Sistema di informazione visti (VIS)
Il sistema di informazione visti (VIS)
Cos´è il VIS?
Il sistema d´informazione visti (VIS), istituito dalla Decisione 2004/512/CE del Consiglio dell´8 giugno 2004, è un sistema di scambio di dati relativi ai visti d´ingresso nello Spazio Schengen tra gli Stati che ne fanno parte. L´istituzione del VIS costituisce una delle iniziative principali nell´ambito delle politiche dell´Unione europea volte a creare uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia senza frontiere interne.
Il funzionamento del VIS è disciplinato dal Regolamento (CE) 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 luglio 2008. Il sistema consiste in una banca dati centrale a livello europeo alla quale sono connesse le interfacce nazionali delle autorità degli Stati Schengen competenti per i visti. Per consentire il funzionamento del VIS, anche gli uffici consolari e i valichi di frontiera esterni degli Stati Schengen sono collegati al VIS tramite le interfacce nazionali.
I principali scopi del VIS sono: agevolare le procedure relative alle domande di visto, facilitare i controlli ai valichi di frontiera esterni e all´interno dei territori nazionali, rafforzare la sicurezza dei Paesi UE. Il VIS previene altresì il cd. «visa shopping» ed assiste gli Stati membri nella lotta contro le frodi.
Come funziona?
In occasione della domanda di visto vengono raccolti ed inseriti nel VIS alcuni dati personali del richiedente: tra essi, la fotografia, la rilevazione delle impronte digitali delle dieci dita, se previsto, e i dati anagrafici che figurano nel modulo di domanda di visto.
Questi dati sono quindi trasmessi alle autorità degli Stati membri competenti per i visti e trattati ai fini dell´adozione di una decisione in merito alla domanda di visto.
I dati personali del richiedente, così come quelli riguardanti la decisione di rilascio o di diniego del visto richiesto o un´eventuale decisione di annullamento, revoca o proroga di un visto rilasciato, sono inseriti e conservati nel VIS per un periodo massimo di cinque anni.
I dati, raccolti in occasione di precedenti richieste di visto, possono quindi essere riutilizzati per le domande presentate nei successivi 5 anni, a meno che non sussista un ragionevole dubbio sull´identità del richiedente.
Tutela dei dati personali e accesso al VIS
Nel VIS sono inseriti i dati anagrafici e biometrici di tutte le persone richiedenti un visto d´ingresso nello Spazio Schengen per soggiorni di breve durata.
Nel nostro Paese (v. il Decreto interministeriale n. 4516/495 del 6 ottobre 2011), l´accesso al VIS è riservato esclusivamente al personale debitamente autorizzato del:
• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale per le finalità connesse all´esame delle domande di visto presentate all´estero e all´adozione delle decisioni ad esse correlate;
• Ministero dell´Interno per le richieste di visto presentate in frontiera e per la determinazione dello Stato membro competente per l´esame di una domanda di asilo.
Il personale debitamente autorizzato della Polizia di Stato e delle altre Forze di Polizia può inoltre consultare il VIS, ai valichi di frontiera esterni e all´interno del territorio degli Stati membri, per accertare l´identità del titolare del visto e l´autenticità del visto stesso, nonché per verificare se sono soddisfatte le condizioni di ingresso, soggiorno o residenza. Queste procedure mirano a rafforzare la sicurezza all´interno dello Spazio Schengen.
A determinate condizioni, l´accesso al VIS può essere richiesto dall´Ufficio Europeo di Polizia (Europol) e dalle autorità di Polizia ai fini della prevenzione, dell´individuazione e dell´investigazione di reati di terrorismo e altri reati gravi (v. la Decisione 2008/633/GAI del Consiglio del 23 giugno 2008).
Autorità competenti
Il Garante europeo è l´autorità di controllo del trattamento dei dati personali nella banca dati centrale del VIS a livello europeo.
Le autorità italiane, titolari del trattamento dei dati personali raccolti a livello nazionale e trasmessi alla banca dati centrale del VIS, sono, ciascuna in relazione alle attività di propria competenza:
• il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale (Piazzale della Farnesina 1, 00135 Roma, www.esteri.it);
• il Ministero dell´Interno (Piazza del Viminale, 1, 00184 Roma, www.interno.gov.it/it)
L´autorità di controllo competente a verificare la legittimità dei dati personali registrati nel VIS, a livello nazionale, ai sensi del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, è il Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
Esercizio dei diritti di accesso, di rettifica o cancellazione dei dati personali inseriti nel VIS
E´ diritto del richiedente visto ottenere, in qualsiasi Stato membro, la comunicazione dei dati relativi alla sua persona registrati nel VIS e dello Stato membro che li ha trasmessi, o anche di chiedere che dati inesatti relativi alla sua persona vengano rettificati e che quelli relativi alla sua persona trattati illecitamente vengano cancellati.
