمت‌دهی به بازدیدکنندگان و غرفه‌داران
افزایش سرعت فرایندهای جاری در کلیه‌ موقعیتها
کمینه کردن خطا در تشخیص و شناسایی
افزایش سرعت آمارگیری و ثبت و به هنگام بودن آمار
کاهش خطاهای احتمالی در ثبت یا صدور کارت
کاهش پرسنل مورد نیاز و حذف نیاز به حضور فیزیکی افراد در موقعیتهای مختلف
فراهم سازی بستری برای توسعه‌های آینده و پرداختهای الکترونیکی در ادامه‌ی راهکار ارائه شده‌ کنونی

ویژگیها:

ثبت و مدیریت اطلاعات میهمانان و گروه بندی آنها در قالب استان، شهرستان، شهر و ارگان های دولتی و غیر دولتی و...
چاپ برچسب های RFID (کارت، دستبند و...) پس از تکمیل ثبت نام و تایید نهایی اطلاعات میهمانان و مدعوین همایش به صورت آنی در محل
صدور کارت مهمان جهت میهمان هایی که به هر دلیل موفق به دریافت کارت و یا دستبند همایش نشده اند
تفکیک صفوف شرکت کنندگان بر اساس حروف الفبا جهت تحویل برچسب های چاپ شده برای ایجاد نظم بیشتر
نصب گیت های کنترلی در قسمت های ورودی سالن، ورودی اماکن خاص(مانند رستوران و...)، محوطه سالن همایش و...، و نصب رایانه های متصل به گیت ها و یا استفاده از قرائتگرهای دستی
ثبت خودکار ورود میهمانان به همایش
ثبت و مشاهده خودکار مشخصات و عکس مدعوین و میهمانان همایش
جلوگیری از ورود یا خروج غیرمجاز
تسریع فرایندهای شناسایی برای غرفه‌داران
امکان گروه بندی بازدیدکنندگان (عادی، مهمان، اشخاص مهم، VIP و...)
امکان استفاده از برچسب‌ ها (کارت، دستبند و...) جهت پرداخت الکترونیکی برای مقاصد مختلف
کنترل توزیع هدایا
کنترل توزیع ناهار را به طور همزمان در چند سالن
امنیت و کاهش احتمال سرقت (در صورت نیاز غرفه‌داران یا سایرین، می‌توان برچسب را به اشیای دیگری نیز چسباند)
قابلیت اتصال به سیستم پیام کوتاه (ارسال پیامک خوشامد گویی به مدعوین، ارسال خودکار پیامک در چند مرحله حاوی اطلاعات ساعت برگزاری همایش جهت اطلاع مدعوین و...)
ارائه گزارش های کامل از کلیه مراحل همایش
و...

شایان ذکر است می‌توان پیاده سازی سیستم فوق الذکر را در چند مرحله و به صورت تدریجی انجام داد و تا رسیدن به وضعیت پایدار و ایده آل، همزمان از روش های پیشین نیز برای برگزاری کنفرانس ها، همایش ها، نمایشگاه ها و... استفاده نمود.