Регламент виконкому НМР
Р І Ш Е Н Н Я
28.11.2018 м.Нікополь № 938
Про Регламент виконавчого комітету Нікопольської міської ради
Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Нікопольської міської ради
ВИРІШИВ:
-
Затвердити Регламент виконавчого комітету Нікопольської міської ради (додається).
-
Заступникам міського голови, керуючому справами виконкому, керівникам виконавчих органів міської ради забезпечити виконання вимог Регламенту.
-
Рішення виконкому міської ради від 30.03.2011 №240 «Про Регламент роботи виконавчого комітету Нікопольської міської ради» вважати таким, що втратило чинність.
Міський голова А.П. Фісак
Рішення виконкому міської ради «28» 11. 2018 № 938
Р Е Г Л А М Е Н Т
виконавчого комітету Нікопольської міської ради
-
Загальні положення
1.1. Регламент виконавчого комітету Нікопольської міської ради (далі - Регламент) є нормативним актом, в якому на підставі чинного законодавства закріплені організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету міської ради, організації роботи посадових осіб виконавчих органів ради.
1.2. Регламент затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймаються зміни і доповнення до Регламенту.
1.3. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, діяльність якого визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».
1.4. Регламент визначає порядок здійснення таких напрямів діяльності виконавчого комітету міської ради та посадових осіб виконавчих органів ради:
- планування роботи;
- підготовка і проведення засідань виконавчого комітету;
- підготовка і видання розпоряджень міського голови;
- організація діловодства у виконавчих органах міської ради;
- контроль за виконанням документів;
- організація роботи з кадрами;
- підготовка та проведення протокольних заходів;
- підготовка і проведення нарад;
- організація особистого прийому та розгляд звернень громадян;
-режим роботи посадових осіб виконавчих органів міської ради, організація чергувань.
-
Планування роботи
2.1. Робота виконавчого комітету, інших виконавчих органів міської ради (управлінь, відділів, служб) проводиться за перспективними (на півріччя), поточними (на місяць) і календарними (на тиждень) планами.
2.2. Порядок підготовки проекту перспективного плану.
2.2.1. Формування плану роботи виконавчих органів міської ради на півріччя здійснюється на основі пропозицій заступників міського голови, керуючого справами виконкому та перспективних планів роботи структурних підрозділів міської ради.
2.2.2. Управління, відділи, служби міської ради на основі всебічного аналізу стану справ по напрямках діяльності складають перспективні плани роботи, затверджують їх у заступників міського голови, керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу функціональних повноважень) і до 25 травня та 25 листопада розміщують план в електронному вигляді у локальній мережі міської ради та в цей же термін надають на паперових носіях до організаційного відділу управління забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради.
2.2.3. Організаційний відділ узагальнює плани, що надійшли та складає план роботи виконавчих органів міської ради на півріччя, надає для погодження заступникам міського голови та керуючому справами виконкому, який потім подає цей проект на розгляд міському голові.
Завізований проект рішення та план виноситься відділом на розгляд виконкому міської ради останнього місяця поточного півріччя, для його затвердження.
2.3. Порядок підготовки проекту поточного плану.
2.3.1. Кожний відділ, управління, служба міської ради планує свою роботу на місяць, керуючись планами роботи на півріччя.
Їх розглядають і затверджують заступники міського голови, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.
2.3.2. Виконавчі органи міської ради до 20 числа місяця, який передує новому місяцю, передають до організаційного відділу і розміщують в електронному вигляді у локальній мережі міської ради затверджені плани роботи на наступний місяць.
У разі відсутності мережі плани роботи надаються до відділу у зазначений термін на електронних носіях.
2.3.3. Організаційний відділ узагальнює плани, що надійшли, формує план роботи виконавчих органів міської ради на місяць і за три дні до закінчення поточного місяця надає його керуючому справами виконкому.
2.3.4. Керуючий справами виконкому розглядає, підписує проект плану і подає його на затвердження міському голові.
2.4. Порядок підготовки проекту календарного плану.
2.4.1. З метою деталізації плану роботи на місяць, врахування доручень міського голови та інших питань, що виникають у ході діяльності, виконавчі органи міської ради складають плани роботи на тиждень, в яких обов’язково зазначаються наради та заходи, що будуть проводитися за участю міського голови.
2.4.2. Плани роботи на тиждень формують керівники управлінь та відділів орієнтуючись на поточний план роботи на місяць. Щоп’ятниці (до 12-ї години) розміщують в електронному вигляді в локальній мережі міської ради.
2.4.3. Організаційний відділ щоп’ятниці (до 15-ї години) узагальнює подані матеріали та складає план роботи (основні заходи) виконавчих органів міської ради на наступний тиждень.
В цьому плані роботи по кожному дню тижня зазначаються основні заплановані заходи, час, місце і відповідальні за їх проведення, прийомні дні міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому, державні та релігійні свята, пам’ятні і знаменні дати, заходи за участю міського голови, час і місце проведення сесії міської ради та засідання виконавчого комітету.
2.4.4. План роботи (основні заходи) виконавчих органів міської ради попередньо розглядає керуючий справами виконкому та погоджує з міським головою щопонеділка на оперативній нараді, що проводиться із заступниками міського голови.
Для зручності погодження, за дорученням керуючого справами, окремо від плану може складатися перелік нарад і заходів за участю міського голови.
2.4.5. Кожного понеділка з врахуванням змін і доповнень до плану, що можуть бути визначені на оперативних нарадах у міського голови та заступників міського голови, проведених у понеділок, організаційний відділ доопрацьовує план роботи виконавчих органів і до 13-ї години розміщує його в локальній мережі міської ради.
Внесення змін до плану роботи після розміщення в мережі відбувається тільки за погодженням керуючого справами виконкому або за його резолюцією у системі електронного документообігу FossDoc.
2.5. Форми перспективного, поточного і календарного планів роботи розробляє організаційний відділ і погоджує їх з керуючим справами виконкому.
2.6. Керуючий справами виконкому може самостійно визначати види носіїв і змінювати терміни надання виконавчими органами міськради до організаційного відділу планів роботи і пропозицій до них, якщо ці зміни не призведуть до перевищення кінцевих термінів складання і затвердження планів, встановлених цим Регламентом.
2.7. Зміни до затвердженого міським головою плану роботи (включення, виключення або перенесення термінів проведення заходів чи розгляду питань) здійснюються з дозволу міського голови на підставі службової записки заступника міського голови, керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу функціональних повноважень).
Інформація про всі погоджені з міським головою зміни до планів роботи, особливо календарного, своєчасно надається керуючому справами виконкому і до організаційного відділу для оперативного здійснення корегування планів.