In Italia, i diritti di accesso, di rettifica o cancellazione dei dati personali inseriti nel VIS possono essere esercitati rivolgendosi direttamente:
• per i visti richiesti all´estero, al responsabile dell´Ufficio visti della Sede che ha trattato la pratica di visto, il quale a sua volta trasmette la richiesta al Centro Visti - DGIT Ufficio VI presso il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione internazionale;
• per i visti richiesti in frontiera, al dirigente dell´Ufficio di Polizia di frontiera che ha trattato la pratica di visto, il quale a sua volta trasmette la richiesta al Servizio Polizia delle Frontiere della Direzione Centrale dell´Immigrazione e della Polizia delle Frontiere presso il Ministero dell´Interno.
L´istanza di esercizio dei diritti sopra menzionati può essere presentata senza particolari formalità (ad esempio, mediante lettera raccomandata, fax, posta elettronica) esibendo o allegando copia di un documento di riconoscimento, se l´identità del richiedente non viene accertata con altri elementi. La modulistica per esercitare i diritti è disponibile ai seguenti link:
- modello accesso dati nel VIS
- modello rettifica o cancellazione dati nel VIS
oppure su
- http://www.esteri.it/mae/it/ministero/servizi/stranieri/ingressosoggiornoinitalia/vis.html
All´istanza deve essere fornito adeguato riscontro, senza indugio e comunque non oltre 15 giorni dal suo ricevimento a meno che le operazioni necessarie per un integrale riscontro siano di particolare complessità, ovvero ricorre altro giustificato motivo (ad esempio qualora la richiesta sia presentata ad uno Stato diverso da quello competente ed è quindi necessario contattare le autorità di quest´ultimo Stato).
In caso di diniego o di risposta insoddisfacente alla richiesta di esercizio dei diritti, l´interessato può agire dinanzi all´autorità giudiziaria ordinaria (art. 152 del d.lgs. n. 196/2003), oppure, in alternativa, chiedere l´intervento del Garante per la Protezione dei Dati Personali, anche senza sostenere alcun costo, nelle forme previste: segnalazione (gratuita), reclamo o ricorso (http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali?*)
Per ottenere ulteriori informazioni su come agire per tutelare i suoi diritti riguardanti i dati personali l´interessato può sempre rivolgersi all´Autorità italiana di protezione dei dati al seguente indirizzo:
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Piazza Venezia n. 11
00187 ROMA
Centralino telefonico: (+39) 06.696771
Fax: (+39) 06.69677.3785
e-mail: protocollo@gpdp.it
Per ulteriori indicazioni sui diritti di accesso, di rettifica o cancellazione dei dati personali inseriti nel VIS e sulle modalità di esercizio di tali diritti negli altri Paesi Schengen può essere consultata la seguente relazione.
Link utili
- http://www.esteri.it/mae/it/ministero/servizi/stranieri/ingressosoggiornoinitalia/vis.html
- https://www.poliziadistato.it/articolo/125851371ba40e2799547570
The Visa Information System (Vis)
What is the VIS?
The visa information system (VIS), established by the Council Decision 2004/512/EC of 8 June 2004, is a system for the exchange of visa data between the Member States that are parties to the Schengen Agreement. The establishment of the VIS represents one of the key initiatives within the framework of the EU policies aimed at creating an area of freedom, security and justice.
Operation of the VIS is set out in the Regulation (EC) No. 767/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008. The system consists of a central European database connected to the national interfaces of the visa authorities in Schengen States. For the purpose of the implementation of the VIS, consular posts and external borders of those States are also connected to the VIS through the national interfaces.
The main objectives of the VIS are to facilitate visa application procedures, to facilitate checks at external borders and within the national territories, and to strengthen security in Europe. The VIS also prevents the so-called visa shopping and assists Member States in the fight against fraud.
How does the VIS work in practice?
During the visa application process, certain personal data relating to the applicant are collected and entered into the VIS. These include a photograph of the applicant, his/her 10 fingerprints (if applicable), and the personal data contained in the visa application form.
These data are then transmitted to the competent visa authorities of the Member States and processed in order to take a decision on the visa application.
The applicant´s personal data as well as the data concerning the decision about his/her application or any decision to annul, revoke or extend an issued visa are entered and stored in the VIS for a maximum period of five years.
