Wenn Sie mit anderen Unternehmern oder Freiberuflern zusammenarbeiten, sollten Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung/Geheimhaltungsvereinbarung (im Englischen auch NDA genannt) abschließen. So schützen Sie Ihre Geschäftsgeheimnisse und Ihr Know-How im Rahmen gemeinsamer Projekte. Warum das so wichtig ist und ab wann Sie solche eine Vereinbarung abschließen sollten, erklären wir Ihnen im folgenden Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung?
- Warum brauche ich eine Geheimhaltungsvereinbarung?
- Was muss in einer Geheimhaltungsvereinbarung drin stehen?
- Gibt es eine NDA Vorlage?
- Die häufigsten Fragen und Antworten
- Checkliste – Das müssen Sie beim NDA beachten
1. Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung?
Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist ein Vertrag, mit dem Sie als Unternehmer sicherstellen, dass Ihre vertraulichen Informationen geschützt bleiben. Möchten Sie zum Beispiel mit einem Dienstleister oder einer Agentur zusammenarbeiten oder haben Sie selbst ein entsprechendes Unternehmen, kann es sinnvoll sein, vertraglich festzuhalten, dass Firmeninterna - Daten, Dokumente, Verhandlungen oder Ideen -streng vertraulich bleiben und nicht mit anderen Personen geteilt werden dürfen.
Die Geheimhaltungsvereinbarung wird manchmal auch Verschwiegenheitserklärung, NDA (Non-Disclosure-Agreement), Vertraulichkeitserklärung, Vertraulichkeitsvereinbarung, Geheimhaltungsverpflichtung oder Geheimhaltungsvertrag genannt. Oft ist es sinnvoll, Verschwiegenheitserklärungen schon zu schließen, bevor man mit den Vertragsverhandlungen beginnt.
2. Warum brauche ich eine Geheimhaltungsvereinbarung?
Sie befürchten einen Reputationsverlust oder wirtschaftlichen Schaden, wenn Ihre Geschäftsgeheimnisse an die Öffentlichkeit dringen würden? Dann haben Sie schon die Antwort auf die Frage, wozu man Geheimhaltungsvereinbarungen braucht. Ob es eine einzigartige Idee, ein bestimmtes Vorgehen oder ein Know-How ist, das Ihr Unternehmen zum Erfolg geführt hat: Sie sollten und müssen diese Informationen vor Wettbewerbern schützen.
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen Sie erwägen sollten, Geheimhaltungsvereinbarungen zu schließen:
- Letter of Intent (=Vertrag, der die Prüfungs- und Informationssituation im Vorfeld eines Vertragsverhältnisses, etwa eine Kooperation regelt)
- Vertriebsverträge (z.B. Handelsvertreter, Vertragshändler, Kommissionsagent, Franchise)
- Lieferverträge
- Kooperationsverträge
- Lizenzverträge
- Technologietransfer-Verträge
- Beraterverträge für sensible Geschäftsbereiche
- Arbeits- und Mitarbeiterverträge
- Investorengespräche
- Unternehmensübernahme
Dabei gibt es zwei unterschiedliche Arten des NDA: Die einseitige Geheimhaltungsvereinbarung und die zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung.
Einseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Geheimhaltungserklärung):
Wenn Ihr Vertragspartner unternehmensinterne Informationen erfährt und zu Ihrem Nachteil diese Informationen nach außen dringen lassen könnte, sollten Sie sich absichern.
Beispiele:
Sie beauftragen einen Dienstleister, für Sie Weihnachtskarten an Kunden zu versenden. Damit er die Kundenadressen nicht weitergibt, schließen Sie ein NDA.
Ihr Unternehmen möchte eine Buch zu einem brisanten und bisher unbekannten Thema veröffentlichen. Eine Marketingfirma soll die Werbung vorbereiten. Damit sie vorab nicht die Inhalte des Buches ausplaudert, vereinbaren Sie eine Verschwiegenheitserklärung.
Zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarung:
Wenn Sie mit einem anderen Unternehmen zusammenarbeiten und zum Beispiel ein gemeinsames Produkt entwickeln, sollten Sie eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung schließen. In diesem Fall haben beide Parteien ein Interesse daran, dass die jeweiligen Geschäftsgeheimnisse geheim bleiben. Auch wenn im Rahmen der Zusammenarbeit neue Ideen entstehen, sollten diese geschützt werden.