2.8. Організація виконання передбачених планами роботи заходів здійснюється особами, які визначені в планах відповідальними за їх проведення.
2.9. Координація виконання планів здійснюється керуючим справами виконкому.
-
Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету
3.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.
3.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до плану роботи два рази на місяць (кожну другу і четверту середу) і не потребують видання міським головою розпорядження про їх скликання.
3.3. У разі необхідності засідання виконкому може проводитися в інший день, визначений міським головою шляхом надання відповідного письмового доручення керуючому справами виконкому або у інший спосіб.
На такому засіданні виконкому розглядаються питання, які вимагають негайного вирішення.
3.4. Загальна підготовка засідань здійснюється керуючим справами виконкому.
Організаційно-технічне (діловодне) забезпечення засідання покладається на відділ діловодства управління забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради.
3.5. Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом забезпечують заступники міського голови, керуючий справами виконкому разом з відповідними виконавчими органами міської ради, відповідно до розподілу функціональних повноважень.
3.6. На засідання виконавчого комітету вноситься не більше двох основних планових питань.
Основне питання – це питання, яке стосується однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста, зачіпає інтереси значної кількості мешканців, вимагає для свого розв’язання певних ресурсів.
3.7. Матеріали для розгляду основного питання повинні містити:
- довідку, доповідну записку, інформацію тощо;
- проект рішення, у разі необхідності з додатками;
- список запрошених;
- регламент розгляду питання.
3.8. Проекти рішень виконкому, як правило, не повинні перевищувати 3-х сторінок формату А-4 (без урахування додатків). Кількість сторінок додатків до рішення не обмежується.
3.9. Проекти рішень готуються у відповідності до вимог, встановлених Порядком підготовки проектів рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, затвердженим розпорядженням міського голови від 07.02.2017 № 30-р.
3.10. Завізовані проекти рішень, їх копії (без віз), додатки до них, інформації та довідки подаються до відділу діловодства не пізніше як за п’ять днів до дня проведення засідання виконкому у кількості примірників із розрахунку по одному примірнику на кожного члена виконкому плюс один примірник доповідачеві. Проекти рішень надсилаються розробниками на погодження начальнику управління правової політики, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому у системі «FossDoc», на електронні адреси членам виконкому та для публікації на сайті Нікопольської міської ради у системі електронного документообігу в розділі «Документи організації» -«Проекти рішень виконкому (Публікація)».
Крім того, з основних планових питань обов’язково подаються в 2-х примірниках:
- список запрошених на засідання осіб;
- регламент розгляду питання.
В цей же термін проекти рішень надсилаються їх розробниками на електронні адреси членам виконкому.
3.11. У випадку, якщо для розгляду питання на засіданні виконкому планується використовувати технічні засоби (мультимедійне обладнання), то особа, відповідальна за підготовку питання, повинна за три дні до початку засідання виконавчого комітету попередити про це керуючого справами виконкому і надати до відділу інформаційних технологій необхідні презентаційні матеріали.
3.12. Відповідальність за якість підготовки документів, дотримання термінів їх подання покладається особисто на керівників виконавчих органів міськради, які є його авторами, а також на заступників міського голови, керуючого справами виконкому згідно з розподілом функціональних повноважень між ними.
3.13. Матеріали на засідання виконавчого комітету, підготовлені з порушенням вимог інструкції з діловодства, «Порядку підготовки проектів рішень виконкому, розпоряджень міського голови» та встановлених цим Регламентом термінів чи процедури, не приймаються відділом діловодства і за узгодженням з керуючим справами повертаються авторам на доопрацювання.
3.14. На підставі наданих матеріалів начальник відділу діловодства не пізніше ніж за два дні до засідання складає за узгодженням з керуючим справами виконкому порядок денний засідання виконкому.
Керуючий справами знайомить з проектами рішень і документами до них міського голову і остаточно узгоджує порядок денний засідання виконкому.
Внесення змін до порядку денного – зняття з розгляду на засіданні планових питань, внесення на розгляд додаткових питань – здійснюється за попереднім узгодженням з міським головою.
3.15. Не пізніше як за один день до засідання відділ діловодства формує для кожного члена виконкому папку з матеріалами (порядок денний, копії проектів рішень, додатки до них, інформації та довідки) і надає членам виконкому можливість для ознайомлення з ними.
3.16. Проекти рішень і документи до них, які не були вчасно подані до відділу діловодства (надійшли із запізненням), можуть бути включені до порядку денного виконкому тільки з дозволу керуючого справами виконкому поза порядком денним і сформовані в окрему папку з позначкою «надійшли з запізненням». Остаточне рішення про внесення таких проектів рішень на розгляд виконавчого комітету приймає міський голова.
3.17. На засіданнях виконкому розгляд питань проводиться в присутності керівників відділів, управлінь, інших виконавчих органів міської ради, акредитованих представників засобів масової інформації і запрошених (за окремим списком).
Запрошення на засідання виконкому представників засобів масової інформації, акредитованих при міській раді, здійснює відділ прес-служби міської ради.
Запрошення на засідання виконкому та реєстрацію в день проведення засідання представників підприємств, закладів, установ, громадських організацій, окремих посадових осіб відповідно до списку запрошених забезпечують ті відділи та управління, які внесли на розгляд виконкому питання.
3.18. Запрошення на засідання виконкому членів виконавчого комітету та їх реєстрацію в день проведення засідання забезпечує відділ діловодства.
3.19. На засіданні виконавчого комітету головує міський голова, а у разі його відсутності – посадова особа, яка входить до складу виконкому і на яку
тимчасово покладено виконання обов’язків міського голови (заступник міського голови або керуючий справами виконкому або секретар міської ради).
3.20. Якщо в ході засідання виконкому у головуючого виникне необхідність залишити засідання на деякий час через невідкладну справу, то ведення засідання може бути доручено іншій особі – члену виконкому.
3.21. У разі, коли відкриття засідання не можливе у зв’язку з відсутністю необхідної кількості членів виконавчого комітету, головуючий відкладає відкриття засідання, або приймає рішення про проведення його на інший день.
3.22. Головуючий на засіданні виконавчого комітету:
- відкриває, закриває та неупереджено веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;
- вносить за згодою виконавчого комітету зміни до порядку денного;
- організовує розгляд питань;
- надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу;
- забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;
- вносить зміни до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій в ході обговорення.
3.23. Члени виконавчого комітету мають право:
- вимагати від доповідачів і виступаючих роз’яснень з питань, що розглядаються;
- задавати доповідачу питання;
- брати участь в обговоренні питань;
- вносити зміни та доповнення до проекту рішення або пропонувати перенесення розгляду питання на наступне засідання.
