Mit der DSGVO benötigt eigentlich jedes Unternehmen im Netz ein so genanntes Verarbeitungsverzeichnis. Wenn Sie sich gerade fragen "Was ist denn ein Verarbeitungsverzeichnis?", dann sollten Sie diese Wissenslücke schnell schließen. Die kurze Antwort: In diesem Verzeichnis müssen Sie all Ihre Verarbeitungsvorgänge auflisten. Woher kommen die Kundendaten in Ihrem Unternehmen? Wo gehen diese Daten hin? Wie lange werden Daten gespeichert? Was passiert mit Daten, wenn man sie nicht mehr benötigt? Das klingt kompliziert. Ist es auch. Aber mit den richtigen Vorlagen und Online-Tools können Sie diese lästige Pflicht schnell abhaken.
„Die Datenschutzbehörden haben angekündigt, dass 2019 das Jahr der Datenschutz-Prüfungen wird. Darauf sollten Sie vorbereitet sein."
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Verarbeitungsverzeichnis?
- Wer benötigt ein Verarbeitungsverzeichnis?
- Welchen Inhalt hat ein Verarbeitungsverzeichnis?
- Wer ist für das Führen des Verarbeitungsverzeichnisses verantwortlich?
1. Was ist ein Verarbeitungsverzeichnis?
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass jeder Verantwortliche, der personenbezogene Daten verarbeitet, seine Verarbeitungsvorgänge in einem ausführlichen "Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten" dokumentieren muss. Personenbezogene Daten sind zum Beispiel:
- Bestelldaten von Kunden
- Namen und Anschrift des Kunden
- die E-Mail-Adresse in einem Newsletter
- die IP Adresse
Vor der DSGVO war es nur für größere Unternehmen Pflicht, ein so genanntes Verfahrensverzeichnis zu führen. Manchmal musste diese Verzeichnis auch den Betroffenen auf Verlangen übermittelt werden. Mit der DSGVO heißt das "Verfahrensverzeichnis" jetzt "Verarbeitungsverzeichnis". Die Pflicht, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen, berifft so gut wie Jeden, der personenbezogene Daten verarbeitet. Es muss akribisch dokumentiert werden, wie Unternehmer mit personenbezogenen Daten umgehen. Als Unternehmer beschreiben Sie dort, welche Kategorien von Daten Sie speichern, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht, wie lange bestimmte Daten gespeichert werden, an wen diese personenbezogenen Daten weitergegeben werden, wie sie geschützt werden und so weiter.
Die Aufsichtsbehörde wird Sie bei jeder Prüfung oder Beschwerde zuerst nach diesem Verzeichnis fragen. Ein gutes Verarbeitungsverzeichnis ist also eine rechtliche Pflicht und das "datenschutzrechtliche Aushängeschild" für jeden Unternehmens.
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2. Wer benötigt ein Verarbeitungsverzeichnis?
Fast jeder Unternehmer muss nach der DSGVO ein ausführliches Verarbeitungsverzeichnis führen. Für kleinere Unternehmen gibt es zwar Ausnahmen. Aber: Diese Ausnahmen greifen nur, wenn die personenbezogenen Daten „nicht nur gelegentlich“ verarbeitet werden. Leider gibt es keine klare Aussage darüber, was nicht nur gelegentlich bedeutet. Als Unternehmer sollten diese Dokumentationspflichten also Ernst nehmen. Das Verzeichnis ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht. Sie können es auch als Marketinginstrument zur Kundenbindung nutzen.
Ein Beispiel: Das britische Marktforschungsinstitut Vanson Bourne führte im Jahr 2017 eine Studie durch. Knapp 70 Prozent der befragten Nutzer gaben dabei an, dass sie nach einer Datenschutzverletzung keine weiteren Geschäfte mehr mit dem jeweiligen Unternehmen tätigen würden. 2019 zeigte eine weitere Studie von CISCO, dass Kaufentscheidungen von Verbrauchern viel schneller getroffen werden, wenn der Anbieter datenschutzrechtlich sauber aufgestellt war.