Weitere Beispiele: Investoren, Freelancer, Praktikanten, Mitarbeiter, Lieferanten
3. Was muss in einer Geheimhaltungsvereinbarung drin stehen?
Das bleibt Ihnen überlassen. Sie sind frei in der Entscheidung, welche Punkte Sie wie detailliert in ihr NDA aufnehmen, denn es gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit. Wir empfehlen aber, in jedem Fall folgende Punkte zu regeln:
- Vertragsparteien: Nennen Sie die Beteiligten des NDA
- Vertragsgegenstand: Um welches Projekt geht es?
- Definition der vertraulichen Informationen: Um welche konkreten Informationen geht es?
- Zulässige und unzulässige Tätigkeiten: Für welchen Zweck dürfen die Parteien die Informationen verwenden? Was wollen Sie konkret verbieten? Welche Daten dürfen an Dritte weitegegeben werden?
- Vertragsstrafe: Was passiert, wenn sich der Vertragspartner nicht an die Geheimhaltungsvereinbarung hält?
- Gültigkeitsdauer: Wie lange müssen die Parteien Stillschweigen bewahren?
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4. Wo gibt es eine NDA Vorlage oder Muster?
Wenn Sie sich ein wenig im Internet umsehen, finden Sie zahlreiche NDA Vorlagen und Muster. Ob es nun Muster für Geheimhaltungserklärung, Muster für Geheimhaltungsvereinbarung, Muster für Geheimhaltungsverpflichtung oder Muster für NDA heißt: Jedes Muster ist anders.
Praxistipp:
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Gibt es auch ein Muster für eine NDA auf Englisch?
Sie sind international tätig oder Ihr Vertragspartner spricht nur Englisch? Und Sie sich ein Muster für eine Vertraulichkeitsvereinbarung in englischer Sprache? Nutzen Sie doch einfach unseren Generator für das Non Disclosure Agreement in englischer Sprache (in eRecht24 Premium enthalten) . Dann hat das Suchen nach einer NDA Vorlage auf Englisch ein Ende.
5. Die häufigsten Fragen und Antworten
Was muss ich beachten, wenn ich Vertraulichkeitsvereinbarungen schließe?
Wichtig: Sie sollten sich genau überlegen, wie detailliert und spezifisch Sie die Inhalte im NDA definieren. Denn: Sind Informationen und Handlungen detailliert beschrieben, ist zwar klarer, was der Vertragspartner zu tun und unterlassen hat und spätere Streitigkeiten lassen sich besser vermeiden. Andererseits besteht dann auch die Gefahr, dass bestimmte Informationen unter den Tisch fallen – und dann munter ausgeplaudert werden können.
Was Sie noch beachten sollten: Nicht einfach pauschal mit jedem Vertragspartner Geheimhaltungsverpflichtungen zu schließen, ist unter Umständen keine gute Idee. Denn gegenüber manchen Geschäftspartnern könnten Sie damit unter Umständen falsche Signale aussenden. Sie sollten sich deshalb in jedem Fall überlegen, ob es notwendig ist, den Gegenüber vertraglich zum Stillschweigen zu verpflichten oder ob es eine mündliche Abrede auch tut. Denn im letzten Moment könnte Ihnen ein wichtiger potenzieller Geschäftspartner wegbrechen, wenn er das Gefühl hat, Sie unterstellen ihm ein unprofessionelles Verhalten.
Auf der anderen Seite kann es in manchen Fällen besonders wichtig sein, dass alle Beteiligten unbedingt Stillschweigen bewahren, zum Beispiel wenn das Schicksal Ihres Unternehmens davon abhängt, dass niemand weiteres von den Interna erfährt. Sie müssen also selbst entscheiden, was für Sie und Ihr Unternehmen am besten ist. Als Entscheidungshilfe haben wir Ihnen hier eine Pro- und Contra-Liste zusammengefasst:
Pro NDA:
- Geheimhaltungserklärungen können wirtschaftliche Schäden und Rufschädigung vermeiden
- Geheimhaltungsverpflichtung ist sinnvoll bei besonders sensiblen Daten
- Gerade vor Anbahnung von Geschäftskontakten lassen sich Risiken der Offenbarung von Interna mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung abfedern
- Verschwiegenheitserklärungen lassen sich gerichtlich besser durchsetzen als bloße mündliche Abreden
Contra NDA:
- Pflicht zur Verschwiegenheitserklärung kann Geschäftsbeziehung und Vertrauensverhältnis schädigen
- Falsche Formulierungen und Lücken in Geheimhaltungserklärungen können gefährlich sein
- In manchen Branchen (vor allem Startups in der IT-Branche) ist ein Feedback Dritter wichtig, strenge Geheimhaltung ist manchmal kontraproduktiv
Praxistipp: Auch wenn es in dem einen oder anderen Einzelfall besser sein könnte, auch ein NDA zu verzichten: Sie sollten auf jeden Fall eine saubere Geheimhaltungserklärung in der Schublade haben. Sicher und schnell erstellen können Sie das mit unserem NDA Generator.