3.24. Запрошені на засідання мають право:
- приймати участь в обговоренні питання;
- надавати довідки з питань, що розглядаються;
- вносити пропозиції до проекту рішення;
- ставити доповідачу запитання.
3.25. Рішення приймаються відкритим нефіксованим або відкритим фіксованим (поіменним) голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.
3.26. Рішення про проведення поіменного голосування приймається на пропозицію міського голови або не менше як третини членів виконавчого комітету, присутніх на засіданні.
3.27. Після закінчення голосування головуючий на засіданні оголошує його результати.
3.28. Прийняті на засіданні виконавчого комітету рішення, які не потребують доопрацювання або редагування, у цей же день передаються керуючим справами виконкому на підпис міському голові (іншій посадовій особі, на яку тимчасово покладено виконання обов’язків міського голови яка головувала на цьому засіданні). Міський голова (інша посадова особа, яка головувала на засіданні) може підписати прийняте рішення одразу після закінчення процедури голосування.
3.29. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, передаються для остаточного доопрацювання чи редагування керівникам виконавчих органів які готували проект рішення. Вказані особи забезпечують доопрацювання проекту рішення протягом 3-х робочих днів, якщо інший строк не встановлено на засіданні виконкому.
3.30. Якщо у процесі доопрацювання проект рішення зазнав суттєвих змін, він має бути повторно завізований. У цьому випадку до оригіналу доопрацьованого рішення додається завізований проект рішення, який був внесений на розгляд виконавчого комітету.
3.31. Доопрацьоване рішення подається на підпис міському голові (іншій посадовій особі, яка голосувала на засіданні) заступником міського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.
3.32. Підписані міським головою рішення реєструються відділом діловодства протягом 4-х робочих днів від дня проведення засідання виконкому. Копії рішень передаються до виконавчих органів міської ради, які їх готували.
3.33. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.
3.34. Копії рішень виконкому не пізніше як у семиденний строк після прийняття рішень надсилаються відділами, управліннями, які їх готували, виконавцям як акти, обов’язкові для виконання.
Список адресатів визначається особою, яка підготувала проект рішення, та узгоджується з заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
3.35. Рішення виконкому міської ради, які носять нормативно-правовий характер, підлягають обов’язковому оприлюдненню і набувають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо виконкомом не встановлено більш пізній строк введення їх у дію.
3.36. Рішення виконавчого комітету, які носять регуляторний характер, готуються відповідно до вимог Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
3.37. Копії рішень виконкому, витяги з них на письмовий запит підприємств, установ, організацій, ЗМІ і приватних осіб видаються відділом діловодства з дозволу міського голови або керуючого справами виконкому.
3.38. Фактичний контроль за виконанням рішень виконкому здійснюють особи, які готували проекти цих рішень, якщо в рішенні не визначені інші посадові особи, відповідальні за контроль виконання.
3.39. Ведення і оформлення протоколів засідання виконавчого комітету, їх облік і зберігання до передачі в архівний відділ здійснює відділ діловодства.
Відділом діловодства ведеться поточний архів (5 років) рішень виконкому міської ради.
На засіданні виконкому може проводитися аудіо-, відеозапис засідання. Аудіо- та відеозаписи засідання зберігаються у порядку, встановленому для протоколів засідань.
Протокол оформляється протягом 30 робочих днів після засідання, підписується міським головою.
3.40. Після оформлення протоколу засідання виконкому складається перелік рішень, що включені до протоколу. Перелік рішень додається до протоколу. Облік рішень здійснюється за переліками.
3.41. Вилучення і видача оригіналів документів, включених до протоколу засідання виконкому, здійснюється у виняткових випадках тільки за вимогою судово-слідчих органів з попереднього дозволу міського голови.
При цьому у справі залишається точна копія документу, завірена начальником відділу діловодства, та копія протоколу вилучення оригіналу.
-
Підготовка і видання розпоряджень міського голови
4.1. Міський голова видає розпорядження в межах своїх повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».
4.2. Проекти розпоряджень за дорученням міського голови готують секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, інші посадові особи.
4.3. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:
- з основної діяльності;
- з кадрових питань (з особового складу);
- про відпустки;
- про дисциплінарні стягнення;
- про відрядження.
4.4. Проекти розпоряджень готуються у відповідності до вимог, встановлених Порядком підготовки проектів рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, затвердженим розпорядженням міського голови від 07.02.2017 № 30-р.
4.5. Розпорядження, по особовому складу, про відпустки, про дисциплінарні стягнення, про направлення на навчання, про відрядження реєструються окремо кадровою службою.
Кожне розпорядження має свій номер. Нумерація розпоряджень ведеться від № 1 у порядку їх видання протягом календарного року.
4.6. Розпорядження з основної діяльності реєструються відділом діловодства.
Реєстраційний номер розпорядження з питань основної діяльності складається з порядкового числа та літери «р»; реєстраційний номер розпорядження з кадрових питань складається з порядкового числа та літери «к»; реєстраційний номер розпорядження про відпустки складається з порядкового числа та літери «в»; реєстраційний номер розпорядження про дисциплінарні стягнення складається з порядкового числа та літери «д»; реєстраційний номер розпорядження про відрядження складається з порядкового числа та літери «вд».
4.7. Розпорядження з особового складу, про відпустки, про дисциплінарні стягнення реєструються в журналах реєстрації.
Облік розпоряджень з основної діяльності та про відрядження здійснюється за переліками, які складаються після реєстрації та формування розпоряджень у справи.
4.8. Копії розпоряджень міського голови на письмовий запит підприємств, установ, організацій і приватних осіб, які носять індивідуальний характер і безпосередньо стосуються їх прав і обов’язків, видаються відділом діловодства з дозволу керуючого справами виконкому.
-
Організація діловодства у виконавчому комітеті міської ради
5.1. Організація роботи з документами у виконкомі міської ради здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у виконкомі, інших виконавчих органах міськради, затвердженою рішенням виконкому міської ради від 25.01.2017 №40, відповідно до ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55.
5.2. Відповідальність за організацію діловодства покладається на керуючого справами виконкому міської ради, у структурних підрозділах міської ради – на їх керівників, ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції з діловодства – на відділ діловодства.
5.3. Діловодство у структурних підрозділах міської ради (виконавчих органах) ведеться згідно з номенклатурами справ, які після погодження з архівним відділом міської ради затверджуються керівниками і вводяться в дію з 1 січня щорічно.