Wer für ein Verarbeitungsverzeichnis eines der vielen allgemeinen oder alten Internet-Muster verwendet, läuft Gefahr, unnötige und gefährliche Fehler zu machen. Das verärgert die Datenschutzbehörde und beschädigt das Vertrauen Ihrer Kunden. Mit einem guten und stimmigen Verarbeitungsverzeichnis können Unternehmer mit wenig Aufwand eines der größten DSGVO-Haftungsrisiken minimieren. Und gleichzeitig das Kundenvertrauen nachhaltig steigern.
3. Welchen Inhalt hat ein Verarbeitungsverzeichnis?
Für ein DSGVO-konformes Verarbeitungsverzeichnis müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich als erstes darüber im Klaren sein, welche Angaben in diesem Verzeichnis überhaupt gemacht werden müssen.
Wichtig dabei: Sie müssen nicht alle einzelnen Kundendaten in das Verzeichnis übernehmen. Es geht um die Datenschutz-Vorgänge und Datenkategorien an sich, bei denen Sie personenbezogene Daten speichern oder verarbeiten. Also nicht:
Name: Klaus Müller
E-Mail-Adresse: klaus_mueller@mailprovider.de
Anschrift: Hoher Weg 3, 10117 Berlin
Sie müssen beim beim Erstelles des Verzeichnisses also nicht dir konkreten Kundendaten, sondern die Tätigkeiten und Datenarten auflisten. Also etwa:
- Verarbeitung von Bewerber- und Personaldaten
- interne und externe Unternehmenskommunikation
- Kundenbetreuung
- Marketing
- Social Media Auftritte
- Finanzen und Buchhaltung
- Videoüberwachung
- Datenvernichtung
Das klingt zunächst einmal aufwendig. Aber: Bei den meisten Unternehmen handelt es sich um gängige Geschäftsprozesse, die Sie relativ einfach in ein Verarbeitungsverzeichnis (früher: Muster Verfahrensverzeichnis nach BDSG) übertragen können. Ein fertiges Verarbeitungsverzeichnis kann dann beispielsweise so aussehen (Auszug):
4. Wer ist für das Führen des Verarbeitungsverzeichnisses verantwortlich?
Verantwortlich für das Verarbeitungsverzeichnis ist der Unternehmer bzw. der Geschäftsführer des Unternehmens. Sie müssen im Rahmen der Dokumentationspflicht der DSGVO sämtliche Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren. Nur so sind Sie bei Prüfungen der Aufsichtsbehörden auf der sichern Seite.
Wichtig: Das gilt nicht nur für die Daten in der Beziehung Unternehmer - Kunde. Sondern auch für Daten, die zum Beispiel im Rahmen der Auftragsverarbeitung (früher: Auftragsdatenverarbeitung) anfallen. Etwa, wenn Sie als Agentur personenbezogene Daten Ihrer Kunden im Auftrag verarbeiten, weil Sie Newsletter-Kampagnen oder GoogleAds Kampagnen für Ihre Kunden durchführen.
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So gehen Sie vor, wenn Sie ein Verarbeitungsverzeichnis erstellen
Wenn Sie ein Verarbeitungsverzeichnis erstellen wollen (oder müssen), sollten Sie als erstes eine Liste der Dateneingänge und -ausgänge erstellen, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter ein Verarbeitungsverzeichnis erstellen wollen, stehen für die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten nach der DSGVO grundsätzlich drei Varianten zur Verfügung:
Sie erstellen das Verarbeitungsverzeichnis selbst.
Das kann bei rechtlich unerfahrenen Personen aber relativ aufwändig, fehleranfällig und risikoreich sein (Bußgelder).
Sie beauftragen einen auf Datenschutz spezialisierten Rechtsanwalt mit der Erstellung.
Das ist zwar ein sicherer Weg, kann aber leicht mehrere tausend Euro kosten. Für kleine Unternehmen und Einzelkämpfer dürfte ein solcher Aufwand aber meist übertrieben sein.
Der Mittelweg: Sie nutzen ein Datenschutz-Tool oder ein Datenschutz-Management-System (DSMS).
Hier haben Sie oft Profi-Tools an der hand, die aber preiswerter sind als die Beratung durch einen Anwalt.
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Sören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.
