Règlement européen sur la protection des données : ce qui change pour les professionnels

Le texte adopté est un règlement européen, ce qui signifie que, contrairement à une directive, il est directement applicable dans l’ensemble de l’Union sans nécessiter de transposition dans les différents États membres. Le même texte s’applique donc à partir du 25 mai 2018 dans toute l’Union. Dès lors, les traitements déjà mis en œuvre à cette date doivent d’ici là être mis en conformité avec les dispositions du règlement.

Un champ d’application étendu

Le critère du ciblage

Le règlement s’applique dès lors que le responsable de traitement ou le sous-traitant est établi sur le territoire de l’Union européenne ou que le responsable de traitement ou le sous-traitant met en œuvre des traitements visant à fournir des biens et des services aux résidents européens ou à les « cibler » (en anglais monitor).

En pratique, le droit européen s’applique chaque fois qu’un résident européen est directement visé par un traitement de données, y compris par Internet.

La responsabilité des sous-traitants

Par ailleurs, alors que le droit de la protection des données actuel concerne essentiellement les « responsables de traitements », c’est-à-dire les organismes qui déterminent les finalités et les modalités de traitement de données personnelles, le règlement étend aux sous-traitants une large partie des obligations imposées aux responsables de traitement.

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Un guichet unique : le « one stop shop »

Les entreprises sont désormais en contact avec un « guichet unique », à savoir l’autorité de protection des données de l’État membre où se trouve leur « établissement principal », désignée comme l’autorité « chef de file ». Cet établissement est soit le lieu de leur siège central dans l’Union, soit l’établissement au sein duquel sont prises les décisions relatives aux finalités et aux modalités du traitement.  Les entreprises bénéficient ainsi d’un interlocuteur unique pour l’Union européenne en matière de protection des données personnelles, lorsqu’elles mettent en œuvre des traitements transnationaux.

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Une coopération renforcée entre autorités pour les traitements transnationaux

Toutefois, dès lors qu’un traitement est transfrontalier – donc qu’il concerne les citoyens de plusieurs États membres –, les autorités de protection des données des différents États concernées sont juridiquement compétentes pour s’assurer de la conformité des traitements de données mis en œuvre.

Afin d’assurer une réponse unique pour l’ensemble du territoire de l’Union, l’autorité « chef de file » coopére avec les autres autorités de protection des données concernées dans le cadre d’opérations conjointes. Les décisions sont adoptées conjointement par l’ensemble des autorités concernées, notamment en termes de sanctions.

Les autorités de protection nationales sont réunies au sein d’un Comité européen de la protection des données (CEPD), qui veille à l’application uniforme du droit sur la protection des données. Il remplace l’ancien G29.

En pratique, l’autorité « chef de file » propose les mesures ou décisions (constatant la conformité d’un traitement ou proposant une sanction, par exemple). Les autorités européennes concernées par le traitement disposent alors d’un délai de quatre semaines pour approuver cette décision ou, au contraire, soulever une objection. Si l’objection n’est pas suivie, la question est portée devant le CEPD qui rend alors un avis. Cet avis est contraignant et doit donc être suivi par l’autorité « chef de file ».

Que le CEPD soit ou non saisi, l’autorité « chef de file » porte la décision ainsi partagée par ses homologues. Il y a donc une décision conjointe, susceptible de recours devant le juge des décisions de l’autorité « chef de file ».

Ce mécanisme permet ainsi aux autorités de protection des données de se prononcer rapidement sur la conformité d’un traitement ou sur un manquement au règlement et garantit une sécurité juridique élevée aux entreprises en leur assurant une réponse unique sur l’ensemble du territoire de l’Union.

Le règlement européen renforce les droits des personnes et facilite l’exercice de ceux-ci.

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Consentement renforcé et transparence

Le règlement impose la mise à disposition d’une information claire, intelligible et aisément accessible aux personnes concernées par les traitements de données.

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L’expression du consentement est définie : les utilisateurs doivent être informés de l’usage de leurs données et doivent en principe donner leur accord pour le traitement de leurs données, ou pouvoir s’y opposer. La charge de la preuve du consentement incombe au responsable de traitement. La matérialisation de ce consentement doit être non ambigüe.

De nouveaux droits

Le droit à la portabilité des données : ce nouveau droit permet à une personne de récupérer les données qu’elle a fournies sous une forme aisément réutilisable, et, le cas échéant, de les transférer ensuite à un tiers. Il s’agit ici de redonner aux personnes la maîtrise de leurs données, et de compenser en partie l’asymétrie entre le responsable de traitement et la personne concernée.

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Des conditions particulières pour le traitement des données des enfants : Pour la première fois, la législation européenne comporte des dispositions spécifiques pour les mineurs de moins de 16 ans. L’information sur les traitements de données les concernant doit être rédigée en des termes clairs et simples, que l'enfant peut aisément comprendre. Le consentement doit être recueilli auprès du titulaire de l’autorité parentale. Les États membres peuvent abaisser cet âge par la loi, sans toutefois qu’il puisse être inférieur à 13 ans. 

En France par exemple, l’âge retenu est de 15 ans. En deçà, la loi française prévoit que le consentement conjoint de l’enfant et du titulaire de l’autorité parentale doit être recueilli.

Devenu adulte, le consentement donné sur un traitement doit pouvoir être retiré et les données effacées.

Introduction du principe des actions collectives : Tout comme pour la législation relative à la protection des consommateurs, les associations actives dans le domaine de la protection des droits et libertés des personnes en matière de protection des données ont la possibilité d’introduire des recours collectifs en matière de protection des données personnelles.

Un droit à réparation des dommages matériel ou moral : Toute personne ayant subi un dommage matériel ou moral du fait d'une violation du présent règlement a le droit d'obtenir du responsable du traitement ou du sous-traitant réparation du préjudice subi.