У структурних підрозділах міської ради, де не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота, за наказом керівника, покладається на спеціально призначену особу чиї обов’язки з цього питання відображаються у посадовій інструкції або наказі керівника виконавчого органу.
Відповіді, які одержують управління, відділи на свої запити, реєструються і контролюються цими ж структурними підрозділами.
Якщо запити або інші документи, які готують структурні підрозділи міської ради за підписом міського голови або його заступників, надсилаються декільком адресатам, всі відповіді на них збирають відповідні управління (відділи) і інформують керівника.
5.4. Структурні підрозділи міської ради здійснюють діловодство державною мовою.
5.5. Документи, що адресовані міській раді, її виконавчим органам, міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, керуючому справами виконкому, приймаються відділом діловодства.
5.6. Документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, підлягають реєстрації. Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності тощо.
5.7. Документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам міської ради, передаються за призначенням без реєстрації у відділі діловодства.
5.8. Всі документи, що приймаються відділом діловодства, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснює начальник цього відділу.
Начальник відділу, за погодженням з керуючим справами виконкому, може доручати здійснювати попередній розгляд вхідних документів спеціалісту відділу, який здійснює опрацювання і реєстрацію вхідної кореспонденції.
Метою попереднього розгляду документів є виділення з них тих, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками відповідно до розподілу функціональних повноважень.
5.9. Листи, заяви, скарги, інформаційні запити громадян, документи підприємств, установ, організацій, правоохоронних органів, депутатські звернення, що надійшли поштою і фактично містять звернення громадян, передаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян без реєстрації їх у відділі діловодства.
5.10. Вся вхідна пошта, адресована на ім’я міського голови, подається йому на розгляд (а у разі його відсутності – особі, що його заміщує) у день отримання.
Міський голова може делегувати право розглядати частину таких документів заступникам міського голови за напрямами роботи. У таких випадках заступники міського голови самостійно визначають проект резолюції і організовують виконання документа (вчиняють власну резолюцію).
Документи, адресовані заступникам міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами, надаються їм на розгляд за розподілом повноважень у той же термін.
5.11. Після вчинення резолюції міським головою, його заступниками або керуючим справами виконкому, документи, в електронній системі документообігу FossDoc автоматично перенаправляються виконавцям.
5.12. Виконані службові документи, не визначені контрольними, повертаються виконавцями до відділу діловодства. При цьому на зворотному боці документа (або на будь-якому вільному місці зворотного боку іншого аркуша документа) виконавцем робиться короткий запис про виконання за його підписом.
5.13. Відпрацьованим вважається документ, якщо резолюцію керівника виконано в повному обсязі.
5.14. Якщо документ визначено підставою для прийняття розпорядчого акту, то виконавець робить копію листа і здає його до відділу діловодства із зазначенням індексу і назви розпорядчого акту.
У разі втрати документа керівник структурного підрозділу пише пояснювальну записку на ім’я керуючого справами виконкому. Керуючий справами виконкому визначає подальші дії щодо втраченого документа.
5.15. Письмові звернення громадян, суб’єктів господарювання щодо отримання узгоджень, дозволів (документів дозвільного характеру за затвердженим переліком) надаються особисто замовником або його представником за довіреністю, та реєструються у відділі «Центр надання адміністративних послуг м. Нікополя».
У відділі «Центр надання адміністративних послуг м. Нікополя» звернення розглядаються у терміни відповідно до регламенту виконання дозвільної, погоджувальної процедури.
5.16. Для забезпечення оперативності в роботі відділом діловодства, за узгодженням з керуючим справами виконкому, встановлено час надання одержаної кореспонденції – 16 година щоденно.
5.17. Облік, зберігання та знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у виконавчих органах Нікопольської міської ради здійснюється головним спеціалістом з питань оборонної та мобілізаційної роботи апарату міського голови відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 року №736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію».
5.18. Якщо документи потребують відповіді, то її підписують:
- адресовані міському голові – міський голова (особа, яка виконує його обов’язки) або посадова особа, яка мала доручення міського голови розглянути документ і підписати відповідь;
- адресовані міській раді – міський голова (особа, яка виконує його обов’язки), секретар ради або голова постійної (тимчасової) депутатської комісії, який мав їх доручення розглянути документ і підписати відповідь;
- адресовані виконкому міської ради – міський голова або заступники міського голови, керуючий справами від імені виконкому з питань, віднесених до їх компетенції, які мали доручення міського голови розглянути документи і підписати відповідь;
- адресовані заступникам міського голови, керуючому справами виконкому – відповідні заступники міського голови та керуючий справами.
Для листування заступники міського голови, керуючий справами виконкому використовують бланки виконкому.
У разі інформування управлінь облдержадміністрації виконавчими органами міської ради документ підписує начальник відповідного відділу, комітету, управління, служби за погодженням із заступником міського голови за напрямом діяльності. У цьому випадку листування ведеться на бланку відповідного виконавчого органу міськради.
5.19. Документи (ініціативні листи), що надсилаються від імені міської ради або її виконавчого комітету:
- до Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, обласної ради, облдержадміністрації, правоохоронних органів, підприємств (на ім’я перших керівників) підписуються виключно міським головою;
- решті адресатів – міським головою або заступниками міського голови, керуючим справами, секретарем міської ради, які мали доручення міського голови підготувати та підписати лист.
5.20. Вихідні документи за підписом міського голови, його заступників та керуючого справами реєструються у відділі діловодства.
Приймання документів до відправки проводиться до 16.00. Документи, здані після зазначеного терміну, датуються наступним числом.
5.21. Вилучення документів правоохоронними органами здійснюється на підставі ухвали (постанови) суду, що надається для ознайомлення заступнику міського голови або керуючому справами виконкому. На підставі ухвали (постанови) суду складається протокол вилучення документів, відповідно до якого вилучаються оригінали документів.
Після складання протоколу вилучення знімаються копії з документів, що вилучаються. Копії вилучених документів завіряються у встановленому порядку та залишаються в матеріалах справи.
-
Контроль за виконанням документів
6.1. Контроль за виконанням документів здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у виконкомі, інших виконавчих органах міської ради та Положення про порядок здійснення контролю за виконанням документів, взятих на контроль, у виконавчих органах міської ради, затвердженого
розпорядженням міського голови від 07.04.2015 № 82–р.
6.2. Відповідальність за організацію і здійснення контролю за виконанням документів несуть заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами виконкому міської ради згідно з розподілом функціональних повноважень, керівники структурних підрозділів міської ради. Координацію роботи з контролю за виконанням документів здійснює керуючий справами виконкому.
6.3. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні тощо), резолюції керівника. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство відповідно до пункту 5.3. цього Регламента.