Thus, any VIS data collected during previous applications may be re-used for applications in the next 5 years, unless there is a reasonable doubt regarding the applicant´s identity.
Data protection and access to the VIS
The VIS contains the biometric data of all short-stay visa applicants in the Schengen Area, along with the data provided in the visa application form.
In Italy (see the Interministerial Decree No. 4516/495 of 6 October 2011), the VIS may only be accessed by the duly authorised staff of:
• The Ministry of Foreign Affairs and International Cooperation, for examining visa applications submitted abroad and taking decisions related to them;
• The Ministry of Interior, for examining visa applications submitted at external borders and determining the Member State responsible for examining an asylum application.
Furthermore, the VIS may be accessed by the duly authorised staff of the State Police and other Police Forces, both at external borders and within the territory of Schengen States, to verify the identity of a visa holder and/or the authenticity of the visa and to check whether an individual does or does not fulfil the conditions for entry, stay or residence. These procedures are aimed at improving security in the Schengen Area.
Under certain conditions, access to VIS data may be requested by the European Police Office (Europol) and Police authorities for the purposes of prevention, detection and investigation of terrorist offences or other serious criminal offences (see Council Decision 2008/633/JHA of 23 June 2008).
Competent authorities
The European Data Protection Supervisor (EDPS) monitors the processing of personal data at European level in the central VIS database.
In Italy, controllers for the processing of personal data collected at national level and transmitted to the central VIS database are the following authorities, with regard to the activities falling under the respective scope of competence:
• The Ministry of Foreign Affairs and International Cooperation (Piazzale della Farnesina 1, 00135 Roma, www.esteri.it/mae/en/);
• The Ministry of Interior (Piazza del Viminale 1, 00184 Roma, www.interno.gov.it/en).
The Italian Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home_en) is competent to monitor the lawfulness of the processing of personal data in the VIS, at national level, pursuant to Legislative Decree No. 196 of 30 June 20030.
Exercise of the rights of access, rectification or deletion of personal data in the VIS
The visa applicant has the right to obtain, in any Member State, the communication of his/her personal data recorded in the VIS and of the Member State that transmitted them. Moreover, the applicant has the right to request that data relating to him which are inaccurate be corrected and that data unlawfully recorded be deleted.
In Italy, one can exercise the rights of access, rectification or deletion of personal data recorded in the VIS by contacting directly:
• as for visa applications submitted abroad, the head of the Visa Office that examined the application, who will in turn transmit the request to the Central Visa Unit – DGIT VI at the Ministry of Foreign Affairs and International Cooperation;
• as for visa applications submitted at external borders, the director of the Border Police Office that examined the application, who will in turn transmit the request to the Borders Police Service of the Central Directorate for Immigration and Borders Police at the Ministry of Interior.
No specific format is required to exercise the above rights; thus, a registered letter, a fax or an email will all be acceptable, but it will be necessary to provide or attach a copy of an identity document, if the data subject´s identity cannot be established otherwise. To exercise the above rights the forms available at the following link may be used:
- Model letter for requesting access
- Model letter for requesting correction or deletion
- http://www.esteri.it/mae/en/ministero/servizi/stranieri/ingressosoggiornoinitalia/vis.html
A suitable response must be provided to the said request without delay and in any case within fifteen days of its receipt, unless the operations required to fully comply with the request are especially complex or the delay can be accounted for on other grounds (for example, if the request is submitted to a Member State other than the Member State responsible for examining it and it is thus necessary to contact the authorities of the latter Member State).
In the event of a negative or an unsatisfactory reply, the data subject may either claim his rights before a judicial authority (Section 152 of Legislative Decree 196/2003) or apply to the Italian Data Protection Authority, also free of charge, via the remedies provided for in the law : see http://www.garanteprivacy.it/home_en/rights#how.
In any case, to obtain additional information on the actions available to enforce your data protection rights, please contact the Italian Garante at the following address:
Garante per la Protezione dei Dati Personali
Piazza Venezia n. 11
00187 ROMA
Phone: (+39) 06.696771
Fax: (+39) 06.69677.3785
E-mail: protocollo@gpdp.it
Additional information on the rights of access, rectification or deletion of personal data recorded in the VIS and on the procedures to exercise those rights in the other Schengen States can be found in the following report.
Helpful Links
- http://www.esteri.it/mae/en/ministero/servizi/stranieri/ingressosoggiornoinitalia/vis.html
- https://www.poliziadistato.it/articolo/125851371ba40e2799547570