Alors que la directive de 1995 reposait en grande partie sur la notion de « formalités préalables » (déclaration, autorisations), le règlement européen repose sur une logique de conformité, dont les acteurs sont responsables, sous le contrôle et avec l’accompagnement du régulateur.

Une clé de lecture : la protection des données dès la conception et par défaut (privacy by design)

Les responsables de traitements doivent mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires au respect de la protection des données personnelles, à la fois dès la conception du produit ou du service et par défaut. Concrètement, ils doivent veiller à limiter la quantité de données traitée dès le départ (principe dit de « minimisation »).

Un allègement des formalités administratives et une responsabilisation des acteurs

Afin d’assurer une protection optimale des données personnelles qu’ils traitent de manière continue, les responsables de traitements et les sous-traitants devront mettre en place des mesures de protection des données appropriées et démontrer cette conformité à tout moment (accountability).

La conséquence de cette responsabilisation des acteurs est la suppression des obligations déclaratives dès lors que les traitements ne constituent pas un risque pour la vie privée des personnes. Quant aux traitements soumis actuellement à autorisation, le régime d’autorisation est maintenu dans certains cas par le droit national (par exemple en matière de santé) ou est remplacé par une nouvelle procédure centrée sur l’étude d’impact sur la vie privée.

Les « analyses d’impact relatives à la protection des données » (AIPD ou PIA)

Pour tous les traitements à risque, le responsable de traitement devra conduire une analyse d’impact complète, faisant apparaître les caractéristiques du traitement, les risques et les mesures adoptées.  Concrètement, il s’agit notamment des traitements de données sensibles (données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, les données concernant la santé ou l’orientation sexuelle, mais aussi, fait nouveau, les données génétiques ou biométriques), et de traitements reposant sur « l’évaluation systématique et approfondie d’aspects personnels des personnes physiques », c’est-à-dire notamment de profilage.

En cas de risque élevé, il devra consulter l’autorité de protection des données avant de mettre en œuvre ce traitement. Les « CNIL » pourront s’opposer au traitement à la lumière de ses caractéristiques et conséquences.

> En savoir plus sur l'analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)

Une obligation de sécurité et de notification des violations de données personnelles pour tous les responsables de traitements

Les données personnelles doivent être traitées de manière à garantir une sécurité et une confidentialité appropriées.

Lorsqu’il constate une violation de données à caractère personnel, le responsable de traitement doit notifier à l’autorité de protection des données la violation dans les 72 heures. L’information des personnes concernées est requise si cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d'une personne.

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Le Délégué à la Protection des données (Data Protection Officer)

En dehors de ces cas, la désignation d’un délégué à la protection des données sera bien sûr possible.

Les responsables de traitement peuvent opter pour un délégué à la protection des données mutualisé ou externe.

Le délégué devient le véritable « chef d’orchestre » de la conformité en matière de protection des données au sein de son organisme. Il est ainsi chargé : 

• d’informer et de conseiller le responsable de traitement ou le sous-traitant, ainsi que ses employés ;
• de contrôler le respect du règlement européen et du droit national en matière de protection des données ;
• de conseiller l’organisme sur la réalisation d’une analyse d'impact (AIPD) et d’en vérifier l’exécution ;
• de coopérer avec l’autorité de contrôle et d’être le point de contact de celle-ci

> En savoir plus sur le Délégué à la protection des données

Le règlement européen sur la protection des données vise à responsabiliser les acteurs des traitements de données en uniformisant les obligations pesant sur les responsables de traitements et les sous-traitants.

Le représentant légal

C’est le point de contact de l’autorité. Il a mandat pour « être consulté en complément ou à la place du responsables de traitement sur toutes les questions relatives aux traitements »

Le sous-traitant

Le sous-traitant est tenu de respecter des obligations spécifiques en matière de sécurité, de confidentialité et en matière d’accountability. Il a notamment une obligation de conseil auprès du responsables de traitement pour la conformité à certaines obligations du règlement (PIA, failles, sécurité, destruction des données, contribution aux audits)

Il est tenu de maintenir un registre et de désigner un DPO dans les mêmes conditions qu’un responsable de traitement.

> En savoir plus sur les obligations du sous-traitant

Les responsables de traitement et les sous–traitants peuvent transférer des données hors UE seulement s’ils encadrent ces transferts avec des outils assurant un niveau de protection suffisant et appropriés des personnes.

Par ailleurs, les données transférées hors Union restent soumises au droit de l’Union non seulement pour leur transfert, mais aussi pour tout traitement et transfert ultérieur.

Ainsi, et hormis les transferts fondés sur une décision d’adéquation de la Commission Européenne, les responsables de traitement et les sous-traitants peuvent mettre en place :

• des règles d’entreprises contraignantes (BCR) ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne ;
• des clauses contractuelles  adoptées par une autorité et  approuvées par la Commission européenne.

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Enfin, une autorisation spécifique de l’autorité de protection basée sur ces outils n’est plus requise. 

Les responsables de traitement et les sous-traitants peuvent faire l’objet de sanctions administratives importantes en cas de méconnaissance des dispositions du règlement.

S’agissant des nouveaux outils de conformité qui peuvent être utilisés par les entreprises, l’autorité peut retirer la certification délivrée ou ordonner à l’organisme de certification de retirer la certification.

Ce montant doit être rapporté au fait que, pour les traitements transnationaux, la sanction sera conjointement adoptée entre l’ensemble des autorités concernées, donc potentiellement pour le territoire de toute l’Union européenne.

Dans ce cas, une seule et même décision de sanction décidée par plusieurs autorités de protection sera infligée à l’entreprise.