6.4. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та строк виконання. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови або його заступників.
6.5. Контроль за виконанням документів, зазначених у пункті 6.4., поділяється на організаційний та діловодний (технічний).
Організаційний контроль включає:
- планування виконання контрольних документів;
- організацію практичних заходів, направлених на виконання;
- перевірку фактичного виконання;
- складання довідок (інформацій) про стан виконання;
- узагальнення звітів про виконання і внесення пропозицій про зняття з контролю.
Діловодний (технічний) контроль здійснюється за допомогою системи електронного документообігу FossDoc і включає:
- реєстрацію контрольних документів;
- ведення контрольної картотеки;
- аналіз виконавчої дисципліни;
- зняття документів з контролю.
6.6. Керівництво організаційним контролем здійснюють заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами виконкому за напрямами роботи.
6.7. Вхідні, розпорядчі документи виконкому міської ради, міського голови виконуються в установлені строки.
6.7.1. Строки виконання можуть бути зазначені у самому документі або встановлені актами законодавства. Відлік установлених документами строків або термінів виконання (наприклад: «у 10-денний строк» або «у термін до 18.07.2022 року») ведеться: для внутрішніх документів – починаючи з дати реєстрації у відділі діловодства, а вхідних – з дати надходження.
6.7.2. Строк виконання вхідних документів без зазначеного строку виконання встановлюється резолюцією керівництва. Документи з позначкою «терміново» повинні бути виконані протягом семи робочих днів від дати підписання документа, якщо в резолюції керівника не зазначено конкретний строк виконання.
6.8. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені, та про це надана відповідь (інформація), або інше підтвердження виконання.
6.9. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не визначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
6.10. У разі зміни строків виконання проставляється новий строк з зазначенням особи, що надала дозвіл на зміну строку. Відповідні зміни вносяться до електронної картки документа.
6.11. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
6.12. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу FossDoc.
6.13. Після виконання документ знімається з контролю. Документи знімаються з контролю відділом діловодства в разі погодження підтвердження його виконання (пункт 6.8.) заступником міського голови за напрямом діяльності та підписання цього підтвердження міським головою або його заступником в системі електронного документообігу FossDoc. Такий документ направляється «До справи».
Доручення міського голови знімаються з контролю управлінням контролю.
Данні про виконання документа вносяться в електронну картку документа.
6.14 Оперативний моніторинг за виконанням взятих на контроль документів здійснюється щотижнево. Результати формуються автоматично системою моніторингу FossDoc у формі звіту.
Звіт подається електронною поштою FossDoc заступникам міського голови, керуючому справами виконкому та начальнику управління контролю для вжиття відповідних заходів.
-
Організація роботи з кадрами
7.1. Ведення кадрового діловодства та проходження посадовими особами служби у структурних підрозділах міської ради здійснює відділ кадрової служби, який у своїй діяльності керується законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу в Україні», Кодексом законів України про працю, постановами Кабінету Міністрів України «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», «Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах
місцевого самоврядування», рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про відділ, цим Регламентом.
У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування відділ керується також відповідними рекомендаціями Головдержслужби України, Мінпраці та Мінюсту.
7.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів (у разі необхідності) та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.
7.3. Штатний розпис переглядається і затверджується міським головою. У разі необхідності, в межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання до штатного розпису розпорядженням міського голови можуть вноситися зміни.
7.4. На службу в органи місцевого самоврядування можуть бути прийняті громадяни України, які мають відповідну освіту і професійну підготовку, володіють державною мовою.
7.5. Прийняття на службу здійснюється шляхом конкурсного відбору у встановленому порядку або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.
Прийняття працівників на роботу до виконавчих органів міської ради на посади, не віднесені до категорії посадових осіб, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
7.6. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.
7.7. На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.
7.8. Посадові особи щорічно до 01 квітня подають декларації про доходи в порядку, визначеному чинним законодавством. Контроль за своєчасністю та поданням декларацій здійснюють керівники структурних підрозділів міської ради.
7.9. Відповідальність за проведення кадрової роботи, вирішення питань щодо служби в органах місцевого самоврядування покладається на керуючого справами виконкому та керівників структурних підрозділів міської ради.
7.10. Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування.
7.10.1. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.
7.10.2. Оголошення про конкурс публікується на офіційному веб-сайті міської ради не пізніше ніж за 30 днів до початку конкурсу.
Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців.
7.10.3. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.
Відділ кадрової служби за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.
7.10.4. Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.
При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді.
Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву.
7.10.5. До участі у конкурсі не допускаються особи, які:
- досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;
- визнані в установленому порядку недієздатними;
- мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи в органах місцевого самоврядування;
- у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;
- позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;
- в інших випадках, установлених законами.
7.10.6. Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.
7.10.7. При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов’язково відображається у розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.
7.11. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування поза конкурсом.
7.11.1. Прийняття на службу здійснюється:
- на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»;
- на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання радою;
- на посаду заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради – шляхом затвердження радою за пропозицією міського голови.
7.11.2. Без конкурсного відбору, за рішенням міського голови, може здійснюватися прийняття на роботу:
- випускників Національної академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконкомом міськради;
- працівників патронатної служби.
7.12. Робота з кадровим резервом.
7.12.1. Для прийняття на посади і просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування щороку (у грудні) формується кадровий резерв, який за необхідністю може переглядатися протягом року.
Списки кадрового резерву готує керівник відповідного виконавчого органу міської ради, затверджує їх у заступника міського голови за напрямом діяльності.
Узагальнений список кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови.
7.12.2. На посади керівників структурних підрозділів кадровий резерв формується не менше як з двох осіб, на посади спеціалістів - однієї особи. Міський голова може, з урахуванням фактичної потреби, встановлювати своїм розпорядженням інші кількісні норми формування резерву, в тому числі і на окремі посади.
7.12.3. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженими керівниками структурних підрозділів міської ради, в яких передбачається:
- вивчення і аналіз виконання законів України, актів Президента і Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконавчого комітету;
- систематичне навчання шляхом самоосвіти;
- періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах;
- участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;
- стажування протягом не більш як двох місяців у виконавчих органах міськради відповідно до графіків, затверджених заступником міського голови згідно з розподілом повноважень;
- виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;
- залучення до вивчення відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;
- участь у підготовці проектів рішень міської ради, виконавчого комітету, інших організаційно-розпорядчих документів.
7.13. Міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому створюють умови для навчання та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування.
7.14. Стажування на службі в органах місцевого самоврядування.
7.14.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади у виконавчих органах міської ради, проводиться стажування особи строком від 2х тижнів до 2х місяців.
