Deutschland ist im Ausnahmezustand: Das Virus hat auch uns erreicht und ist laut nun offiziell eine Pandemie. Um eine schnelle Verbreitung des Virus zu verhindern schicken immer mehr Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Aber geht das arbeitsrechtlich überhaupt so einfach? Was muss aus Gründen der IT-Sicherheit beachtet werden? Und haben Sie an eine DSGVOkonforme Vereinbarung mit Ihren Mitarbeitern gedacht?
Inhaltsverzeichnis
- Home Office und Arbeitsrecht
- Datenschutzvereinbarung mit Mitarbeitern (mit Generator)
- Hardware, Software und Passwörter: Die technische Seite
- Checkliste “Home Office für meine Mitarbeiter
1. Home Office und Arbeitsrecht
Wann darf ich meine Mitarbeiter ins Homeoffice schicken?
Arbeitgeber dürfen normalerweise nicht einseitig festlegen, ob und wann Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Diese Punkte sollte in Ihrem Arbeitsvertrag geregelt sein. Ist dies nicht der Fall, so können Sie natürlich auch mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren, dass dieser im Homeoffice arbeitet. Dazu brauchen Sie aber dessen Einverständnis. Sie können das vertraglich vereinbaren, indem Sie einen Zusatz zum Arbeitsvertrag entwerfen.
Das Einverständnis des Arbeitnehmers muss aber nicht zwingend schriftlich sein. Durch schlüssiges Handeln kann der Arbeitnehmer ebenfalls zeigen, dass er mit einer Arbeit im Homeoffice einverstanden ist. Ein Indiz dafür liegt vor, wenn er sich sein Arbeitsmaterial von der Arbeit mit nach Hause nimmt und zu Hause dann auch tatsächlich arbeitet.
Um möglichen rechtlichen Probleme aus dem Weg zu gehen ist aber eine vertragliche Regelung über die Tätigkeit im Home-Office dringend zu empfehlen.
Sie können eine solche Regelung schnell und einfach über unseren Generator erstellen.
Ist es für Arbeitgeber sinnvoll, die Arbeit im Homeoffice vertraglich genau zu regeln?
Das hängt ganz von Ihrer unternehmerischen Gestaltung ab. Verrichtet der Arbeitnehmer immer mal wieder Arbeiten außerhalb vom Arbeitsplatz, zum Beispiel durch das Beantworten von Arbeits-Mails, kann eine genaue Regelung überflüssig sein. Arbeitet Ihr Arbeitnehmer jedoch regelmäßig im Homeoffice und hat dafür feste Tage, dann sollten Sie unbedingt konkrete Regelungen vereinbaren.
Wenn es um längere Home-Office Zeiten aufgrund von Corona geht, sollten Sie unbedingt arbeitsvertragliche Regelungen treffen. Bedenken Sie, dass es viele Mitarbeiter nicht gewöhnt sind, längere Zeit ohne den Austausch mit Kollegen oder Vorgesetzten eigenverantwortlich zuhause zu arbeiten.
Darf mein Arbeitnehmer selbst bestimmen, ob er ins Homeoffice geht?
Nein. Genauso wie Sie den Arbeitnehmer bei einer fehlenden Regelung nicht einseitig ins Homeoffice schicken dürfen, können Arbeitgeber nicht einseitig festlegen, im Homeoffice zu arbeiten.
Wie sieht es aus, wenn sich mein Arbeitnehmer wirklich mit dem Virus infiziert hat?
Wenn der Arbeitnehmer erkrankt ist, dann darf er gar nicht arbeiten. Es kann aber auch vor einer eindeutigen Infektion eben auch vorher sinnvoll sein, dass Mitarbeiter zur Sicherheit im Homeoffice arbeiten, um eine potenzielle Infektion auszuschließen. Dann gilt das eben Gesagte: Sie können Ihren Arbeitnehmer vertraglich oder mit seinem Einverständnis ins Homeoffice schicken.
Was ist, wenn sich mein Arbeitnehmer weigert, ins Homeoffice zu gehen?