Wer muss eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben?
Je nachdem, ob Sie einseitige oder zweiseitige Geheimhaltungsvereinbarungen schließen: In der Regel sind Sie der Informationsgeber und lassen den Informationsnehmer die Geheimhaltungsverpflichtung unterschreiben. Bei einem zweiseitigen NDA müssen Sie beide unterschreiben. In vielen Fällen sind Sie dann sowohl Informationsgeber als auch Informationsnehmer der Verschwiegenheitserklärungen.
Wie lange ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung gültig?
Auch hier gilt: Das bleibt Ihnen überlassen. Die Vereinbarung ist so lange gültig, wie Sie es in der Vereinbarung festhalten. Das kann zum Bespiel „2 Jahre nach Beenden der Geschäftsbeziehung“ sein. Wenn Sie nicht möchten, müssen Sie aber auch keine Laufzeit in die Vereinbarung aufnehmen. Fehlt eine solche Klausel, wird die Vereinbarung nicht unwirksam.
Was passiert bei einem Verstoß gegen eine Geheimhaltungsverpflichtung?
Das gleiche Spiel: Auch die Frage, was passiert, wenn Ihr Vertragspartner gegen die Verschwiegenheitserklärung verstößt, hängt davon ab, was Sie genau in das NDA hineinschreiben. Möglich ist es zum Beispiel, dass Sie Unterlassung oder Schadensersatz einfordern, wenn der Vertragspartner entgegen der Vereinbarung Interna weitergibt. Um Schadensersatz verlangen zu können, müssen Sie allerdings nachweisen, dass Ihnen ein Schaden entstanden ist. Vermeiden lässt sich das durch eine Vertragsstrafe, siehe unten.
Zudem ist wichtig zu wissen: Sie müssen vor Gericht den konkreten Verstoß gegen das NDA nachweisen. Da in der Regel niemand offen ausplaudern wird, dass er gegen eine Verschwiegenheitserklärung verstoßen hat und es auch selten schriftlich festhält, kann der Nachweis hier schwierig sein. Sollten Sie in diese Situation kommen, empfehlen wir, sich an einen spezialisierten Anwalt zu wenden.
Darüber hinaus können Sie aber auch strafrechtlich gegen den Vertragspartner vorgehen, wenn er Ihr Geheimnis öffentlich macht (§ 203 StGB). Zudem gibt es das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG): Bei einem Verstoß droht eine Freiheitsstrafe sogar bis zu 3 Jahren.
Muss ich in der Geheimhaltungsverpflichtung eine Vertragsstrafe vereinbaren?
Eine Vertragsstrafe in die Geheimhaltungsvereinbarung aufzunehmen ist sinnvoll, wenn Sie vermeiden wollen, einen Schaden nachweisen zu müssen. Denn in diesem Fall muss der Vertragspartner bereits in dem Moment des Verstoßes die Strafe zahlen und Sie brauchen dafür keinen Schaden. Es bleibt allerdings auch hier dabei: Den Verstoß gegen das NDA müssen Sie nachweisen.
6. Checkliste – Das müssen Sie beim NDA beachten
Überlegen Sie in jedem konkreten Fall, ob Sie das NDA brauchen Prüfen Sie, wie detailliert die Informationen in der Geheimhaltungsverpflichtung formuliert werden müssen Nehmen Sie eine Gültigkeitsklausel in Ihre Verschwiegenheitserklärungen auf, wenn Sie sicher gehen wollen Legen Sie eine Vertragsstrafe in der Vertraulichkeitsvereinbarung fest Nutzen Sie unseren NDA-Generator Holen Sie sich beim Thema Geheimhaltungsvereinbarungen zusätzlich Unterstützung von einem einen auf Vertragsrecht spezialisierten Anwalt.
Sören Siebert ist Rechtsanwalt mit Kanzleien in Berlin und Potsdam.