7.14.2. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду.
7.14.3. Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування у державних органах (постанова Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 р. № 804 із змінами від 20.04.2011 № 426).
7.14.4. З метою просування по службі посадових осіб стажування проводиться за дозволом міського голови, при цьому стажист надає письмову
заяву про дозвіл йому на стажування за погодженням з керівником структурного підрозділу, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом повноважень.
7.14.5. Керівник відділу, управління, іншого виконавчого органу міської ради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця-наставника з числа посадових осіб.
7.14.6. Після закінчення стажування стажист подає до відділу кадрової служби відгук про стажування та висновки керівника щодо подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування.
7.15. Посадові інструкції.
7.15.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження радою структури, загальної чисельності штатних одиниць виконавчих органів міської ради розробляється посадова інструкція.
7.15.2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності, у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради, завдань, обов’язків, прав і відповідальності їх працівників.
7.15.3. Посадова інструкція розробляється та затверджуються керівниками структурних підрозділів міської ради на посаду кожного працівника в підрозділі.
7.15.4. Посадові інструкції складаються на основі типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування, затверджених наказом Головного управління державної служби України від 29 грудня 2009 року № 406, положення про відповідний структурний підрозділ.
Для розробки посадових інструкцій використовується також Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затверджений наказом Головдержслужби від 1 вересня 1999 року № 65 (випуск № 76) та Додаток 1 до нього.
7.15.5. Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрової служби, а другий – у керівників відповідних структурних підрозділів міської ради. Кожному працівнику керівником видається під розпис копія посадової інструкції.
7.15.6. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль працівника в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності.
Текст посадової інструкції складається, як правило, з таких розділів:
- загальні положення;
- основні завдання та обов’язки;
- права;
- відповідальність;
- вимоги до працівника.
7.16. Порядок оформлення відряджень.
7.16.1. Відрядження працівників виконавчих органів міської ради здійснюється за службовою необхідністю.
7.16.2. Проект розпорядження міського голови про відрядження міського голови, секретарю міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, працівників підрозділів міської ради,
розрахунок оплати праці яких здійснюється відділом бухгалтерського обліку, готує відділ кадрової служби.
7.16.3 При змінах у структурі виконавчих органів міської ради міський голова, у разі необхідності, окремим розпорядженням визначає інший відділ, на який покладається завдання з підготовки проектів розпоряджень міського голови.
7.16.4. Проект розпорядження міського голови про відрядження візують: керуючий справами виконкому, начальник відділу бухгалтерського обліку та начальник управління правової політики.
7.16.5. Підставою для підготовки проекту розпорядження про відрядження є запрошення, виклик органів виконавчої влади вищого рівня або службова записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови, заступника міського голови, якому за розподілом повноважень підпорядкована особа, що відбуває у відрядження, та з резолюцією керуючого справами виконкому надається до відділу кадрової служби.
7.16.6. Після завершення відрядження у триденний термін необхідно надати до відділу бухгалтерського обліку міської ради відповідні документи.
7.16.7. Керівники та працівники структурних підрозділів міської ради, розрахунок оплати праці яких здійснюється не відділом бухгалтерського обліку міської ради, направляються у відрядження керівником відповідного структурного підрозділу, який видає наказ про відрядження.
7.17. Порядок надання відпусток.
7.17.1. Щорічні, додаткові та інші відпустки, передбачені чинним законодавством, надаються працівникам в установленому порядку.
7.17.2. Щорічно у грудні керівники структурних підрозділів міської ради складають графіки відпусток працівників на наступний рік і надають їх до відділу кадрової служби у встановлений ним термін.
7.17.3. Після узагальнення, графік щорічних відпусток секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників та працівників структурних підрозділів міської ради затверджується міським головою.
Порушення затвердженого графіка відпусток дозволяється, як виняток і тільки з поважних причин або виходячи із загальної виробничої потреби за дозволом міського голови.
7.17.4. Відпустка надається на підставі заяви працівника і оформляється розпорядженням міського голови. Заява адресується на ім’я міського голови і повинна бути завізована безпосереднім керівником. Заяви працівників виконавчих органів міської ради також погоджують заступники міського голови, керуючий справами виконкому (відповідно до розподілу функціональних повноважень).
7.17.5. Основна і додаткова відпустки, за бажанням працівника, можуть надаватися разом або частинами відповідно до чинного законодавства.
Проекти розпоряджень міського голови про відпустки готуються відділом кадрової служби і візуються керуючим справами виконкому, начальником управління правової політики та начальником відділу бухгалтерського обліку у
випадку, якщо цей відділ здійснює розрахунок оплати праці особі, яка відбуває у відпустку.
7.17.7. Контроль за дотриманням графіка відпусток, облік використання відпусток та оформлення документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ кадрової служби.
7.17.8. Надання відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови згідно з чинним законодавством про працю.
-
Підготовка та проведення протокольних заходів
8.1. Організація протокольних заходів та загальноміських святкових заходів за участю міського голови здійснюється відповідно до вимог Порядків проведення цих заходів.
8.2. Порядок проведення протокольних заходів та Порядок проведення загальноміських святкових заходів за участю міського голови затверджуються розпорядженнями міського голови та повинні визначати рівень заходів, правила Протоколу та принципи їх додержання, види загальноміських святкових заходів та основні етапи у їх підготовці.
8.3. Відповідальність за організацію і проведення протокольних заходів та загальноміських святкових заходів за участю міського голови несуть заступники міського голови – голови організаційних комітетів.
8.4. Консультативну допомогу з питань підготовки протокольних заходів за участю міського голови, координацію і контроль за їх проведенням здійснює організаційний відділ.
-
Підготовка і проведення нарад
9.1. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому та керівники виконавчих органів міської ради проводять відповідно до плану роботи виконкому міської ради наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до їх компетенції.
Тривалість наради – не більше півтори години.
Невідкладні, позачергові або термінові наради проводяться поза планом роботи та в особливих випадках, пов’язаних із суспільно-політичною ситуацією в місті, запобіганням аваріям, катастрофам, стихійному лиху чи ліквідацією їх наслідків.
9.2. Дата, час, план проведення нарад міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому визначаються ними самостійно.
9.3. Організаційно-технічне забезпечення нарад з галузевих питань, які проводить міський голова, покладається на заступників міського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.
До цієї роботи залучаються необхідні виконавчі органи міської ради.
9.4. Дата, час, план проведення нарад за участю міського голови завчасно погоджуються з міським головою його заступниками.