Wenn Ihr Arbeitnehmer nicht ins Homeoffice gehen möchte, dann können Sie ihn normalerweise auch nicht dazu zwingen, es sei denn, Sie haben diesbezüglich eine Vereinbarung getroffen. Nur in absoluten Ausnahmefällen ist ein „Zwang“ zur Vermeidung von außerordentlich großen Schäden zulässig.
Wie gehe ich sicher, dass sich mein Arbeitnehmer an die Regeln im Homeoffice hält?
Dazu sollten Sie (schriftlich) klären, welche Regelungen im Homeoffice gelten. Auf der Arbeit zu Hause gelten sehr ähnliche Voraussetzungen wie am regulären Arbeitsplatz. Das gilt insbesondere für die Sicherheit am Arbeitsplatz. Im Falle eines Unfalles gilt die gesetzliche Unfallsversicherung. Hier sollten Sie beachten, dass es sich nicht immer unbedingt um einen Arbeitsunfall handeln muss, wenn der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet. Bei privaten Tätigkeiten greift die gesetzliche Unfallversicherung nicht, hier kann eine Abgrenzung im Einzelfall aber sehr schwierig sein.
Ändert sich etwas an den Arbeitszeiten im Home Office?
Die Arbeitszeiten richten sich nach den Regelungen im Arbeitsvertrag. Das bedeutet auch, dass der Arbeitnehmer nicht außerhalb der Arbeitszeiten im Home Office erreichbar sein muss. Aber auch hier gilt: Normalerweise darf niemand länger als acht Stunden pro Werktag innerhalb von sechs Kalendermonaten arbeiten. Auch für die Ruhe- und Pausenzeiten bestehen die gleichen Regelungen wie für die „normale Arbeit“.
2. Datenschutzvereinbarung mit Mitarbeitern
Was regelt eine Datenschutzvereinbarung zum Home Office?
Für die Arbeit im Homeoffice muss eine Datenschutzvereinbarung getroffen werden. Diese Vereinbarung regelt, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen Ihre Arbeitnehmer im Homeoffice ergreifen müssen. Im Homeoffice haben Sie nämlich wenig Kontrolle darüber, wie Ihr Arbeitnehmer mit Ihren Daten umgeht.
Sie können Ihn zwar durch entsprechende Softwares vor IT-Angriffen schützen. Sie können dagegen aber nicht kontrollieren, inwieweit die berufliche technische Ausrüstung mit externen privaten Geräten verbunden wird. Hier kann es schnell zu Datenpannen kommen, die für Sie als Arbeitgeber verheerende Folgen haben können.
Deshalb ist eine vertragliche Regelung hier sehr wichtig.
Woher bekomme ich ein Muster für eine Home Office Richtlinie?
Wir haben mit den Kollegen der Kanzlei Siebert Goldberg einen Generator erstellt, mit dem Sie sich eine passende Vereinbarung zum Datenschutz im Homeoffice schnell und kostenlos erstellen können.
3. Effizient und sicher im Home-Office: Die technische Seite
Wie sorge ich für technische Sicherheit bei der Arbeit im Homeoffice?
Technische Sicherheit am Arbeitsplatz ist das A&O. Fürs Homeoffice sind ein paar Besonderheiten zu beachten. Diese Auswahl beinhaltet nur eine Übersicht über die wichtigsten Punkte.
Ausreichend schnelles Internet
Wichtig ist in erster Linie, dass Ihr Arbeitnehmer auch richtig arbeiten kann. Dazu benötigt er eine gut funktionierende Internetverbindung. Gerade für Videokonferenzen muss geklärt sein, ob Ihr Arbeitgeber ggf. seinen Tarif ändern und die Bandbreite erhöhen muss. Die Kosten dafür sollte der Arbeitgeber tragen.
Die richtige Telefonnummer
Viele Mitarbeiter müssen auch im Home-Office unter der Nummer des Arbeitgebers erreichbar sein. Dies können Sie mithilfe von Apps auf den Handys der Mitarbeiter oder mithilfe von sogenannten VoiP-Anlagen („Voice over IP“) umsetzen.
Privater Rechner oder vom Arbeitgeber gestellt?