9.5. Підготовку нарад, які проводять заступники міського голови, керуючий справами виконкому, здійснює відповідний виконавчий орган міської ради, що відповідає за їх проведення.
9.6. Організатори нарад розробляють план їх проведення, формують порядок денний, готують необхідні інформаційні, статистичні, аналітичні довідки та матеріали для виступу головуючого.
Порядок денний, довідкові матеріали до нарад та обґрунтування причин внесення питань на розгляд надаються керівництву, як правило, за два дні до їх проведення, а з додаткових (позапланових) питань – у день проведення наради.
Невідкладні оперативні питання можуть вноситись на розгляд організаторами нарад за узгодженням головуючого на нараді в усній формі.
9.7. Тривалість повідомлень та виступів встановлюється головуючим на нараді, виходячи із питань, які розглядаються.
9.8. Управління, відділ міської ради, питання якого виноситься на розгляд, за погодженням із заступниками міського голови, керуючим справами виконкому визначає коло осіб, яких необхідно запросити на нараду, складає списки запрошених, забезпечує оповіщення учасників наради, здійснює реєстрацію їх прибуття на нараду та підготовку приміщення.
Запрошення учасників наради здійснюється не пізніше, як за один день до проведення наради (крім невідкладних, термінових або пов’язаних з особливими випадками нарад).
9.9. Ведення протоколів нарад, які проводяться міським головою, забезпечує управління контролю, інших – організатори цих нарад.
У протоколі повинні бути зазначені присутні на нараді, конкретні доручення та виконавці, а також строки виконання доручень.
9.10. Протоколи або витяги з протоколів нарад оформляються у дводенний термін, підписуються головуючим і розсилаються учасникам наради, яким надані доручення.
Протоколи нарад, які проводить міський голова, та надані протокольні доручення готуються і розсилаються виконавцям в день проведення наради. Для цього використовується система електронного документообігу FossDoc.
9.11. За матеріалами нарад і результатами розгляду окремих питань, у разі необхідності, може готуватися проект відповідного розпорядження міського голови.
9.12. Звіти про виконання протокольних доручень міського голови у визначений термін надаються їх виконавцями до управління контролю в друкованому вигляді та розміщуються в локальній комп’ютерній мережі в окремій папці. Протоколи та звіти про виконання протокольних доручень зберігаються в управлінні контролю.
9.13. Контроль за виконанням протокольних доручень міського голови покладається на заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міськради, контроль за своєчасністю і якістю виконання – на управління контролю.
9.14. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-відео-фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається посадовою особою, яка проводить нараду.
Надання засобам масової інформації офіційної інформації про питання, які порушувались на нарадах, та про підсумки їх розгляду забезпечує відділ
прес-служби.
9.15. Телефонограми про виклик на наради підписуються міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, які скликають нараду, вони ж приймають рішення про необхідність і спосіб фіксації таких телефонограм.
9.16. Для організації навчання та методичних консультацій з керівниками виконавчих органів міської ради проводяться семінари (заняття). Дата і тематика семінарів, порядок їх проведення визначається керуючим справами виконкому.
Організаційно-технічне забезпечення навчань здійснює організаційний відділ.
9.17. Для проведення нарад, семінарів використовуються зали засідань на другому і четвертому поверсі будівлі виконавчого комітету Нікопольської міської ради. Для проведення нарад за участю міського голови використовується, як правило, конференційна зала на третьому поверсі.
9.18. Заявка на використання приміщення зали засідань на другому поверсі та конференційної зали на четвертому поверсі подається організаторами нарад і семінарів до організаційного відділу разом з планами роботи на тиждень, а у випадку проведення позапланових нарад – не пізніше одного дня до проведення, попередньо отримавши погодження з керуючим справами виконкому.
9.19. Заявка на використання приміщення зали засідань на четвертому поверсі (сесійний зал) узгоджується організаторами нарад і семінарів з секретарем міської ради, керуючим справами виконкому та надається завідуючому господарською частиною не пізніше одного дня до проведення.
9.20. Забезпечення належного технічного та санітарного стану приміщень для проведення нарад і семінарів здійснює господарська частина.
9.21. Перелік нарад за участю міського голови, погоджений із заступниками міського голови та керуючим справами виконкому, щоп’ятниці надається управліннями і відділами міської ради до організаційного відділу у друкованому та електронному вигляді. Організаційний відділ включає ці наради до тижневого плану роботи виконавчих органів міської ради.
-
Організація особистого прийому та розгляд звернень громадян
10.1. У роботі зі скаргами, заявами та пропозиціями, інформаційними запитами громадян (далі – звернення) і в організації їх особистого прийому виконавчі органи міської ради керуються Конституцією України, Законами України «Про звернення громадян», «Про інформацію», відповідними Указами Президента України.
10.2. Звернення громадян опрацьовуються відділом по роботі зі зверненнями громадян управління забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради.
10.3. Відділ по роботі зі зверненнями громадян веде облік та діловодне опрацювання письмових звернень громадян та на особистому прийомі, фізичних осіб, а також документів підприємств, установ, організацій, правоохоронних органів, депутатських звернень, що містять фактичні звернення громадян відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348.
10.4. Після реєстрації з використанням системи електронного документообігу FossDoc звернення спрямовуються на розгляд міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних повноважень.
10.5. За дорученням міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян направляють розглянуті письмові звернення особам зазначеним в резолюції з використанням системи електронного документообігу FossDoc.
Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, це відображається в електронному маршруті документа. Відповідальною за виконання є особа, зазначена в резолюції першою, якщо не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін її надання.
Відповідальна особа повинна забезпечити підготовку узагальненої відповіді заявнику на основі інформації всіх виконавців, але відповідальність за надану інформацію в однаковій мірі несуть всі виконавці, зазначені в резолюції.
10.6. Згідно із законодавством звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.
Електроні петиції, адресовані Нікопольській міській раді, розглядаються відповідно до затвердженого Порядку розгляду електронних петицій.
Інформаційні запити розглядаються у строки, визначені Законом України «Про інформацію».
10.7. Контроль за термінами проходження звернень громадян здійснюється працівниками відділу по роботі зі зверненнями громадян разом із структурними підрозділами міської ради, які одержали їх для розгляду.
10.8. Відповіді на звернення громадян, що надсилаються до обласної державної адміністрації, вищих органів виконавчої влади, народним депутатам України готує безпосередній виконавець за підписом міського голови або його заступників у залежності від того, як визначено в резолюції міського голови.
10.9. Відповіді заявникам підписують:
- на звернення, адресовані міському голові, виконкому міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому, секретарю міської ради, – міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, секретар міської ради відповідно;
- на звернення, адресовані міській раді, – міський голова (особа, яка виконує його обов’язки), секретар ради.
Відповіді на звернення реєструються і надсилаються заявникам відділом по роботі зі зверненнями громадян.
10.10. Особистий прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому здійснюється згідно з графіком, який затверджується розпорядженням міського голови.
10.11. Попередню співбесіду з громадянами та реєстрацію (запис) на прийом проводять працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян.
10.12. Реєстрація звернень громадян під час особистих прийомів ведеться в системі електронного документообігу FossDoc.
10.13. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому, здійснюється секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому та працівниками відділу по роботі зі зверненнями громадян.
10.14. Особистий прийом громадян в управліннях, відділах та інших виконавчих органах ради проводиться відповідно до затвердженого розпорядженням міського голови графіку. За організацію прийому відповідає керівник виконавчого органу міськради.
10.15. Роз’яснювальна робота з громадянами проводиться відділом по роботі зі зверненнями громадян щодня, крім загальних вихідних та святкових днів.
Відділ по роботі зі зверненнями громадян аналізує звернення громадян з метою їх систематизації та обліку.
10.17. Телефонні дзвінки громадян, що приймаються відповідальними черговими відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення м. Нікополя реєструються у журналі чергового та доводяться до відома диспетчерських служб підприємств, що забезпечують життєдіяльність населення.
Особливо важливі звернення терміново доповідаються міському голові, а у святкові та вихідні дні – особі, яка додатково, за розпорядженням міського голови, призначена відповідальним черговим.
10.18. Звернення громадян щодо надання архівних довідок опрацьовуються архівним відділом міської ради.
-
Виконання машинописних та розмножувальних робіт
11.1. Друкарські та розмножувальні роботи виконуються безпосередньо у відділах, управліннях міської ради на робочих місцях, обладнаних відповідною оргтехнікою (ПК, принтери, копіювальний апарат і таке інше).
11.2. Друкування та розмноження документів здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
11.3 Всі виконавчі органи міської ради повинні вживати заходів щодо зменшення робіт пов’язаних з використанням паперу та тонеру, здійснюють службову переписку, надають інформацію, відповіді тощо в електронному вигляді.
-
Режим роботи та організація використання робочого часу працівників виконавчих органів міської ради, організація чергувань
12.1. Режим роботи встановлюється розпорядженням міського голови, в якому зазначається початок роботи, тривалість роботи по днях тижня, вихідні дні, початок перерви на обід та її тривалість.
При змінних роботах для працівників (відповідальні чергові) чергування у змінах встановлюється тривалістю 24 години, без перерви на обід з прийманням їжі на робочому місці. Графіки чергувань складаються щомісячно керівниками відділів, працівники яких задіяні у чергуванні
12.2. Перебування працівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради із службових питань у робочий час за межами службового приміщення повинно бути попередньо узгоджено з керівниками цих відділів та управлінь.
12.3. Керівники виконавчих органів міської ради повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час приймальню відповідного заступника міського голови шляхом залишення інформації про мету, час відсутності і місце перебування та телефон, за яким кожного можна знайти.
Заступники міського голови, секретар ради, керуючий справами виконкому повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час приймальню міського голови шляхом залишення інформації про місце перебування та контактний телефон.
12.4. Виїзди керівників виконавчих органів міської ради із службових питань за межі міста здійснюються за розпорядженням міського голови або за погодженням з відповідним заступником міського голови, керуючим справами виконкому.
12.5. Надання відгулів за відпрацьовані вихідні дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови та погодженням з відповідним заступником міського голови, керуючим справами, керівником виконавчого органу згідно з діючим законодавством про працю.
12.6. У відділах, управліннях, інших виконавчих органах міської ради ведеться табельний облік робочого часу його працівників. Табель складається особою, визначеною керівником виконавчого органу.
Підписаний керівником відділу, управління табель обліку робочого часу здається до відділу бухгалтерського обліку до15 та 25 числа кожного місяця.
12.7. Табельний облік робочого часу міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, працівників апарату міського голови веде начальник відділу кадрової служби.
12.8. У неробочий час, у вихідні, святкові та неробочі дні вхід сторонніх осіб у будинок міської ради обмежується. При цьому працівники виконавчих органів міської ради, які приходять у будинок міської ради, повинні зареєструватися у спеціальному журналі чергового служби охорони за пред’явленням службового посвідчення.
12.9. У разі втрати службового посвідчення працівники виконавчих органів міської ради повинні негайно інформувати начальника відділу кадрової служби.
Подальша видача службового посвідчення особі, яка допустила його втрату або псування, проводиться з дозволу керуючого справами виконкому.
12.10. Для оперативного оповіщення у неробочий час посадових осіб виконавчих органів міської ради складається та постійно поновлюється перелік номерів телефонів для мобільного зв’язку керівників виконавчих органів міської ради.
Керівники відділів, управлінь повинні своєчасно повідомляти відділ кадрової служби та організаційний відділ про зміну номеру телефону для мобільного зв’язку.
12.11. Чергування у будинку міської ради здійснюється відповідальними черговими та працівниками, переведеними на роботу за змінним графіком, цілодобово.
12.12. У святкові та вихідні дні розпорядженням міського голови
встановлюється цілодобове чергування заступників міського голови, начальників відділів та управлінь, керівників комунальних підприємств. Черговими можуть призначатися також заступники керівників комунальних підприємств або головні інженери.
Організаційний відділ до 25 числа місяця готує проект розпорядження міського голови про забезпечення належного порядку в місті у святкові та вихідні дні у наступному місяці, яким затверджується список та графік чергувань.
12.13. Робота відповідальних чергових у вихідні, святкові та неробочі дні компенсується згідно з чинним законодавством про працю.
12.14. За організацію чергувань відповідає керуючий справами виконкому.
12.15. Прийом відвідувачів у відділах та управліннях міської ради здійснюється згідно з графіком прийому громадян.
12.16. Матеріально-технічне забезпечення виконавчих органів міської ради проводиться господарською частиною та відділом бухгалтерського обліку, а тих, що є головними розпорядниками бюджетних коштів – особами, визначеними їх керівниками.
12.17. Завідуючий господарською частиною організовує роботу з утримання в належному стані будинку міської ради і приміщень в ньому, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком тощо.
12.18. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за дотримання техніки безпеки на робочих місцях, збереження й правильність користування закріпленим майном.
12.19. Вивезення (винос) за межі будинку міської ради майна, оргтехніки тощо здійснюється з дозволу завідуючого господарською частиною, погодженого з керуючим справами виконкому.
Ми у соц-мережах