Im Idealfall sollte Ihr Mitarbeiter nicht mit einem privaten PC, Mac oder Laptop arbeiten. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern für das Home-Office einen eigenen Arbeitscomputer zur Verfügung.
- Weitere Punkte, die Sie als Arbeitgeber in Bezug auf die Mitarbeiter-Rechner umsetzen müssen:
- Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter, sichere Passwörter zu verwenden.
- Die komplette Software des Rechners sollten auf dem neuesten Stand sein.
- Verwenden Sie ein VPN: So können auf Heimnetzwerke spezialisierte Hacker schlechter auf den Rechner zugreifen.
- Verschlüsseln Sie die Festplatten: Im Fall von Diebstählen sind Sie so auf der sicheren Seite.
- Privates und Berufliches gehören nicht zusammen: Der Arbeitnehmer sollte die Home Office
- Hardware nicht für private Zwecke nutzen.
- Familienmitglieder und andere Personen aus dem Haushalt des Arbeitnehmers sollten keinen Zugriff auf den Rechner haben.
- Der Arbeitnehmer sollte keinen externen privaten Datenträger an den Arbeitsrechner anschließen.
Entwickeln Sie ein Konzept für Ihr Unternehmen. Und machen Sie diese Regeln dann zum Bestandteil der vertraglichen Mitarbeiter-Vereinbarung zum Home Office.
4. Schnell-Check “Home Office für meine Mitarbeiter”
Sind in den Arbeitsverträgen meiner Mitarbeiter Regelung zur Arbeit im Homeoffice getroffen?
Ja: Prüfen Sie ob diese Regelungen auch längere Zeiten im Home Office abdecken.
Nein: Holen Sie das Einverständnis der Arbeitnehmer ein bzw. ergänzen Sie die Arbeitsverträge um einen Passus zum Home-Office.
Haben Sie mit allen Mitarbeitern eine Vereinbarung zum Datenschutz im Home-Office getroffen?
Ja: Super. Prüfen Sie bitte, ob dies Vereinbarungen aktuell sowie inhaltlich und rechtlich korrekt formuliert sind.
Nein: Erstellen Sie mit unserem Generator kostenfrei eine DSGVO-Regelung zum Home Office.
Habe ich meinen Arbeitnehmer mit technischen Vorkehrungen zur Arbeit im Homeoffice ausgestattet? Dazu gehören insbesondere:
- eine ausreichend stabile und schnelle Internetverbindung
- die telefonische Erreichbarkeit über eine Büronummer
- Ein Arbeits-Computer, dessen Software auf aktuellem Stand ist
- Anweisungen und Hinweise zu Passwörtern und Datensicherheit im Home-Office
Sören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.
wie sieht es rechtlich aus, Mitarbeiter aus dem Home Office zurück zuholen? Muss hier außer Mindestabstand u.ä. noch mehr beachtet werden?
Gibt es eine Vorlage für die Erstellung eines Arbeitsschutzkonzeptes?
Aus Kulanz habe ich ihm das aufgrund einer Krebserkrankung seiner Frau bis jetzt gewährt, aber jetzt lässt es der betriebliche Ablauf meines Erachtens nicht mehr zu. Danke!
Ein wichtiges Thema aufgrund der gegenwärtigen Arbeit vieler Arbeitnehmer im Homeoffice wurde weder von der Bundesnetzagentur noch von anderen Stellen beantwortet!
Zwar gibt es die Möglichkeit über Apps oder IP-Telefone auch vom Homeoffice aus mit der Rufnummer des Arbeitgebers zu telefonieren, aber bei vielen Arbeitnehmern ist dies aus verschiedensten technischen Gründen nicht möglich.
Beispielhaft weist die zuständige Datenschutz Stelle in Schleswig-Holstein in einer Info-PDF darauf hin, dass man aus Datenschutzgründen seine private Rufnummer unbedingt unterdrücken soll, damit diese Kunden und Geschäftspartner aus verständlichen Gründen nicht erhalten.
Manche Arbeitgeber stehen allerdings auf dem Standpunkt, dass die Rufnummernunterdrückung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen der Bundesnetzagentur nicht erlaubt seit. Man würde ja mit Kunden über Vertragsverhältnisse sprechen, um diese abzuschließen oder bestehende zu verlängern.
Allerdings geht es in der überwiegenden Zahl aller Fälle, wo Mitarbeiter mit Kunden telefonieren müssen, nicht um eine sogenannte Kaltakquise. So wie sie in der Vergangenheit von Callcentern eher belästigend für viele Mitbürger mit unterdrückter Rufnummer vorgenommen wurde. Der Grund, weshalb die Bundesnetzagentur diese gesetzliche Bestimmung geschaffen hat.
Nun stellt sich die berechtigte Frage, ob ein Arbeitnehmer, welcher aus technischen Gründen von seinem Homeoffice aus weder mit einer App des Arbeitgebers noch mit einer IP-Telefonanlage mit der Rufnummer des Arbeitgebers telefonieren kann, konkret also ihm nur die Möglichkeit mit seinem privaten Telefon bleibt, seine Rufnummer unterdrücken darf oder nicht. Ohne dass er oder der Arbeitgeber rechtliche Probleme bekommt.
Diese Frage ist bis dato unbeantwortet!
Als Beispiel nenne ich einen Versicherungsmakler, der seine Kunden oder Vermittler täglich mehrfach in Vertragsangelegenheiten oder für gewünschte Versicherungen von Kunden, anrufen muss.
Allerdings keine sogenannte Kaltakquise (Werbeanrufe) betreibt!
Hier geht es auch um Vertragsverhältnisse, entweder diese neu zuordnen oder neue auf Wunsch des Kunden oder eines Untervermittlers abzuschließen.
als weiteres Beispiel nenne ich einen Baumarkt, deren Mitarbeiter der Verwaltung zurzeit im Homeoffice arbeiten, Handwerker und Kunden anrufen müssen, um auch dort neue Bestellungen zu verkaufen oder bestehende Verträge mit regelmäßigen Earenlieferungen neu zu ordnen. auch keine sogenannte Kaltakquise bzw. Werbeanrufe betreiben.
Die Stellungnahme ist aus meiner Sicht für alle Arbeitnehmer, die aufgrund der Corona-Krise zurzeit vom Homeoffice arbeiten oder auch künftig im Homeoffice arbeiten, von besonderer Bedeutung.
Denn schließlich, wie oben erwähnt, weist die Datenschutzstelle Schleswig-Holstein daraufhin, die private Rufnummer zu unterdrücken. Dabei ist natürlich zu beachten dass nicht jeder Arbeitnehmer im Homeoffice von seinem Arbeitgeber z.b. ein Firmenhandy zur Verfügung gestellt bekommt. Konkret also mit seinem privaten Endgerät telefoniert.
Besten Dank vorab für ihre Stellungnahme.
ich habe bei mir vier erwachsene, aber noch zuhause lebende Kinder, die von ihren Arbeitgebern alle ins Home Office geschickt worden sind. Soweit so gut. Alle vier haben jedoch Ergänzungsverträge bekommen, in denen sich die Arbeitgeber von der Übernahme der Betriebskosten freigestrellt haben. Obwohl ich als der Gläubiger des Stromlieferanten sowie des Telekommunikationsunternehmens in keinem rechtlichen Verhältnis mit den Arbeitgebern meiner Kinder stehe, rattert mein stromzähler jetzt wie blöde und ich darf also die Betriebskosten der Arbeitgeber meiner Kinder übernehmen?
bleiben Sie gesund
Hier ein Link für Eure Rechte liebe ARBEITENEHMER (m/w/d)
https://www.ihk-niederbayern.de/coronavirus-und-homeoffice-4720406#titleInText0
Lasst Euch da nicht beirren, Vertrag ist Vertrag und kann nicht einfach mal so mit einer x-beliebigen Nutzungsvereinbarung gegen Euren Willen ergänzt werden. Punkt.
Wo kämen wir denn da hin, wenn ein Arbeitgeber jeden Tag einfach mal in die privaten sprichwörtlichen 4 Wände des Arbeitnehmers eindringen kann? Sie haben gewiss Verständnis dafür. Ihnen alles Gute und bleiben Sie gesund.
Hans fragt die wirklich schwer zu beantwortende Frage, ob er (obwohl er möglicherweise nicht will) seine Arbeitnehmer (möglicherweisen gegen seinen Willen) ins Home Office schicken muss.
Ihre Antwort zielt darauf hin, daß es das Grundrecht auf "Unverletzlichkeit der Wohnung" gibt, daß verwendet wird, um Arbeitgebern zu verbieten ein Home Office Zwang ohne individuelle Vereinbarung auszusprechen, da die Arbeit damit ihn die Wohnung eindringen würde. Das scheint auch gut so zu sein.
Der Gesetzgeber hat jedoch das Infektionsschutzgesetz aktiviert.
Dies hebt, wie ihnen bekannt sein dürfte, verschiedene andere Grundrechte die in Konkurrenz stehen auf bzw ensteht eine rechtlich komplexe Situation.
Falls Sie so versiert sind wie angedeutet, auch wenn Sie als ITler das Internet nur über (das letzte deutsche) Analogtelefon Deutschlands erreichen, wäre eine Abwägung der folgenden Themen, um Hans zu helfen, interessant:
Auszüge aus diversen freien Quellen (u.a. rki, wikipedia)
Gesetz zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten beim Menschen (Infektionsschutzgesetz - IfSG)
§ 28 Schutzmaßnahmen
(1) Werden Kranke, Krankheitsverdächtige, Ansteckungsverdächtige oder Ausscheider festgestellt oder ergibt sich, dass ein Verstorbener krank, krankheitsverdächtig oder Ausscheider war, so trifft die zuständige Behörde die notwendigen Schutzmaßnahmen, insbesondere die in den §§ 29 bis 31 genannten, soweit und solange es zur Verhinderung der Verbreitung übertragbarer Krankheiten erforderlich ist; sie kann insbesondere Personen verpflichten, den Ort, an dem sie sich befinden, nicht oder nur unter bestimmten Bedingungen zu verlassen oder von ihr bestimmte Orte oder öffentliche Orte nicht oder nur unter bestimmten Bedingungen zu betreten. Unter den Voraussetzungen von Satz 1 kann die zuständige Behörde Veranstaltungen oder sonstige Ansammlungen von Menschen beschränken oder verbieten und Badeanstalten oder in § 33 genannte Gemeinschaftseinrichtungen oder Teile davon schließen. Eine Heilbehandlung darf nicht angeordnet werden. Die Grundrechte der Freiheit der Person (Artikel 2 Absatz 2 Satz 2 des Grundgesetzes), der Versammlungsfreiheit (Artikel 8 des Grundgesetzes), der Freizügigkeit (Artikel 11 Absatz 1 des Grundgesetzes) und der Unverletzlichkeit der Wohnung (Artikel 13 Absatz 1 des Grundgesetzes) werden insoweit eingeschränkt.<
Artikel 2 des Grundgesetzes
Das Recht auf Leben schützt den Grundrechtsträger gegen Verletzungen seines Lebens durch den Staat sowie durch Dritte, und verpflichtet den Staat, Eingriffe nicht nur zu unterlassen, sondern aktiv zum Schutz gegen solche tätig zu werden.
Artikel 13 des deutschen Grundgesetzes (GG) gewährleistet das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung.
Eingriff - Soweit die Menschenwürde nicht betroffen ist, erlaubt Art. 13 GG die Beschränkung der Unverletzlichkeit der Wohnung.
(7) Eingriffe und Beschränkungen dürfen im übrigen nur zur Abwehr einer gemeinen Gefahr oder einer Lebensgefahr für einzelne Personen, auf Grund eines Gesetzes auch zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung, insbesondere zur Behebung der Raumnot, zur Bekämpfung von Seuchengefahr oder zum Schutze gefährdeter Jugendlicher vorgenommen werden.
lg, die echte Anne
ich benötige Ihrer Unterstützung bezüglich, einen Aussagekräftige Schreiben an meinen Arbeitgeber als Begründung für den Bedarf an Homeoffice in der Coronakrise.
LG
Danke Im Voraus